Définir des directives en matière de dépenses

Pour créer et gérer votre politique de dépenses dans Pleo, les administrateurs peuvent publier des directives en matière de dépenses pour différentes catégories. Cela permet aux employés de lire (et de poser des questions sur) les directives

1. Accédez aux Paramètres
2. Accédez aux Directives en matière de dépenses
3. Cliquez sur Créerdes directives 
4. Sélectionnez une catégorie à laquelle ajouter des directives
5. Choisissez de rédiger les directives vous-même ou avec l’IA
6. Cliquez sur Publier
7. Une fois les directives publiées, les utilisateurs pourront les lire et poser des questions les concernant dans leur application Pleo

Découvrez comment rédiger des directives de dépenses efficaces

Les directives en matière de dépenses sont plus efficaces lorsqu’elles sont claires, précises et faciles à appliquer.

Limitez chaque consigne à une règle claire

• Ce qui est autorisé/interdit
  • « Les repas avec des clients sont autorisés lorsqu’il y a un motif professionnel et que les noms des participants sont ajoutés. »
  • « Les achats personnels ne sont pas autorisés (même si vous prévoyez de les rembourser). »
• Limites (le cas échéant)
  • « Les hôtels doivent coûter moins de 200 €/nuit, sauf approbation préalable. »
• Que faut-il inclure dans la dépense ?
  • « Ajoutez un reçu et une brève description pour chaque achat. »
  • « Pour les repas, précisez avec qui vous avez partagé le repas. »
• Que faire en cas de doute
  • « Si ce n’est pas précisé, veuillez demander à votre responsable ou au service financier avant d’effectuer un achat. »

Comment les rédiger

• Commencez par les verbes : « Ajoutez… / Ne pas… / Utilisez… / Évitez… »
• Utilisez doit / ne doit pas / seulement si (évitez « devrait »)
• Soyez précis : indiquez le type de commerçant, la catégorie ou le scénario
• Évitez les explications longues