Optimisez les paramètres de vérification pour éviter les goulots d’étranglement

L’optimisation de votre configuration de vérification garantit que les dépenses et les factures passent rapidement les validations, offrant à votre équipe Finance une visibilité en temps réel. En répartissant les charges de travail et en définissant clairement les responsabilités, vous pouvez éliminer les retards de validation pendant les périodes chargées ou les congés de l’équipe.

Répartir les validations par type de vérification

Choisir la bonne méthode de routage garantit que les vérifications sont automatiquement envoyées au bon titulaire, sans intervention manuelle des administrateurs.

Vérification par l’équipe

• Comment elle évite les goulots d’étranglement : elle répartit automatiquement les validations entre les responsables, afin que l’équipe Finance n’ait pas à traiter chaque transaction.
• Bonne pratique :
  • Ajoutez plusieurs vérificateurs d’équipe pour les départements plus importants afin d’assurer la continuité pendant les congés.
  • Utilisez des seuils pour contourner les vérifications pour les items à faible risque et de faible valeur.
  • Maintenez à jour l’appartenance aux équipes : des erreurs d’équipes entraînent un mauvais routage vers les vérificateurs.

Vérification par l’entreprise

• Comment elle évite les goulots d’étranglement : elle s’avère plus efficace en tant que niveau d’exception secondaire, plutôt que comme un dispositif systématique où la finance contrôle tout.
• Bonne pratique :
  • Relevez les seuils monétaires afin que la vérification par l’entreprise ne concerne que les items à forte valeur ou à risque élevé, et que les dépenses quotidiennes soient laissées aux responsables d’équipe.
  • Assurez-vous qu’il y ait suffisamment de personnes disponibles en fin de mois et pendant les vacances.

Vérification par tag (forfaits Advanced et Beyond)

• Comment elle évite les goulots d’étranglement : elle achemine automatiquement les validations vers les titulaires de projet ou de département concernés en fonction des tags sélectionnés par les employés, éliminant ainsi le tri manuel par les administrateurs.

Vérifications séquentielles (forfaits Advanced et Beyond)

• Comment elles évitent les goulots d’étranglement : elles définissent une chaîne de validation stable, dans laquelle le service finance ne reçoit un item qu’une fois que les vérifications contextuelles nécessaires effectuées par un responsable sont terminées, ce qui réduit les échanges incessants.

Bon à savoir : pour consulter des instructions étape par étape sur l’ajustement de ces paramètres dans l’application, lisez notre guide sur comment Configurer les vérifications par l’équipe, par tag et par l’entreprise. Pour voir comment les items se déplacent dans votre système, consultez notre page Comprendre le processus de vérification et de validation.

Maintenir un processus de validation rapide

1. Limitez l’utilisation de « Besoin de plus de Détails »
   • Ne renvoyez un item à un employé que lorsque cela est absolument nécessaire, car cela crée un délai dû aux allers-retours.
2. Corrigez les problèmes récurrents à la source
   • Si une dépense signale constamment le même problème, demandez à un administrateur de modifier les règles de paramétrages plutôt que d’ajuster la dépense au cas par cas.
3. Maintenez les appartenances aux équipes à jour
   • Vérifiez régulièrement vos listes d’équipes dans Pleo pour vous assurer que les employés ne sont pas affectés à des équipes obsolètes, ce qui entraîne des erreurs de routage vers les vérificateurs.

Corrigez les validations bloquées et les goulots d’étranglement

Tout est bloqué au niveau d’un seul vérificateur

Vérifiez vos seuils de vérification par l’entreprise : ils sont peut-être réglés trop bas, ce qui fait passer trop de dépenses quotidiennes dans la file d’attente de la Finance. Vous pouvez également vérifier si une vérification par l’équipe repose sur un seul responsable et ajouter un second vérificateur pour garantir la continuité en son absence.

Les vérifications sont suspendues en l’absence d’un vérificateur

Les administrateurs Pleo peuvent manuellement passer outre les vérifications bloquées pour que les données continuent d’avancer. Allez dans les onglets Dépenses ou Exportation pour vérifier et approuver directement les items en attente.