Sådan håndterer du tilbagebetalinger og indsigelser i regnskabseksporter

Håndter tilbagebetalinger og indsigelser konsekvent i din regnskabseksport for at undgå afstemningsproblemer – især når tilbagebetalingen sker i en anden periode end det oprindelige køb.

Forstå forskellen: tilbageførsel vs. tilbagebetaling vs. indsigelse

• Tilbageførsel (eller annulleret betaling): Forhandleren annullerer en kortbetaling, efter at den er blevet godkendt, men før den er afregnet. Hvis tilbageførslen bliver behandlet, kan transaktionen forsvinde fra Udgifter (og eksporter) og bliver ikke en endelig udgift, der skal bogføres.
• Tilbagebetaling: En tilbagebetaling sker, efter at en betaling er blevet afregnet, og forhandleren tilbagebetaler pengene.
• Indsigelse: En indsigelsesproces (typisk via Mastercard) benyttes, når et køb skal tilbageføres, og forhandleren ikke løser sagen, eller i visse tilfælde i forbindelse med fejl/svindel. En tilbagebetaling kan resultere i, at midler bliver ført tilbage til dig som en tilbagebetaling/tilbagebetalingsrefusion (selve indsigelsesprocessen håndteres med support).

Hvordan tilbagebetalinger og indsigelser påvirker dine eksporter

Tilbageførsler/tilbagebetalinger kan skabe afstemningsproblemer, hvis:

• det oprindelige køb blev eksporteret sidste måned, men tilbageførslen sker i denne måned.
• du eksporterer tilbageførsler/tilbagebetalinger uden en klar intern bogføringsregel (forskellige bogholdere håndterer dem forskelligt).
• dit regnskabssystem forventer, at tilbageførsler bogføres på en bestemt måde (for eksempel som positive beløb, negative beløb eller en separat transaktionstype).

Eksportér tilbagebetalinger og indsigelser fra Pleo

Eksportér via integrationen

Hvis du bruger en regnskabsintegration, skal du eksportere fra Pleo som normalt:

1. Gå til Eksport → Ikke eksporteret.
2. Kontrollér, at transaktionsoplysningerne er korrekte (kategori, tags, noter, momskoder)
3. Vælg de transaktioner, du vil eksportere.
4. Klik på Føj til eksportkø.
5. Gå til Eksportkø.
6. Vælg transaktionerne, og klik på Eksportér.

Eksportér via CSV (tilpasset eksport)

Hvis du eksporterer via CSV (inklusive tilpassede formater), følger du den samme eksportproces:

1. Gå til Eksport → Ikke eksporteret.
2. Vælg de transaktioner, der er klar til eksport.
3. Klik på Føj til eksportkø.
4. Gå til Eksportkø.
5. Klik på Eksportér.
6. Klik på Download fil (hvis det er nødvendigt), og upload derefter filen til dit regnskabssystem

Anbefalet regnskabstilgang (bedste praksis)

For at undgå forvirring og gøre afstemning nemmere foretrækker mange regnskabsteams følgende:

• Bogfør det oprindelige køb som normalt.
• Bogfør tilbageførslen/tilbagebetalingen som en separat transaktion, når den foretages.
• Afstem begge i forhold til din Pleo Wallet/bank/clearingkonto.

Det gør det nemmere at:

• spore, hvornår kontanter blev flyttet
• forklare forskelle mellem perioder
• revidere transaktionens fulde historik

Almindelige scenarier

Tilbageførslen modtages i en anden måned end det oprindelige køb.

Beslut dig for én tilgang, og brug den konsekvent:

• Bogfør posten i den aktuelle måned, eller
• bogfør den i den oprindelige måned (via en regulerende kassekladdeindtastning).

Det vigtigste er konsekvens (og afstemning med din bogholder/revisor).

Du kan stadig se en "afventende" transaktion, som derefter forsvinder

Dette kan være en tilbageførsel/annullering (godkendt, men aldrig afregnet). Hvis den bliver tilbageført, er det muligvis ikke en endelig udgift, der skal eksporteres.

Fejlfinding

Jeg kan ikke finde en tilbageførsel/tilbagebetaling, der skal eksporteres

• Sørg for, at du kigger under Eksport → Ikke eksporteret og bruger filtre (dato, beløb, forhandler)
• Bekræft, at den oprindelige transaktion er afregnet (du kan kun eksportere afregnede transaktioner)
• Hvis du mener, at en tilbageførsel/tilbagebetaling burde være sket, men du endnu ikke kan se den, er den muligvis stadig under behandling

Jeg skal ændre noget efter en eksport

Eksporterede udgifter kan ikke fortrydes i Pleo. Hvis noget skal rettes, skal du:

• rette det i dit regnskabssystem eller
• kontakte support, hvis du mener, at en eksport skal fortrydes