Compte pour les dépenses en espèces

Notes de frais pour les périodes comptables clôturées

Si votre employé a signalé une note de frais en retard, vous pouvez modifier la date d’achat sur la note de frais afin de la comptabiliser dans la période comptable en cours à la place.

Pour modifier la date d’achat :

1. Rendez-vous dans la section Dépenses
2. Sélectionnez la dépense que vous souhaitez modifier
3. Cliquez sur la date d’achat
4. Rentrez une nouvelle date d’achat

Bon à savoir : si l’administrateur de votre entreprise a verrouillé les dates de dépense, Pleo déplacera automatiquement toute note de frais antidatée au 1er jour de la période comptable en cours. Vous ne pourrez pas définir une date antérieure manuellement. Pour vérifier si un verrouillage de date de dépenses est actif, demandez à votre administrateur de vérifier les paramètres de remboursement.

Retraits d’argent en espèces

Tous les retraits en espèces seront enregistrés comme dépenses personnelles (fonds que l’employé doit à l’entreprise). Si l’argent est utilisé pour des transactions professionnelles, ces dernières doivent être signalées comme étant des notes de frais. Toutes les notes de frais signalées compenseront les fonds dus à l’entreprise. 

Dans certains cas, il est possible que le montant de la note de frais ne soit pas le même que le montant du retrait en espèces :

• Fluctuations des taux de change
  • Si un employé doit encore de l’argent à l’entreprise, ajoutez une note de frais pour la différence.
  • Si l’entreprise doit de l’argent à l’employé, les administrateurs ou les comptables peuvent régler le solde :
    1. Accédez à la sectionRemboursements
    2. Sélectionnez l’employé
    3. Cliquez sur « Régler le solde »
    4. Sélectionnez « Remboursement externe à Pleo », puis « Autre » comme méthode de remboursement
       
       
• Frais de retrait : ajoutez une note de frais pour le montant des frais, saisissez « frais de retrait » ou « frais de distributeur automatique » comme nom de magasin et joignez le reçu du distributeur.