Optimera inställningar för attestering för att undvika flaskhalsar

Att optimera ditt attestupplägg säkerställer att utgifter och fakturor snabbt passerar genom godkännanden, vilket ger din Ekonomiavdelning realtidsinsyn. Genom att fördela arbetsbelastningen och tydliggöra ägarskap kan du eliminera godkännandeförseningar under hektiska perioder eller när teammedlemmar är på semester.

Fördela godkännanden efter typ av attestering

Att välja rätt metod för sträckor säkerställer att attester automatiskt går till rätt ägare utan manuell inblandning från administratörer.

Teamattestering

• Så undviks flaskhalsar: Fördelar automatiskt godkännanden till chefer så att Ekonomiavdelningen inte behöver behandla varje Transaktion.
• Bästa praxis:
  • Lägg till flera teamattestansvariga för större avdelningar för att säkerställa täckning vid frånvaro.
  • Använd gränser för att hoppa över attester för lågrisk- och lågvärdesartiklar.
  • Håll teammedlemskap uppdaterade – fel team leder till fel sträcka för attestansvarig.

Företagsattestering

• Så undviks flaskhalsar: Fungerar bäst som ett sekundärt undantagslager snarare än en generell lösning där "Ekonomi attesterar allt".
• Bästa praxis:
  • Höj de monetära gränserna så att företagsattestering bara fångar upp högvärdes- eller högriskartiklar, medan vardagliga utgifter hanteras av teamchefer.
  • Se till att det finns tillräcklig täckning vid månadsslut och under helger.

Taggattestering (Advanced- och Beyond-planer)

• Så undviks flaskhalsar: Dirigerar automatiskt godkännanden till specifika projekt- eller avdelningsägare baserat på de taggar som valts av medarbetare, vilket eliminerar manuell sortering av administratörer.

Granskningar i flera steg (Advanced- och Beyond-planer)

• Så undviks flaskhalsar: Skapar en förutsägbar kommandokedja där Ekonomi bara får en Artikel efter att nödvändiga kontextuella chefskontroller är klara, vilket minskar skickande fram och tillbaka.

Bra att veta: För att se stegvisa instruktioner för hur du justerar dessa Inställningar i appen kan du läsa vår guide om Konfigurera team-, tagg- och företagsattesteringar. Om du vill se hur Artiklar rör sig visuellt genom ditt system kan du besöka sidan Förstå attestera och attestflöde.

Bibehåll ett snabbt attestflöde

1. Begränsa användningen av "Uppgifter saknas"
   • Skicka bara tillbaka en Artikel till en medarbetare när det verkligen är nödvändigt, eftersom detta skapar fördröjningar i en slinga.
2. Åtgärda återkommande problem vid källan
   • Om en utgift ständigt flaggar samma problem, be en administratör uppdatera konfigurationsreglerna istället för att justera utgiften från fall till fall.
3. Håll teammedlemskap uppdaterade
   • Granska regelbundet dina teamlistor i Pleo för att säkerställa att medarbetare inte är tilldelade föråldrade team, vilket orsakar felaktiga sträckor för attestansvarig.

Åtgärda godkännanden som har fastnat och flaskhalsar

Allt väntar på en enda attestansvarig

Kontrollera dina gränser för företagsattestering – de kan vara satta för lågt och dra in för många vardagliga utgifter i Ekonomis kö. Kontrollera även om en teamattestering är beroende av en chef och lägg till en sekundär attestansvarig som backup.

Attesteringar pausas under en attestansvarigs frånvaro

Pleo-administratörer kan manuellt åsidosätta fastnade attester för att hålla datan i rörelse. Gå till flikarna Utgifter eller Exportera för att attestera och godkänna de väntande Artiklarna direkt.