Upgrade auf Business Central-Integration v2

Überblick

Dieser Leitfaden richtet sich an Nutzer:innen, die die Pleo–Business Central-Schnittstelle verwenden. Wenn Sie die Pleo–Business Central-Schnittstelle bisher noch nicht genutzt haben, lesen Sie den Leitfaden zur Einrichtung, um sich über die ersten Schritte zum Verbinden von Business Central mit Pleo zu informieren.

Verbesserungen bei der neuen Schnittstelle

• Schnittstellentyp: Die neue Schnittstelle ist eine in Business Central installierte App
• Business Central wird jetzt in der Cloud und lokal unterstützt
• Exportieren
  • Exportieren von Eingangsrechnungen
  • Buchhaltung der Ausgaben bei einem Händler
  • Exportierte Pleo-Ausgaben als Eingangsrechnungen für Käufe in Business Central erfassen
  • Erstellen eines Pleo Wallet als Bankkonto in Business Central 
  • Verwenden eines beliebigen Journaltyps (Vorlage) in Business Central 
• Tags Sync
  • Blockierte Dimensionswerte werden nicht mehr mit Tags in Pleo synchronisiert
  • Sowohl der Name als auch der Code des Tags sind jetzt auf der Seite „Exportieren“ bei den Ausgaben sichtbar
  • Sie können auswählen, welche Dimensionswerte als Tags in Pleo angezeigt werden sollen
• Tax Sync
  • Die Buchungsgruppen für Produkt- und Unternehmens-MwSt sind jetzt mit den Steuercodes in Pleo verknüpft
  • Steuercodesätze werden jetzt automatisch zugewiesen und aktualisiert
  • Sie können auswählen, welche MwSt-Einstellungen Sie als Steuercodes in Pleo sehen möchten
• Händler-Tagging
  • Händler aus Business Central in Pleo importieren und synchronisieren
  • Neue Händler in Business Central aus Pleo erstellen
• Sonstige
  • Buchhaltung für geschlossene Buchhaltungszeiträume: Exportieren Sie Ausgaben, die zu geschlossenen Buchhaltungszeiträumen gehören
  • Multi-Währung - aktivieren Sie die Multi-Währung in Pleo und exportieren Sie Ausgaben, die in verschiedenen Währungen bezahlt wurden, nach Business Central

    
    

Installation

1. Navigieren Sie in Microsoft AppSource zur Pleo-App
2. Klicken Sie auf Jetzt holen
3. Verwenden Sie Ihre Zugangsdaten für Business Central, um sich anzumelden (falls erforderlich)
4. Wählen Sie die Umgebung von Business Central aus, in der Sie die App installieren möchten
5. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die Installation abzuschließen
6. Sobald die Installation abgeschlossen ist, schließen Sie das Setup-Fenster
7. Öffnen Sie die Erweiterungsverwaltung
8. Klicken Sie auf den Namen der App (Pleo)
9. Schalten Sie den HttpsClient Request-Schalter um
   

   
   

   
   

Verbindung

Konfiguration

Journal- und Kontokonfiguration

Verwenden Sie das bestehende Pleo-Journal für Ausgaben noch einmal und ordnen Sie es den neuen Journalen zu:

• Ausgabenjournal: alle Pleo-Ausgaben werden in diesem Journal erfasst (außer Eingangsrechnungen und Ausgaben, die bei einem Händler gebucht wurden)
• Eingangsrechnungsjournal und Journal zum Zahlen von Eingangsrechnungen: Zum Erfassen von Eingangsrechnungen und/oder zum Buchen von Karten- und Privatauslagen bei einem Händler. Alternativ können Sie dafür separate neue Journale erstellen

Verwenden Sie die bestehenden Konten erneut und ordnen Sie sie den neuen Konten zu:

• Pleo Wallet-Konto: Zum Nachvollziehen von Ausgaben, die mit Ihren Pleo-Karten getätigt wurden. Ordnen Sie das bestehende Konto für Pleo-Ausgaben zu.
  Hinweis: Wenn Sie das Pleo Wallet-Konto als Bankkonto in Business Central führen möchten, setzen Sie den Pleo Wallet-Kontotyp auf „Bankkonto“ und erstellen Sie ein neues Konto
• Pleo-Privatauslage-Konto: Um die Privatauslagen der Mitarbeiter:innen zu verfolgen. Ordnen Sie das bestehende Ausgleichskonto für Privatauslagen zu.
  Notiz: Erfahren Sie, wie Sie Business Central Mitarbeiter:innen mit Pleo Nutzer:innen verknüpfen, wenn Sie Privatauslagen und Rückerstattungen auf einen Händler oder einen:eine Mitarbeiter:in in Business Central buchen möchten.
• Gegenkonto von Pleo: Zum Nachvollziehen von Rückerstattungen, die außerhalb von Pleo vorgenommen wurden. Ordnen Sie das bestehende Gegenkonto für Rückerstattungen zu.
• Standardhändlerkonto: Dieses Händlerkonto wird bei allen Ausgaben erfasst, wenn in Pleo kein tatsächlicher Händler angegeben wurde. Erforderlich, wenn Sie die Funktionen von Pleo Eingangsrechnungen nutzen möchten und/oder wenn Sie Kartenausgaben einem Händler in Business Central zuordnen möchten.

