Si vous recherchez une meilleure façon d'organiser et de suivre les dépenses de votre entreprise, la fonction "Tag" de Pleo est peut-être ce que vous cherchez. Le tag vous donne la possibilité de classer vos dépenses non par catégories, mais par projet, par événement ou encore par client par exemple.

Comment cela fonctionne?

• Cliquez sur Paramètres

• Dans l'option de menu, sélectionnez Comptabilité -> onglet Tag 

• À partir de là, vous pouvez créer une liste dans Pleo, ou importer une liste à partir d'une feuille de calcul en cliquant sur le bouton Importer.

• Si vous avez mis en place une intégration, vous avez la possibilité supplémentaire d'importer une liste de tags directement de votre système de comptabilité. Gardez à l’esprit que tout tag créé dans Pleo ne sera pas inclus dans l’exportation tant vous êtes connecté(e) à un système de comptabilité.

Suivre les dépenses

Lorsque vous téléchargez notre fichier générique excel dans le menu Exportation, vous pourrez voir toutes les dépenses et leurs tags respectifs, ce qui vous permettra de mieux comprendre les habitudes de dépenses.

Vous pouvez également avoir une idée du coût des tags en consultant la somme totale des dépenses pour un tag donné sur la page Analytique. Vous pouvez désormais comparer vos tags et évaluer l'impact de votre budget.

Archiver un groupe de tags

Lorsque vous passez votre souris sur un groupe de tags, vous verrez trois petits points. Cliquez sur les points et vous verrez apparaître une option pour archiver le groupe de tags. Notez que:

• Il y a un maximum de cinq groupes de tags actifs, mais un nombre illimité de groupes archivés.

• Les groupes de tags archivés apparaissent toujours dans les exportations et les intégrations.

• Les groupes de tags actifs et archivés apparaissent dans l'exportation dans l'ordre chronologique de leur création.

• Les groupes de tags archivés sont cachés dans l'interface utilisateur à la charge de tous les utilisateurs, y compris des administrateurs.

Supprimer un groupe de tags

Vous ne pouvez supprimer un groupe de libellés que si aucune dépense ne lui est attribuée. Si vous obtenez le message d'erreur "Le groupe de tags est utilisé dans une ou plusieurs dépenses et ne peut être supprimé" , veuillez suivre les étapes ci-dessous pour supprimer les groupes de libellés des dépenses.

• Allez sur Dépenses

• Cliquez sur le bouton Plus de filtres et sous l'option Tag, sélectionnez le tag que vous souhaitez supprimer.

• Supprimez ensuite le tag attribué aux dépenses en cliquant sur chaque dépense.

• Retournez dans l'onglet Tag sous le menu Paramètres -> Comptabilité et supprimez le groupe de tags.

Importation et réimportation à partir d'une feuille de calcul

Lors de l'importation à partir d'une feuille de calcul, vous avez la possibilité de faire correspondre une ou deux colonnes au tag que vos utilisateurs verront. Si vous travaillez avec des codes et que vous ne souhaitez pas que ceux-ci soient visibles pour vos utilisateurs au niveau des dépenses, associez une colonne au tag sous la donnée ID.

Si vous souhaitez mettre à jour la liste de tags désormais créée, vous pouvez le faire soit manuellement, soit en réimportant de nouveaux tags à partir d'une feuille de calcul. Dans ce cas, nous:

• Ajouterons les nouveaux tags si ils sont ajoutés dans le tableur

• Archiverons les tags qui ont été retirés du tableur.

• Modifierons un tag si la feuille de calcul contient des modifications pour l'une des colonnes.

Lors de la réimportation, assurez-vous que les noms des colonnes soient les mêmes que ceux du groupe de tags. De plus, les colonnes doivent contenir des informations uniques dans chaque ligne, sinon la réimportation échouera.