Comment gérer les restitutions de fonds et les rétrofacturations dans les exportations comptables

Gérez de manière cohérente les restitutions de fonds et les rétrofacturations dans votre exportation comptable pour éviter les problèmes de rapprochement, en particulier lorsque la restitution de fonds a lieu sur une période différente de celle de l’achat initial.

Comprendre la différence entre annulation, restitution de fonds et rétrofacturation

• Annulation (ou paiement annulé) : le commerçant annule un paiement par carte après son autorisation, mais avant son règlement. Si l’annulation est traitée, la transaction peut disparaître des dépenses (ainsi que des exportations) et ne constituera pas une dépense finale à comptabiliser.
• Restitution de fonds : une restitution de fonds intervient après le règlement d’un paiement, lorsque le commerçant renvoie l’argent.
• Rétrofacturation : un processus de contestation (généralement via Mastercard) utilisé lorsqu’un achat doit être annulé et que le commerçant ne résout pas le problème, ou dans certains cas d’erreur/de fraude. Une rétrofacturation peut entraîner un remboursement sous forme de rétrofacturation / restitution de fonds par rétrofacturation (le processus de contestation en tant que tel est géré avec l’équipe Support).

Impact des restitutions de fonds et des rétrofacturations sur vos exportations

Les restitutions de fonds / rétrofacturations peuvent créer des problèmes de rapprochement si :

• l’achat initial a été exporté le mois dernier, mais la restitution de fonds a lieu ce mois-ci ;
• vous exportez des restitutions de fonds / rétrofacturations sans règle interne de comptabilisation claire (les différents comptables les traitent différemment) ;
• votre système de comptabilité exige que les restitutions de fonds soient comptabilisées d’une manière spécifique (par exemple, avec des montants positifs ou négatifs, ou un type de transaction distinct).

Exporter les restitutions de fonds et les rétrofacturations depuis Pleo

Exporter via une intégration

Si vous utilisez une intégration comptable, exportez depuis Pleo comme d’habitude :

1. Accédez à la rubrique Exportation → Non exporté
2. Vérifiez que les détails de la transaction sont corrects (catégorie, tags, commentaires, codes TVA)
3. Sélectionnez les transactions que vous souhaitez exporter
4. Cliquez sur Ajouter à la file d’attente d’exportation
5. Accédez à la section File d’attente d’exportation
6. Sélectionnez les transactions et cliquez sur Exporter

Exporter via CSV (exportation personnalisée)

Si vous exportez via CSV (y compris les formats personnalisés), vous suivrez le même flux d’exportation :

1. Accédez à la rubrique Exportation → Non exporté
2. Sélectionnez les transactions prêtes à être exportées
3. Cliquez sur Ajouter à la file d’attente d’exportation
4. Accédez à la section File d’attente d’exportation
5. Cliquez sur Exporter
6. Cliquez sur Télécharger le fichier (si nécessaire), puis téléchargez le fichier dans votre système de comptabilité

Approche comptable recommandée (meilleure pratique)

Pour éviter toute confusion et faciliter le rapprochement, de nombreuses équipes comptables préfèrent :

• comptabiliser l’achat initial normalement ;
• comptabiliser la restitution de fonds / rétrofacturation comme une transaction distincte lorsqu’elle a lieu ;
• rapprocher les deux par rapport à votre Portefeuille Pleo/votre banque/votre compte de compensation.

Cela facilite :

• le suivi du moment où les liquidités ont été déplacées ;
• l’explication des différences entre les périodes ;
• l’audit de l’historique complet de la transaction

Scénarios courants

La restitution de fonds arrive un mois différent de celui de l’achat initial

Choisissez une approche et appliquez-la de manière cohérente :

• Comptabilisez-la dans le mois en cours, ou
• Comptabilisez-la dans le mois d’origine de l’achat (via une écriture de journal d’ajustement)

Le plus important est d’être cohérent (et aligné avec votre comptable/auditeur).

Vous voyez toujours une transaction « en attente » qui disparaît ensuite

Il peut s’agir d’une annulation/révocation (autorisée, mais jamais réglée). Si elle est révoquée, il ne s’agit peut-être pas d’une dépense finale à exporter.

Résolution de problèmes

Je ne trouve pas de restitution de fonds / rétrofacturation à exporter

• Assurez-vous de consulter la section Exporter → Non exportée et d’utiliser des filtres (date, montant, commerçant)
• Confirmez que la transaction initiale a été réglée (vous pouvez uniquement exporter les transactions réglées)
• Si vous pensez qu’une restitution de fonds / rétrofacturation aurait dû avoir lieu, mais que vous ne la voyez pas encore, il est possible qu’elle soit toujours en cours de traitement

Je dois faire une modification après l’exportation

Les dépenses exportées ne peuvent pas être annulées dans Pleo. Si quelque chose doit être corrigé, vous devrez :

• corriger l’erreur dans votre système de comptabilité ; ou
• contacter l’Équipe support si vous pensez qu’une exportation doit être annulée