Ottimizza le impostazioni di revisione per evitare colli di bottiglia

Ottimizzare la configurazione della revisione garantisce che spese e fatture passino rapidamente attraverso le approvazioni, offrendo al team finanziario visibilità in tempo reale. Distribuendo i carichi di lavoro e definendo chiaramente i responsabili, puoi eliminare i ritardi nell’approvazione nei periodi di punta o durante le ferie del team.

Distribuisci le approvazioni per tipo di revisione

Scegliere il metodo di instradamento corretto garantisce che le revisioni vengano indirizzate automaticamente al giusto titolare, senza intervento manuale da parte degli amministratori.

Revisione del team

• Come previene i colli di bottiglia: distribuisce automaticamente le approvazioni ai manager, così il team finanziario non deve elaborare ogni operazione.
• Buone pratiche:
  • Aggiungi più revisori del team per i reparti più grandi, per garantire copertura durante le assenze.
  • Usa le soglie per bypassare le revisioni per le voci a basso rischio e di basso valore.
  • Mantieni aggiornata l’appartenenza ai team: team sbagliati portano a un instradamento errato dei revisori.

Revisione aziendale

• Come previene i colli di bottiglia: funziona al meglio come livello secondario di eccezione, piuttosto che come soluzione "la finanza rivede tutto" valida per ogni caso.
• Buone pratiche:
  • Alza le soglie monetarie in modo che la revisione aziendale riguardi solo gli elementi di alto valore o ad alto rischio, lasciando le spese quotidiane ai manager dei team.
  • Assicurati che ci sia copertura sufficiente a fine mese e durante le ferie.

Revisione di tag (piani Advanced e Beyond)

• Come previene i colli di bottiglia: indirizza automaticamente le approvazioni ai proprietari di specifici progetti o reparti in base ai tag selezionati dai dipendenti, eliminando la suddivisione manuale da parte degli amministratori.

Revisioni sequenziali (piani Advanced e Beyond)

• Come previene i colli di bottiglia: stabilisce una catena di comando prevedibile in cui il reparto finanziario riceve un elemento solo dopo che sono stati completati i necessari controlli contestuali da parte del manager, riducendo gli scambi continui di comunicazioni.

Informazioni utili: per vedere le istruzioni passo passo su come modificare queste impostazioni nell’app, leggi la nostra guida Configura le revisioni aziendali, del team e di tag. Per vedere in modo visivo come gli elementi si muovono nel tuo sistema, consulta la pagina Comprendi il flusso di revisione e approvazione.

Mantieni un processo di approvazione rapido

1. Limita l’uso di "Necessità di dettagli"
   • Invia di nuovo un elemento a un dipendente solo quando è assolutamente necessario, perché questo crea un ritardo destinato a ripetersi.
2. Risolvi i problemi ricorrenti all’origine
   • Se una spesa segnala costantemente lo stesso problema, chiedi a un amministratore di aggiornare le regole di configurazione invece di correggere la spesa caso per caso.
3. Mantieni aggiornate le appartenenze ai team
   • Verifica regolarmente gli elenchi dei team in Pleo per assicurarti che i dipendenti non siano assegnati a team obsoleti, cosa che causerebbe un instradamento errato ai revisori.

Risolvi le approvazioni bloccate e i colli di bottiglia

Tutto è in attesa di un singolo revisore

Controlla le soglie della revisione aziendale: potrebbero essere troppo basse e trascinare troppe spese quotidiane nella coda del team finanziario. In alternativa, verifica se una revisione del team si basa su un solo manager e aggiungi un revisore secondario per garantire copertura di backup.

Le revisioni vengono messe in pausa durante l’assenza di un revisore

Gli amministratori di Pleo possono annullare manualmente le revisioni bloccate per non interrompere il flusso di dati. Vai alle schede Spese o Esporta per rivedere e approvare direttamente gli elementi in attesa.