Kontokonfigurationen

Passen Sie bei Bedarf die Buchhaltungskonfigurationen der Schnittstelle an.

Steuercodes und Tags

MwSt-Einstellungen mit Pleo-Steuercodes synchronisieren

1. Gehen Sie in Business Central zum Setup für die Pleo-Schnittstelle
2. Rufen Sie die Steuercode-Einrichtung auf
3. Klicken Sie auf Mit Pleo synchronisieren
4. Rufen Sie in Pleo die Seite Exportieren auf
5. Klicken Sie auf Nicht exportiert
6. Aktualisieren Sie Steuercodes bei bestehenden Ausgaben, um einen richtigen Export sicherzustellen (filtern oder wählen Sie die relevanten Ausgaben aus und verwenden Sie die Massenbearbeitung, um die Steuercodes zu aktualisieren)
   Hinweis: Dies betrifft nur bestehende Ausgaben – für neue sind keine Änderungen erforderlich

Gut zu wissen: 

• Um bestimmte MwSt-Einstellungen nicht als Steuercodes in Pleo zu importieren, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen In Pleo anzeigen und klicken Sie auf Mit Pleo synchronisieren 
• MwSt-Einstellungen, die blockiert sind oder den Typ „Sales & Full Tax“ aufweisen, werden nicht synchronisiert.

Dimensionen mit Pleo-Tags synchronisieren

• Verknüpfen einer Dimension mit bestehenden Tag-Gruppen
  1. Gehen Sie in Business Central zum Setup für die Pleo-Schnittstelle
  2. Klicken Sie auf Tag-Setup
  3. Fügen Sie die Dimensionen aus Business Central hinzu, die Sie mit Pleo synchronisieren möchten
     Hinweis: Die Dimensionen, die bereits als aktive Tag-Gruppen vorhanden sind, sind automatisch vorausgewählt
     
  4. Wählen Sie eine Dimension aus 
  5. Klicken Sie auf OK
  6. Klicken Sie auf Mit Pleo synchronisieren.

• Bearbeiten der Dimensionswerte, die mit Pleo synchronisiert sind
  1. Klicken Sie neben dem Dimensionsfeld auf das Drei-Punkte-Symbol 
     
  2. Deaktivieren Sie In Pleo anzeigen für Dimensionswerte, die Sie NICHT als Tags in Pleo haben möchten
  3. Klicken Sie auf Mit Pleo synchronisieren 

Gut zu wissen: 

• Dimensionen sind mit Tag-Gruppen verknüpft
• Dimensionswerte sind mit Tags verknüpft
• Blockierte oder nicht standardmäßige Dimensionswerte können in Pleo nicht sichtbar gemacht werden
• Erfahren Sie, wie Sie Pleo Teams mit einer Dimension aus Business Central verknüpfen, um automatisch Dimensionswerte den Ausgaben zuzuweisen, basierend auf dem ausgewählten Team.

Händler-Tagging

Aktivieren Sie das Händler-Tagging, um die Synchronisierung von Händlern zwischen Business Central und Pleo zu ermöglichen, sowie die Möglichkeit, exportierte Ausgaben auf tatsächliche Händler zu buchen.

1. Gehen Sie in Pleo zu Einstellungen
2. Klicken Sie auf Buchhaltung
3. Wählen Sie Händler:innen taggen aktivieren.
4. Legen Sie den/die allgemeine:n Händler:in fest.
   Notiz: Er sollte mit dem/der Händler:in des Standard-Lieferantenkontos übereinstimmen, das für die Schnittstelle festgelegt wurde

Gut zu wissen: Wenn Sie den Block Händler-Tagging aktivieren nicht sehen:

1. Öffnen Sie in Business Central die Pleo Schnittstellen-Einrichtung
2. Klicken Sie unter Weitere Optionen auf Aktionen
3. Klicken Sie auf Händler jetzt synchronisieren

Gegenkonto

1. Gehen Sie in Pleo zu den Einstellungen
2. Klicken Sie auf Buchhaltung
3. Greifen Sie auf Gegenkonten zu
4. Wählen Sie Ihr Business Central Pleo Wallet-Konto als das Gegenkonto mit Standardwährung aus

Kategorien

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Kategorien erstellen, und sobald sie erstellt sind, können Sie diesen Schritten folgen:

1. Gehen Sie in Pleo zu Einstellungen
2. Klicken Sie auf Buchhaltung
3. Wählen Sie Kategorien aus 
4. Für jede Kategorie
   • Wählen Sie die relevante Kontonummer aus
   • Wählen Sie einen Steuercode aus dem Dropdown-Menü

Exportieren Sie eine Ausgabe