Ausgaberichtlinien festlegen

Um Ihre Ausgaberichtlinie in Pleo zu erstellen und zu verwalten, können Admins Ausgaberichtlinien für verschiedene Kategorien veröffentlichen. Dadurch haben Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, die Richtlinien zu lesen und Fragen dazu zu stellen

1. Gehen Sie zu Einstellungen
2. Rufen Sie die Ausgaberichtlinien auf
3. Klicken Sie auf Richtlinienerstellen
4. Wählen Sie eine Kategorie, der Sie Richtlinien hinzufügen möchten
5. Wählen Sie, ob Sie die Richtlinien selbst oder mit KI schreiben möchten
6. Klicken Sie auf Veröffentlichen
7. Sobald die Richtlinien veröffentlicht wurden, können Nutzer:innen sie in ihrer Pleo-App lesen und Fragen dazu stellen

Erfahren Sie, wie Sie wirksame Ausgaberichtlinien verfassen

Ausgaberichtlinien sind am effektivsten, wenn sie klar, spezifisch und umsetzbar sind.

Beschränken Sie jede Richtlinie auf eine eindeutige Regel

• Was erlaubt ist und was nicht
  • „Mandant:innen-Mahlzeiten sind zulässig, wenn ein geschäftlicher Anlass besteht und die Namen der Teilnehmer:innen angegeben werden“
  • „Privatausgaben sind nicht erlaubt (auch wenn Sie vorhaben, den Betrag zurückzuzahlen)“
• Limits (falls relevant)
  • „Hotels müssen unter 200 €/Nacht liegen, es sei denn, es wurde vorher eine Genehmigung eingeholt“
• Was der Ausgabe hinzugefügt werden muss
  • „Fügen Sie jedem Kauf einen Beleg und eine kurze Beschreibung hinzu“
  • „Geben Sie bei Mahlzeiten an, mit wem Sie sich getroffen haben“
• Was Sie tun können, wenn Sie unsicher sind
  • „Falls es nicht aufgeführt ist, wenden Sie sich bitte vor dem Kauf an Ihre:n Manager:in oder die Finanzabteilung“

Wie Sie diese verfassen

• Beginnen Sie mit dem Verb: „Hinzufügen…/Nicht…/Verwenden…/Vermeiden…“
• Verwenden Sie muss/darf nicht/nur wenn (vermeiden Sie „sollte")
• Seien Sie konkret: Nennen Sie den Händlertyp, die Kategorie oder das Szenario
• Vermeiden Sie lange Erklärungen