Les différents rôles des utilisateurs Pleo

Utilisez ce guide pour comprendre les différents niveaux d’accès dans Pleo et choisir le rôle approprié pour chaque personne au sein de votre entreprise.

Employé

Rôle par défaut pour la plupart des personnes qui utilisent une carte Pleo pour payer les dépenses professionnelles. Ce qu’un employé peut faire :

• Utiliser une carte Pleo virtuelle et/ou physique pour effectuer des achats (y compris via Apple Pay et Google Pay)
• Soumettre des notes de frais (y compris les demandes de frais kilométriques) et se rembourser soi-même via l’application mobile Pleo
• Agir en tant que vérificateur désigné pour les dépenses soumises par son équipe/pour un projet qu’il dirige
• Consulter ses propres dépenses et détails de carte
• Demander des remboursements, si cette fonctionnalité est activée
  • Utilisateur pouvant uniquement accéder aux remboursements : un utilisateur pouvant uniquement accéder aux remboursements est un employé qui envoie des notes de frais à rembourser, sans posséder de carte Pleo.
• Consulter les limites de dépenses individuelles et le statut des cartes

Administrateur

Niveau d’accès le plus élevé pour gérer Pleo au sein de l’entreprise. Ce qu’un administrateur peut faire :

• Inviter et supprimer des utilisateurs, attribuer des rôles et gérer des équipes
• Émettre, geler et configurer les cartes et les limites
• Gérer les cartes fournisseurs
• Régler les factures
• Configurer les catégories, les paramètres de taxe et les intégrations
• Configurer les processus de validation, les remboursements et les politiques de sécurité
• Accéder aux analyses et aux exportations à l’échelle de l’entreprise
• Consulter les soldes et la trésorerie, et gérer les fonds en retirant, déplaçant ou ajoutant de l’argent

Contrôleur

Un rôle parfaitement adapté aux membres de l’équipe finance interne, qui gèrent les dépenses de l’entreprise et qui sont responsables de la préparation des données à exporter, ainsi que de la tenue précise des comptes. Voici ce qu’un contrôleur avec accès limité peut faire :

• Consulter, modifier et exporter les dépenses
• Configurer la comptabilité et l’entreprise
• Aider à la vérification d’entreprise
• Exporter les dépenses
• Consulter les soldes et la trésorerie
• Retirer, transférer ou ajouter de l’argent

Un contrôleur avec accès étendu bénéficie de tous les avantages de la version limitée, ainsi que des possibilités suivantes :

• Gérer les utilisateurs
• Commander des cartes d’employé
• Gérer les limites de dépenses individuelles
• Gérer les cartes fournisseurs

Les contrôleurs peuvent bénéficier d’autorisations supplémentaires, qui doivent être configurées manuellement :

• Gérer les règles de virement
• Régler les notes de frais

Vérificateur

Rôle supplémentaire que vous ajoutez à l’un des rôles principaux. Utilisez-le lorsqu’une personne doit vérifier les dépenses et gérer les cartes d’une équipe sans disposer de tous les droits d’administration. Ce qu’un vérificateur peut faire :

• Vérifier et approuver ou rejeter les dépenses pour les personnes ou équipes attribuées
• Ajouter des commentaires ou demander des modifications avant l’approbation
• Consulter les dépenses qu’ils sont chargés de vérifier

Expert-comptable externe

Un rôle destiné aux comptables externes ou aux cabinets de comptabilité tiers ayant besoin d’accéder à votre compte Pleo pour vous aider à préparer vos dépenses en vue de leur comptabilisation. Voici ce qu’un expert-comptable externe avec accès limité peut faire :

• Consulter, modifier et exporter les dépenses
• Configurer la comptabilité et l’entreprise
• Aider à la vérification d’entreprise
• Consulter les soldes et la trésorerie
• Retirer, transférer ou ajouter de l’argent

Un expert-comptable externe avec accès étendu bénéficie de tous les avantages de la version limitée, ainsi que des possibilités suivantes :

• Gérer les utilisateurs
• Commander des cartes d’employé
• Gérer les limites de dépenses individuelles
• Gérer les cartes fournisseurs

L’expert-comptable externe peut avoir des autorisations supplémentaires, qui doivent être configurées manuellement :

• Gérer les règles de virement
• Régler les notes de frais
• Paiements de factures (capacité à régler des factures au nom des administrateurs)