Reservebeoordelaars toevoegen

Houd goedkeuringen voor uitgaven in beweging wanneer een beoordelaar niet beschikbaar is. Je kunt een reservebeoordelaar toevoegen aan een goedkeuringsbeleid, of Afwezig gebruiken om de goedkeuringen van een werknemer tijdens diens afwezigheid naar een aangewezen vervanger te routeren.

Kies de juiste optie:

• Vervanging binnen goedkeuringsbeleid: configureer een reservebeoordelaar voor een specifieke goedkeuringsstap.
• Vervanging bij afwezigheid: regel tijdelijke vervanging tijdens de afwezigheid van een werknemer, zodat goedkeuringen voor diens uitgaven naar een vervangende goedkeurder worden gerouteerd.

Voordat je begint

• Je hebt toestemming nodig om een goedkeuringsbeleid of beoordelaarstoewijzingen voor werknemers te beheren. Werknemers kunnen hun eigen afwezigheidsstatus registreren, maar geen vervangende beoordelaar toewijzen.
• Kies een reserve- of vervangende goedkeurder die de nodige context heeft en toegang heeft tot het juiste bedrijf of de juiste entiteit.
• Bepaal voor vervanging binnen het goedkeuringsbeleid welke workflow en goedkeuringsstap een vervanger nodig hebben.
• Controleer wat de wijziging betekent voor uitgaven die al wachten op beoordeling. Ga er niet van uit dat wanneer je vervanging instelt, alle goedkeuringen die in behandeling zijn opnieuw worden toegewezen.

Een reservebeoordelaar toevoegen aan een goedkeuringsbeleid

Deze optie geldt voor bedrijven die Geavanceerde goedkeuringen gebruiken. Voor bedrijven die de bestaande Beoordelingsinstellingen, zie Stel een tijdelijke beoordelaar in.

1. Ga naar Instellingen.
2. Open Goedkeuringsbeleid.
3. Selecteer de relevante workflow.
4. Open de goedkeuringsstap met de primaire beoordelaar.
5. Voeg een reservebeoordelaar toe.
6. Configureer wanneer de reservebeoordelaar uitgaven moet ontvangen of mag beoordelen.
7. Sla de workflow op.

Vervanging voor beoordelaars instellen met Afwezigheid

Gebruik Afwezigheid voor tijdelijke vervanging bij goedkeuringen wanneer een werknemer afwezig is. Een Beheerder kan de afwezigheid van de werknemer registreren en een vervangende goedkeurder toewijzen. Tijdens de afwezigheid van de werknemer worden goedkeuringen voor diens uitgaven naar die persoon gerouteerd.

Werknemers: registreer je eigen afwezigheid

• Je kunt je afwezigheidsstatus registreren onder Mijn account op het web of in de mobiele Pleo-app.
• Een afwezigheid registreren en een vervangende goedkeurder toewijzen zijn aparte acties. Vraag een beheerder om je toewijzing van een vervangende goedkeurder te controleren op de pagina Gebruikers, zodat er vervanging voor goedkeuringen is geregeld.

Beheerders: registreer een afwezigheid en wijs een vervanger toe

Op de pagina Gebruikers kunnen beheerders de afwezigheidsstatus van een werknemer beheren en een vervangende goedkeurder toewijzen die tijdens de afwezigheid goedkeuringen voor diens uitgaven ontvangt.

Beheerders: beheer afwezigheden in bulk

Beheerders kunnen op de pagina Gebruikers een csv-bestand uploaden om afwezigheidsregistraties in bulk te beheren. Controleer na het uploaden de geregistreerde afwezigheden en toewijzingen van vervangende goedkeurders.

Controleer de vervanging wanneer iemand terugkeert

• Vervanging binnen goedkeuringsbeleid: beoordeel of de reservebeoordelaar geconfigureerd moet blijven. Verwijder of wijzig de tijdelijke vervanging indien nodig.
• Vervanging bij afwezigheid: controleer of de afwezigheidsstatus van de werknemer de terugkeer weergeeft en of goedkeuringen correct worden gerouteerd.
• Controleer bij beide opties of er uitgaven zijn die nog wachten op beoordeling en bevestig dat er geen uitgaven alleen aan een onbedoelde beoordelaar toegewezen blijven.

Handig om te weten

• Stel waar mogelijk vervanging bij afwezigheid in vóór gepland verlof.
• Gebruik de kleinste wijziging waarmee het probleem met de vervanging wordt opgelost.
• Wijzig geen brede workflowvoorwaarden om één niet-beschikbare beoordelaar op te vangen.
• Als zowel een vervanger binnen het goedkeuringsbeleid als een vervanger bij afwezigheid is geconfigureerd, controleer dan wie de goedkeuringen ontvangt in plaats van aan te nemen welke optie voorrang heeft.

Als een goedkeuring al stil ligt

• Bevestig de workflow, de actieve goedkeuringsstap, de toegewezen beoordelaar en de accountstatus van de beoordelaar.
• Als Afwezigheid een rol speelt, controleer dan ook de afwezigheidsstatus van de werknemer en de toewijzing van de vervangende goedkeurder.
• Voeg de juiste vervanging toe of gebruik het ondersteunde proces voor opnieuw toewijzen. Controleer de bestaande uitgave afzonderlijk om te bevestigen of de toewijzing is gewijzigd.