Optimaliseer beoordelingsinstellingen om knelpunten te voorkomen

Door je beoordelingsinstellingen te optimaliseren, zorg je ervoor dat uitgaven en facturen snel door de goedkeuringen gaan, waardoor je financiële team realtime inzicht krijgt. Door het werk te verdelen en duidelijke verantwoordelijkheden vast te leggen, kun je vertraging tijdens de goedkeuring tijdens drukke periodes of vakanties van teamleden voorkomen.

Verdeel goedkeuringen per beoordelingsstype

Door de juiste routeringsmethode te kiezen, worden beoordelingen automatisch naar de juiste eigenaar gestuurd zonder handmatige tussenkomst van beheerders.

Teambeoordeling

• Hoe knelpunten worden voorkomen: verdeelt goedkeuringen automatisch onder managers, zodat het financiële team niet elke transactie hoeft te verwerken.
• Best practice:
  • Voeg meerdere teambeoordelaars toe voor grotere afdelingen om dekking tijdens verlof te garanderen.
  • Gebruik drempels om beoordelingen over te slaan voor items met een laag risico en een lage waarde.
  • Houd het teamlidmaatschap up-to-date: verkeerde teams leiden tot een verkeerde routering naar beoordelaars.

Bedrijfsbeoordeling

• Hoe knelpunten worden voorkomen: werkt het beste als secundaire uitzonderingslaag in plaats van een allesomvattend systeem waarbij Financiën alles beoordeelt.
• Best practice:
  • Verhoog de financiële drempels zodat de bedrijfsbeoordeling alleen items met een hoge waarde of een hoog risico omvat en de dagelijkse uitgaven bij teammanagers blijven.
  • Zorg ervoor dat er voldoende bezetting is tijdens de maandafsluiting en feestdagen.

Labelbeoordeling (Advanced- en Beyond-abonnementen)

• Hoe knelpunten worden voorkomen: stuurt goedkeuringen automatisch naar specifieke project- of afdelingseigenaren op basis van de door werknemers geselecteerde labels, waardoor handmatige sortering door beheerders overbodig wordt.

Stapsgewijze beoordelingen (Advanced- en Beyond-abonnementen)

• Hoe knelpunten worden voorkomen: stelt een voorspelbare hiërarchie in waarbij Financiën een item pas ontvangt nadat de noodzakelijke inhoudelijke managercontroles zijn voltooid, waardoor overbodige communicatie wordt verminderd.

Goed om te weten: voor stapsgewijze instructies over het aanpassen van deze instellingen in de app, lees je onze gids over Team-, label- en bedrijfsbeoordelingen configureren. Als je wilt zien hoe items visueel door je systeem gaan, bekijk dan onze pagina Inzicht krijgen in beoordelings- en goedkeuringsstromen.

Behoud een snelle goedkeuringsstroom

1. Beperk het gebruik van 'Aanvullende informatie vereist'
   • Stuur een item alleen terug naar een werknemer als het echt nodig is, omdat dit een vertraging door herhaalde rondes veroorzaakt.
2. Los terugkerende problemen bij de bron op
   • Als bij een uitgave steeds hetzelfde probleem naar voren komt, vraag dan een beheerder om de configuratieregels bij te werken in plaats van de uitgave telkens afzonderlijk aan te passen.
3. Houd teamlidmaatschappen up-to-date
   • Controleer regelmatig je teamlijsten in Pleo om ervoor te zorgen dat werknemers niet aan verouderde teams zijn gekoppeld, omdat dit leidt tot een onjuiste routering naar beoordelaars.

Los vastgelopen goedkeuringen en knelpunten op

Alles is in afwachting van één beoordelaar

Controleer de drempels voor je bedrijfsbeoordeling: deze zijn mogelijk te laag ingesteld, waardoor te veel alledaagse uitgaven in de wachtrij van Financiën terechtkomen. Controleer daarnaast of een teambeoordeling afhankelijk is van één manager en voeg een tweede beoordelaar toe voor extra dekking.

Beoordelingen worden gepauzeerd tijdens de afwezigheid van een beoordelaar

Pleo-beheerders kunnen vastgelopen beoordelingen handmatig overschrijven om de gegevensstroom op gang te houden. Ga naar de tabbladen Uitgaven of Exporteren om de items die in behandeling zijn direct te beoordelen en goed te keuren.