Hoe ga je om met terugbetalingen en terugboekingen in boekhoud-exports

Ga op een consistente manier om met terugbetalingen en terugboekingen in je boekhoud-export om afletteringsproblemen te voorkomen, vooral wanneer de terugbetaling in een andere periode valt dan de oorspronkelijke aanschaf.

Je hebt toegang nodig als Beheerder of Boekhouder om uitgaven te exporteren.
Terugbetalingen en terugboekingen verschijnen mogelijk pas nadat de oorspronkelijke aanschaf is geëxporteerd, afhankelijk van wanneer de leverancier (of kaartmaatschappij) de terugboeking verwerkt.
Bepaal je interne boekingsaanpak voor (i) in welke periode je terugbetalingen/terugboekingen boekt (oorspronkelijke periode vs. huidige periode) en (ii) of je ze als afzonderlijke transacties boekt of verrekent met de oorspronkelijke uitgave.

Begrijp het verschil: terugzetting vs. terugbetaling vs. terugboeking

Terugzetting (of geannuleerde betaling): de leverancier annuleert een kaartbetaling nadat deze is geautoriseerd, maar voordat deze wordt verrekend. Als de terugzetting is verwerkt, kan de transactie verdwijnen uit Uitgaven (en exports) en wordt het geen definitieve uitgave om te boeken.
Terugbetaling: een terugbetaling vindt plaats nadat een betaling is verrekend en de leverancier het geld terugstort.
Terugboeking: een geschillenproces (meestal via Mastercard) dat wordt gebruikt wanneer een aanschaf moet worden teruggedraaid en de leverancier het probleem niet oplost, of in bepaalde gevallen van incorrecte transacties/fraude. Een terugboeking kan ertoe leiden dat saldo aan je wordt teruggestort als een terugboeking/terugbetaling na terugboeking (het geschillenproces zelf wordt met ondersteuning afgehandeld).

Zodra een uitgave is geëxporteerd, kan deze niet meer worden bewerkt in Pleo. Als je wilt wijzigen hoe iets is geboekt, moet je dit meestal aanpassen in je boekhoudsysteem.

Hoe terugbetalingen en terugboekingen je exports beïnvloeden

Terugbetalingen/terugboekingen kunnen afletteringsproblemen veroorzaken als:

De oorspronkelijke aanschaf afgelopen maand is geëxporteerd, maar de terugbetaling deze maand binnenkomt.
Je terugbetalingen/terugboekingen exporteert zonder een duidelijke interne boekingsregel (verschillende boekhouders gaan er anders mee om).
Je boekhoudsysteem verwacht dat terugbetalingen op een specifieke manier worden geboekt (bijvoorbeeld positieve bedragen, negatieve bedragen of een afzonderlijk transactietype).

Een goede praktijk aan het einde van de maand is om terugbetalingen en terugboekingen expliciet te beoordelen vóór het exporteren en te bevestigen dat je boekingsaanpak consistent is.

Terugbetalingen en terugboekingen exporteren uit Pleo

Exporteren via integratie

Als je een boekhoudintegratie gebruikt, exporteer je zoals gewoonlijk uit Pleo:

Ga naar Exporteren → Niet geëxporteerd
Controleer of de transactiegegevens kloppen (categorie, labels, opmerkingen, belastingcodes)
Selecteer de transacties die je wilt exporteren
Klik op Toevoegen aan exportwachtrij
Ga naar Exportwachtrij
Selecteer de transacties en klik op Exporteren

Als een terugbetaling/terugboeking binnenkomt nadat de oorspronkelijke aanschaf is geëxporteerd, kun je deze meenemen in je volgende exportrun. Zorg ervoor dat je boekhoudteam weet hoe deze moet worden geboekt (huidige periode vs. correctie van vorige periode).

Exporteren via CSV (aangepaste export)

Als je via CSV exporteert (inclusief aangepaste indelingen), volg je dezelfde export flow:

Ga naar Exporteren → Niet geëxporteerd
Selecteer de transacties die klaar zijn om te worden geëxporteerd
Klik op Toevoegen aan exportwachtrij
Ga naar Exportwachtrij
Klik op Exporteren
Klik op Bestand downloaden (indien nodig) en upload het bestand vervolgens in je boekhoudsysteem

Aanbevolen boekhoudkundige aanpak (best practice)

Om verwarring te voorkomen en de aflettering eenvoudiger te maken, geven veel boekhoudteams de voorkeur aan het volgende:

Boek de oorspronkelijke aanschaf zoals gebruikelijk
Boek de terugbetaling/terugboeking als een afzonderlijke transactie wanneer deze plaatsvindt
Letter beide af tegen je Pleo wallet-/bank-/verrekeningsrekening

Dit maakt het eenvoudiger om:

Bij te houden wanneer er cash wordt verplaatst
Verschillen tussen periodes uit te leggen
De volledige geschiedenis van de transactie te controleren

Veelvoorkomende situaties

De terugbetaling komt in een andere maand binnen dan de oorspronkelijke aanschaf

Kies één aanpak en pas deze consistent toe:

Boek deze in de huidige maand, of
Boek deze terug naar de oorspronkelijke maand (via een aangepast logboekitem)

Belangrijk is dat je consistent bent (en op één lijn zit met je boekhouder/auditor).

Je ziet nog steeds een transactie 'in behandeling' staan die daarna verdwijnt

Dit kan een terugdraaiing/annulering zijn (geautoriseerd maar nooit verrekend). Als deze is teruggedraaid, is het mogelijk geen definitieve uitgave om te exporteren.

Problemen oplossen

Ik kan geen terugbetaling/terugboeking vinden om te exporteren

Zorg dat je kijkt in Exporteren → Niet-geëxporteerd en filters gebruikt (datum, bedrag, leverancier)
Bevestig dat de oorspronkelijke transactie is verrekend (je kunt alleen verrekende transacties exporteren)
Als je denkt dat er een terugbetaling/terugboeking had moeten plaatsvinden maar je deze nog niet ziet, is deze mogelijk nog in verwerking

Ik moet iets wijzigen na de export

Geëxporteerde uitgaven kunnen niet worden teruggedraaid in Pleo. Als er iets moet worden gecorrigeerd, moet je het volgende doen:

Corrigeer het in je boekhoudsysteem of
Neem contact op met de ondersteuning als je denkt dat een export ongedaan moet worden gemaakt