Optimieren Sie die Review-Einstellungen, um Engpässe zu vermeiden

Durch die Optimierung Ihres Review-Setups wird sichergestellt, dass Ausgaben und Eingangsrechnungen schnell durch die Freigabeprozesse laufen und Ihr Finanzteam in Echtzeit den Überblick behält. Durch die Verteilung der Arbeitslast und das Festlegen klarer Zuständigkeiten können Sie Genehmigungsverzögerungen in arbeitsintensiven Phasen oder während Urlaubszeiten im Team vermeiden.

Verteilen Sie Freigabeprozesse nach Review-Typ

Durch die Wahl der richtigen Weiterleitungsmethode wird sichergestellt, dass Reviews automatisch bei der richtigen Inhaber-Person landen, ohne manuelles Eingreifen durch Admins.

Team-Review

• Wie es Engpässe verhindert: Verteilt Freigabeprozesse automatisch an Manager:innen, sodass das Finanzteam nicht jede Transaktion bearbeiten muss.
• Best Practice:
  • Fügen Sie für größere Abteilungen mehrere Team-Reviewer:innen hinzu, um die Vertretung während Urlaubszeiten sicherzustellen.
  • Verwenden Sie Grenzwerte, um Reviews für risikoarme Positionen mit geringem Wert zu umgehen.
  • Halten Sie die Teammitgliedschaft aktuell – falsche Teams führen zu falscher Reviewer:in-Route.

Company-Review

• Wie es Engpässe verhindert: Dies funktioniert am besten als sekundäre Ausnahmebene und nicht als Auffanglösung, bei der die Finanzabteilung alles überprüft.
• Best Practice:
  • Erhöhen Sie die monetären Grenzwerte, sodass das Company-Review nur Positionen mit hohem Wert oder hohem Risiko erfasst und die täglichen Ausgaben bei den Teammanager:innen bleiben.
  • Stellen Sie sicher, dass während des Monatsabschlusses und an Feiertagen genügend Vertretung vorhanden ist.

Tag-Review (Advanced- & Beyond-Pläne)

• Wie es Engpässe verhindert: Leitet Freigabeprozesse automatisch an bestimmte Projekt- oder Abteilungsinhaber:innen weiter, basierend auf den von Mitarbeiter:innen ausgewählten Tags, und macht manuelles Sortieren durch Admins überflüssig.

Stufenweise Reviews (Advanced- & Beyond-Pläne)

• Wie es Engpässe verhindert: Legt eine vorhersehbare Befehlskette fest, bei der Finanzen eine Position erst erhält, nachdem die notwendigen kontextbezogenen Manager:innen-Checks abgeschlossen sind, wodurch Rückfragen reduziert werden.

Gut zu wissen: Um eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Anpassen dieser Einstellungen in der App zu sehen, lesen Sie unseren Leitfaden zu Team-, Tag- und Company-Reviews konfigurieren. Um zu sehen, wie Positionen visuell durch Ihr System laufen, sehen Sie sich unsere Seite Überprüfung und Freigabe-Flow verstehen an.

Einen schnellen Freigabe-Flow aufrechterhalten

1. Verwendung von „Details ausstehend“ begrenzen
   • Senden Sie eine Position nur dann an eine:n Mitarbeiter:in zurück, wenn es wirklich notwendig ist, da dies eine Verzögerung durch das Hin und Her verursacht.
2. Wiederkehrende Probleme an der Quelle beheben
   • Wenn bei einer Ausgabe immer wieder dasselbe Problem auftritt, bitten Sie eine:n Admin, die Konfigurationsregeln zu aktualisieren, statt die Ausgabe fallweise anzupassen.
3. Teamzugehörigkeiten aktuell halten
   • Prüfen Sie regelmäßig Ihre Teamlisten in Pleo, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter:innen nicht veralteten Teams zugeordnet sind, was zu einer falschen Reviewer:in-Route führt.

Blockierte Freigabeprozesse und Engpässe beheben

Alles wartet auf eine:n einzige:n Reviewer:in

Überprüfen Sie Ihre Company-Review-Schwellenwerte – sie sind möglicherweise zu niedrig angesetzt, sodass zu viele Alltagsausgaben in der Warteschlange der Finanzabteilung landen. Prüfen Sie alternativ, ob ein Team-Review nur von einem/einer Manager:in abhängt, und fügen Sie zur Absicherung eine:n zweite:n Reviewer:in hinzu.

Reviews werden während der Abwesenheit eines Reviewers/einer Reviewerin pausiert

Pleo-Admins können festgefahrene Reviews manuell außer Kraft setzen, damit die Daten weiterfließen. Gehen Sie zu den Registerkarten Ausgaben oder Export, um die offenen Positionen direkt zu überprüfen und zu genehmigen.