Si estás buscando una mejor forma de organizar y controlar los gastos de tu empresa, la herramienta Etiquetas probablemente sea lo que necesites. Asignando etiquetas podrás tener una vista detallada de los gastos de la compañía.

Cómo funciona

• Haz click en Ajustes.

• En el menú, selecciona Contabilidad → Etiquetas.

• Aquí puedes crear una lista desde cero o importarla desde una hoja de cálculo haciendo click en Importar.

• Si has configurado una integración, tienes la opción adicional de importar un listado de etiquetas.

Importar y reimportar de una hoja de cálculo

Cuando importas desde una hoja de cálculo tienes la opción de asignar una o dos columnas a la vista de etiquetas que verán tus usuarios.

Si quieres actualizar la lista de etiquetas que has creado, puedes hacerlo manualmente o reimportar nuevas etiquetas de una hoja de cálculo. En ese caso:

• Añadiremos las nuevas etiquetas que aparezcan en la hoja de cálculo.

• Una vez comparadas con el grupo de etiquetas, archivaremos las etiquetas que hayan sido eliminadas de la hoja de cálculo.

• Editaremos una etiqueta si la hoja de cálculo contiene cualquier cambio en alguna de las columnas de esa etiqueta.

Cuando reimportes, asegúrate de que los nombres de las columnas son los mismos que los que aparecen en el grupo de etiquetas. Además, las columnas deben un solo parámetro por cada fila, de lo contrario la reimportación fallará.

Archivar un grupo de etiquetas

Cuando pases el ratón sobre un grupo de etiquetas, verás un icono con tres puntos suspensivos. Haz click y verás la opción de archivar el grupo de etiquetas. Ten en cuenta que:

• Hay un máximo de cinco grupos de etiquetas activos, pero no hay límite para los grupos archivados.

• Los grupos de etiquetas archivados aparecerán en exportaciones e integraciones.

• Los grupos de etiquetas activos y archivados aparecerán en la exportación en orden cronológico de creación.

• Los grupos de etiquetas archivados no se mostrarán en la interfaz de gastos de los usuarios, tampoco para los administradores.

Borrar un grupo de etiquetas

Solo puedes borrar un grupo de etiquetas si no tiene gastos asignados. Si te aparece el mensaje de error “El grupo de etiquetas está en uso para uno o más gastos y no puede ser eliminado”, por favor sigue los pasos a continuación:

• Ve a Gastos

• Arriba a la derecha, haz click en el icono con tres rayitas y luego selecciona Más filtros. Bajo la opción de Etiqueta, selecciona la que quieres eliminar.

• Borra la etiqueta asignada a los gastos haciendo click en cada gasto.

En Ajustes → Contabilidad, ve a Etiquetas y borra el grupo de etiquetas.

Control de gastos

Al descargar nuestro archivo genérico .xlsx desde la pestaña Todo en el menú Exportar, verás todos los gastos y sus respectivas etiquetas, lo que te permitirá tener un mejor conocimiento de los patrones de gasto.

Puedes hacerte una idea de los gastos de cada etiqueta observando la suma total de los gastos de cualquier etiqueta en la página de Análisis. Así puedes comparar entre tus etiquetas y hacerte una idea del impacto en tu presupuesto.