Otimiza as definições de revisão para evitar obstáculos

Otimizar a tua configuração de revisão garante que as despesas e faturas passam rapidamente pelas aprovações, dando à tua equipa financeira visibilidade em tempo real. Ao distribuir a carga de trabalho e definir responsáveis claros, podes eliminar atrasos de aprovação em períodos de maior movimento ou durante férias da equipa.

Distribuir aprovações por tipo de revisão

Escolher o método de encaminhamento certo garante que as revisões seguem automaticamente para o proprietário correto, sem intervenção manual dos admins.

Revisão de equipa

• Como evita obstáculos: distribui automaticamente as aprovações pelos gestores, para que a equipa financeira não tenha de processar cada transação.
• Boas práticas:
  • Adiciona vários revisores da equipa para departamentos maiores para garantir cobertura durante as férias.
  • Usa limites para ignorar revisões em itens de baixo risco e baixo valor.
  • Mantém a afiliação à equipa atualizada: equipas erradas levam a um encaminhamento de revisor errada.

Revisão de empresa

• Como evita obstáculos: funciona melhor como uma medida secundária de exceções do que como um "as finanças reveem tudo" para todos os casos.
• Boas práticas:
  • Aumenta os limites monetários para que a revisão de empresa apenas capte itens de alto valor ou alto risco, deixando os gastos do dia a dia para os gestores de equipa.
  • Certifica-te de que há cobertura suficiente durante o fecho de mês e feriados.

Revisão de etiquetas (planos Advanced e Beyond)

• Como evita obstáculos: encaminha automaticamente as aprovações para responsáveis específicos de projetos ou departamentos com base nas etiquetas selecionadas pelos colaboradores, eliminando a ordenação manual pelos admins.

Revisões sequenciais (planos Advanced e Beyond)

• Como evita obstáculos: define uma cadeia de comando previsível em que as finanças só recebem um item depois de concluídas as verificações contextuais necessárias pelo gestor, reduzindo a comunicação entre as partes.

Informação útil: para veres instruções passo a passo sobre como ajustar estas definições na app, lê o nosso guia sobre Configurar revisões de equipa, etiquetas e empresa. Para veres como os itens se movem visualmente pelo teu sistema, consulta a nossa página Compreender a revisão e o processo de aprovação.

Mantém um processo de aprovação rápido

1. Limita o uso de "Requer mais informação"
   • Apenas devolve um item a um colaborador quando for absolutamente necessário, pois isso cria um atraso em ciclo.
2. Resolve problemas recorrentes na origem
   • Se uma despesa sinalizar constantemente o mesmo problema, pede a um admin para atualizar as regras de configuração em vez de ajustar a despesa caso a caso.
3. Mantém as filiações às equipas atualizadas
   • Audita regularmente as tuas listas de equipa na Pleo para garantir que os colaboradores não estão atribuídos a equipas desatualizadas, o que provoca um encaminhamento ao revisor incorreta.

Resolve as aprovações bloqueadas e obstáculos

Tudo está à espera de um único revisor

Verifica os teus limites de revisão de empresa: podem estar definidos demasiado baixos, fazendo com que demasiadas despesas do dia a dia entrem na fila de finanças. Em alternativa, verifica se uma revisão de equipa depende de um único gestor e adiciona um revisor secundário para garantir cobertura de reserva.

As revisões são pausadas durante a ausência de um revisor

Os Admins da Pleo podem substituir manualmente revisões bloqueadas para manter os dados em movimento. Acede aos separadores Despesas ou Exportar para rever e aprovar diretamente os itens pendentes.