Optimoi tarkastusasetukset pullonkaulojen estämiseksi

Tarkastusasetusten optimointi varmistaa, että kulut ja laskut etenevät nopeasti hyväksyntöjen läpi ja taloustiimilläsi on reaaliaikainen näkyvyys. Jakamalla työkuorman ja määrittämällä selkeän vastuun voit poistaa hyväksyntäviiveet kiireisinä aikoina tai tiimin loma-aikoina.

Jaa hyväksynnät tarkastustyypeittäin

Kun valitset oikean reititysmenetelmän, tarkastukset ohjautuvat automaattisesti oikealle omistajalle ilman järjestelmänvalvojien manuaalista puuttumista.

Tiimin tarkastus

• Miten se ehkäisee pullonkauloja: jakaa hyväksynnät automaattisesti esihenkilöille, jolloin taloustiimin ei tarvitse käsitellä jokaista tapahtumaa.
• Parhaat käytännöt:
  • Lisää useita tiimin tarkastajia suuremmille osastoille, jotta varmistat kattavuuden lomien aikana.
  • Käytä kynnysarvoja ohittamaan tarkastukset matalan riskin ja arvon nimikkeille.
  • Pidä tiimijäsenyydet ajan tasalla – väärät tiimit johtavat hyväksyntäpyyntöjen reitittymiseen väärille tarkastajille.

Yrityksen tarkastus

• Miten se ehkäisee pullonkauloja: toimii parhaiten toissijaisena poikkeuskerroksena sen sijaan, että talousosasto tarkastaisi kaiken.
• Parhaat käytännöt:
  • Nosta rahamääräisiä kynnysarvoja, jotta yrityksen tarkastus kattaa vain suuren arvon tai korkean riskin nimikkeet ja jokapäiväiset kulut jäävät tiimipäälliköiden vastuulle.
  • Varmista, että kuun lopussa ja lomakausina on riittävä varahenkilöjärjestely.

Luokkien tarkastus (Advanced- ja Beyond-sopimukset)

• Miten se ehkäisee pullonkauloja: reitittää hyväksynnät automaattisesti tiettyjen projektien tai osastojen omistajille työntekijöiden valitsemien luokkien perusteella, jolloin järjestelmänvalvojien ei tarvitse lajitella niitä manuaalisesti.

Peräkkäiset tarkastukset (Advanced- ja Beyond-sopimukset)

• Miten se ehkäisee pullonkauloja: luo ennustettavan komentoketjun, jossa talousosasto saa nimikkeen vasta sen jälkeen, kun tarvittavat esihenkilötarkastukset on tehty, mikä vähentää edestakaista viestintää.

Hyvä tietää: Saat vaiheittaiset ohjeet näiden asetusten muuttamiseen sovelluksessa lukemalla oppaamme Määritä tiimien, luokkien ja yrityksen tarkastukset. Jos haluat nähdä, miten nimikkeet liikkuvat järjestelmässäsi, tutustu sivuumme Näin tarkastus- ja hyväksyntäprosessi toimii.

Pidä hyväksyntäpolku nopeana

1. Rajoita Lisätietoja tarvitaan -merkinnän käyttöä
   • Lähetä nimike työntekijälle takaisin vain, jos se on ehdottoman välttämätöntä, koska tämä aiheuttaa edestakaista viivettä.
2. Korjaa toistuvat ongelmat niiden alkulähteellä
   • Jos sama kulu nostaa toistuvasti saman ongelman esiin, pyydä järjestelmänvalvojaa päivittämään konfiguraatiosäännöt sen sijaan, että muokkaisit kulua tapauskohtaisesti.
3. Pidä tiimijäsenyydet ajan tasalla
   • Tarkasta Pleo-tiimiluettelosi säännöllisesti varmistaaksesi, ettei työntekijöitä ole liitetty vanhentuneisiin tiimeihin, mikä johtaa tarkastusten reitittymiseen väärille tarkastajille.

Korjaa jumittuneet hyväksynnät ja pullonkaulat

Kaikki odottaa yhtä tarkastajaa

Tarkista yrityksen tarkastuksen kynnysarvot – ne voivat olla asetettu liian mataliksi, jolloin liian monet päivittäiset kulut päätyvät taloustiimin jonoon. Vaihtoehtoisesti tarkista, onko tiimin tarkastus vain yhden esihenkilön varassa, ja lisää toinen tarkastaja varmistukseksi.

Tarkastukset ovat keskeytettynä tarkastajan poissaolon aikana

Pleon järjestelmänvalvojat voivat manuaalisesti ohittaa jumittuneet tarkastukset, jotta tiedonkulku jatkuu. Siirry Kulut- tai Vienti-välilehdelle tarkastamaan ja hyväksymään odottavat nimikkeet suoraan.