Käsittelemällä hyvitykset ja takaisinveloitukset johdonmukaisesti kirjanpidon viennissä voit välttää täsmäytysongelmat – erityisesti silloin, kun maksun palautus kirjataan eri kaudelle kuin alkuperäinen osto.
Mitä eroa on oikaisulla, maksun palautuksella tai hyvityksellä ja takaisinveloituksella?
- Oikaisu (tai mitätöity maksu): Kauppias peruuttaa korttimaksun sen jälkeen, kun se on hyväksytty, mutta ennen kuin maksu on maksettu. Kun oikaisu on käsitelty, tapahtuma voi hävitä Kulut-näkymästä (ja vienneistä), eikä siitä tule lopullista kulukirjausta kirjanpitoon.
- Maksun palautus / hyvitys: maksun palautus tapahtuu, kun maksu on maksettu ja kauppias palauttaa rahat.
- Takaisinveloitus: Riitautusmenettely (yleensä Mastercardin kautta), jota käytetään, kun osto täytyy oikaista, mutta kauppias ei ratkaise asiaa, tai tietyissä virhe-/petostapauksissa. Takaisinveloitus voi johtaa siihen, että varat palautetaan sinulle takaisinveloituksena/takaisinveloituspalautuksena (itse riitaprosessia hoidetaan yhdessä tukipalvelun kanssa).
Miten hyvitykset ja takaisinveloitukset vaikuttavat vientiin?
Maksun palautukset ja takaisinveloitukset voivat aiheuttaa täsmäytysongelmia seuraavissa tapauksissa:
- Alkuperäinen osto vietiin viime kuussa, mutta maksun palautus kirjautuu tässä kuussa.
- Hyvityksiä/takaisinveloituksia viedään ilman selkeää sisäistä kirjaussääntöä (eri kirjanpitäjät käsittelevät niitä eri tavoin).
- Kirjanpitojärjestelmäsi odottaa, että maksun palautukset kirjataan tietyllä tavalla (esimerkiksi positiivisina summina, negatiivisina summina tai erillisenä tapahtumatyyppinä).
Hyvitysten ja takaisinveloitusten vienti Pleosta
Vie integraation kautta
Jos käytät kirjanpitointegraatiota, vie Pleosta tavalliseen tapaan:
- Siirry kohtaan Vienti → Viemättä
- Tarkista, että tapahtuman tiedot ovat oikein (kategoria, luokat, huomautukset, arvonlisäverotunnisteet)
- Valitse tapahtumat, jotka haluat viedä
- Valitse Lisää vientijonoon
- Siirry kohtaan Vientijono
- Valitse tapahtumat ja valitse sitten Vie
Vie CSV:n avulla (mukautettu vienti)
Jos viet CSV-tiedoston avulla (mukaan lukien mukautetut muodot), noudatat samaa vientijärjestelmää:
- Siirry kohtaan Vienti → Viemättä
- Valitse tapahtumat, jotka ovat valmiina vietäviksi
- Valitse Lisää vientijonoon
- Siirry kohtaan Vientijono
- Valitse Vie
- Valitse Lataa tiedosto (tarvittaessa) ja lataa sitten tiedosto kirjanpitojärjestelmääsi
Suositeltu kirjanpitokäytäntö (parhaat käytännöt)
Sekaannusten välttämiseksi ja täsmäytyksen helpottamiseksi monet kirjanpitotiimit suosivat seuraavaa prosessia:
- Kirjaa alkuperäinen osto tavalliseen tapaan
- Kirjaa hyvitys/takaisinveloitus omana tapahtumanaan silloin, kun se tapahtuu
- Täsmäytä molemmat Pleo Wallet- / pankki- / clearingtilin kanssa
Tämän prosessin ansiosta on helpompi
- seurata, milloin käteinen liikkui
- selittää erot jaksojen välillä
- tarkastaa tapahtuman koko historia
Yleiset tilanteet
Maksun palautus tulee eri kuukautena kuin alkuperäinen osto
Valitse yksi käytäntö ja käytä sitä johdonmukaisesti:
- kirjaa se kuluvalle kuukaudelle tai
- kirjaa se takaisin alkuperäiselle kuukaudelle (tee päiväkirjaan oikaisumerkintä)
Tärkeintä on johdonmukaisuus (ja yhtenäinen linja kirjanpitäjän/tilintarkastajan kanssa).
Näet yhä ”odottaa”-tilassa olevan tapahtuman, joka sitten katoaa
Kyseessä voi olla oikaisu/mitätöinti (hyväksytty mutta ei koskaan maksettu). Jos maksu on oikaistu, siitä ei välttämättä tule lopullista vietävää kulukirjausta.
Vianmääritys
En löydä maksun palautusta / takaisinveloitusta vientiä varten
- Varmista, että tarkastelet kohtaa Vienti → Viemättä ja käytät suodattimia (päivämäärä, summa, kauppias)
- Vahvista, että alkuperäinen tapahtuma on maksettu (voit viedä vain maksetut tapahtumat)
- Jos uskot, että maksun palautus / takaisinveloitus olisi jo pitänyt tehdä, mutta et vielä näe sitä, se voi yhä olla käsittelyssä
Minun täytyy muuttaa jotain viennin jälkeen
Kulujen vientiä ei voi perua Pleossa. Jos jotain täytyy korjata, sinun täytyy
- korjata se kirjanpitojärjestelmässäsi tai
- ottaa yhteyttä tukeen, jos uskot, että vienti täytyy peruuttaa
Auttoiko tämä artikkeli?
Loistavaa!
Kiitos palautteestasi
Pahoittelut ettemme voineet auttaa
Kiitos palautteestasi
Palaute lähetetty
Kiitos palautteesta. Yritämme korjata artikkelin
