Je labels (kostenplaatsen en kostendragers) instellen

De functie Labels in Pleo is heel handig als je op zoek bent naar een goede manier om je bedrijfsuitgaven te organiseren en bij te houden. Door labels toe te voegen aan uitgaven, krijg je een overzicht van de zakelijke uitgaven.

Goed om te weten:

• Voordat je je labels instelt, moet Pleo eerst worden gekoppeld aan het door jou gekozen boekhoudsysteem.

• Je kunt maximaal vijf labelgroepen instellen in Pleo.

• Hoewel je met bepaalde integraties labels rechtstreeks vanuit je boekhoudsysteem kunt importeren, kun je er ook voor kiezen om labels vanuit een spreadsheet te importeren. Importeren vanuit een spreadsheet heeft de voorkeur voor sommige klanten die hun Pleo-uitgaven willen bijhouden met andere labels dan die in hun boekhoudsysteem. Als dit voor jou het geval is, volg dan dezelfde stappen als in het gedeelte "standaard of aangepast bestandsformaat".

• Als je labels uit je boekhoudsysteem synchroniseert met Pleo, kun je de labels in Pleo niet archiveren of verwijderen. Dit kan worden gedaan in de boekhoudintegratie.

Dit artikel legt uit:

• Hoe je jouw labels synchroniseert met Exact Online

• Hoe je jouw labels kunt synchroniseren met het aangepaste of standaard bestandsformaat

• Hoe een labelgroep te archiveren of verwijderen

• Hoe een labelgroep te markeren

Hoe je jouw labels synchroniseert met Exact Online

Goed om weten:

• Pleo labels ondersteunen kostendragers en kostenplaatsen in Exact Online.

Je labels synchroniseren:

1. Ga naar de Labels-pagina in Pleo.

2. Klik op "Labelgroep maken" in de rechterbovenhoek.

3. Typ een naam voor de labelgroep (gebruik een duidelijke naam).

4. Klik op "Labelgroep maken" om te bevestigen:
   
   

   

   
   

5. Klik op "Importeren" in de rechterbovenhoek.

6. Klik op "Kostenplaatsen en kostendragers":
   
   

   

   
   

7. Selecteer kostenplaatsen of kostendragers en klik op "importeren".

8. Klaar! Als je wijzigingen maakt in je kostenplaatsen of kosteneenheden in Exact Online, klik dan op een specifieke labelgroep in Pleo en klik vervolgens op "Opnieuw importeren" in de rechterbovenhoek.

Hoe je jouw labels kunt synchroniseren met het aangepaste of standaard bestandsformaat

Je labels synchroniseren:

1. Ga naar de Labels-pagina in Pleo.

2. Klik op "Labelgroep maken" in de rechterbovenhoek.

3. Typ een naam voor de labelgroep (gebruik een duidelijke naam).

4. Klik op "Labelgroep maken" om te bevestigen:
   
   

   

   
   

5. Klik op "Importeren" in de rechterbovenhoek.

6. Klik op "Spreadsheet":
   
   

   

   
   

7. Klik op "Bladeren" om een spreadsheet van je computer te uploaden.

8. In het volgende gedeelte zie je de:

   • Label: je kunt kiezen voor één of twee labels per uitgave. Je wilt bijvoorbeeld dat een werknemer die voor zijn werk op reis is zowel het land als de functiecode selecteert die bij de uitgave hoort. Als je bestand meer dan twee kolommen heeft, is dat geen probleem. Pleo synchroniseert alleen met de kolommen die overeenkomen met de labels die je hebt opgegeven.

   • Label-ID: dit is voor een optioneel intern coderingssysteem/ERP-code (medewerkers zien dit niet wanneer ze een uitgave indienen).

   • Labelvoorbeeld: dit laat zien wat medewerkers te zien krijgen als ze een onkostendeclaratie indienen.

   • Hier is een voorbeeld van een CSV-bestand en hoe je de labels in Pleo kunt instellen:

     • CSV-bestand:
       
       

       

       
       

     • Voorbeeldopstelling in Pleo:
       
       

       

       
       

9. Klik op "Importeren".

10. Klaar! Als je jouw lijst met labels wil bijwerken, kan je dit handmatig doen (d.w.z. door de namen van extra labels in te typen) of door nieuwe labels opnieuw te importeren vanuit een spreadsheet. De laatste methode werkt als volgt:

    • Zorg er bij het opnieuw importeren voor dat de kolomnamen dezelfde zijn als die in de labelgroep. De kolommen moeten ook unieke informatie bevatten in elke rij. Anders zal het opnieuw importeren mislukken.

    • Voeg nieuwe labels toe aan de bestaande spreadsheet en importeer opnieuw. Hierdoor wordt het blad automatisch bijgewerkt door oude labels te archiveren en nieuwe toe te voegen.

Hoe je een labelgroep archiveert of verwijdert

Om een labelgroep (of individuele label, indien van toepassing) te archiveren of te verwijderen, klik je op de drie puntjes rechts van de specifieke labelgroep dan op de relevante actie:

Goed om te weten:

• Labelgroepen die in gebruik zijn kunnen alleen worden gearchiveerd, niet verwijderd.

• Je kan maximaal vijf actieve labelgroepen hebben, maar een onbeperkt aantal gearchiveerde labelgroepen.

• Gearchiveerde labelgroepen worden nog steeds weergegeven op exports en binnen boekhoudkundige integraties.

• Werknemers kunnen gearchiveerde labelgroepen niet zien wanneer ze een uitgave indienen.

Hoe je een labelgroep markeert

Goed om te weten:

• Als je een labelgroep markeert, wordt deze weergegeven op alle onkosten van medewerkers (zie de schermafbeelding mobiel voorbeeld hieronder). Dit gezegd hebbende, is het technisch nog steeds mogelijk om Pleo kaartuitgaven te exporteren die een label van een gemarkeerde labelgroep missen. Wat betreft zelf voorgeschoten uitgaven is het echter niet mogelijk voor werknemers om een zelf voorgeschoten uitgave in te dienen zonder een relevante label toe te voegen.

Hoe markeer je een labelgroep:

1. Ga naar de Labels-pagina in Pleo.

2. Klik op een specifieke labelgroep.

3. Schakel de optie "Deze labelgroep markeren" rechts op de pagina in:

   

   
   

4. Klaar! Zodra dit is ingesteld, markeert de mobiele app het ontbrekende veld binnen de uitgave: