Sorgen Sie für mehr Kontrolle und Transparenz Ihrer Plangebühren und wiederkehrenden Händlerausgaben, indem Sie dedizierte Karten erstellen, um Zahlungen auf bestimmte Händler:innen zu beschränken oder für sie zu blockieren.
Wann Sie eine zweckgebundene statt einer regulären Karte verwenden sollten
Verwenden Sie eine zweckgebundene Karte für wiederkehrende Zahlungen, die an eine:n bestimmte:n Händler:in gebunden sind, insbesondere wenn die Zahlung online oder über ein Händlerportal erfolgt.
- Plangebühren (Software und Tools, die monatlich oder jährlich abgerechnet werden).
- Online-Werbeplattformen (z. B. Werbekonten, die über eine Plattform-Kasse abgerechnet werden).
- Wiederkehrende Dienstleistungsanbieter, die online bezahlt werden.
- Wiederkehrende, nicht an eine Plangebühr gebundene Ausgaben, die dennoch regelmäßig beim gleichen Händler bzw. der gleichen Händlerin anfallen (z. B. Büromaterial, das online beim selben Einzelhandel bestellt wird).
Verwenden Sie eine reguläre Pleo-Karte (virtuell oder physisch) für individuelle Ausgaben Ihrer Mitarbeiter:innen, insbesondere für persönliche und alltägliche Ausgaben.
- Reisen (Transport, Verpflegung, Hotels).
- Mandantenunterhaltung
- Einmalkäufe, die einzelnen Mitarbeiter:innen zugeordnet sind.
Beispiel: eine Person, zwei Ausgabetypen
Wenn ein:e Mitarbeiter:in sowohl für wiederkehrende Tools als auch für tägliche Ausgaben bezahlt (z. B. ein Marketing-Lead):
- Verwenden Sie eine zweckgebundene Karte für wiederkehrende Händlerzahlungen (z. B. an eine Werbeplattform).
- Verwenden Sie eine reguläre Karte für Reisen und einmalige Käufe.
Diese Trennung macht es einfacher, unternehmensweite wiederkehrende Kosten zu verfolgen, während individuelle Ausgaben weiterhin dem:der Mitarbeiter:in zugeordnet bleiben, der:die sie getätigt hat.
Zweckgebundene Karten erstellen und verwenden
Zweckgebundene Karte erstellen
Zweckgebundene Karten können sofort verwendet werden, sobald sie erstellt sind. Der Status ändert sich zu Aktiv, sobald die Karte als Zahlungsmethode auf der Website des/der Händlers/Händlerin hinzugefügt wurde.
Einstellungen für zweckgebundene Karten
- Limit
Jede zweckgebundene Karte kann ein eigenes wöchentliches, monatliches oder jährliches Limit haben. Das Limit kann auch in einer Währung angegeben werden, die sich von der Kontowährung unterscheidet. - Beschränkung der Händler:innen
Wählen Sie bestimmte Händler:innen aus, bei denen die Karte verwendet werden kann. Transaktionsversuche bei allen anderen Händlern/Händlerinnen werden blockiert. - Standardkontowerte
Legen Sie die Standardkategorie, das Tag, das Team und den Steuercode für die wiederkehrenden Ausgaben fest, die Sie mit den zweckgebundenen Karten tätigen.
Eine zweckgebundene Karte löschen
Erfahren Sie, wie Sie die Verwendung einer zweckgebundenen Karte auf sichere Weise beenden, indem Sie sie in der Pleo-Web-Anwendung löschen.
Vor dem Deaktivieren (empfohlen)
Stellen Sie sicher, dass Sie zuerst die Zahlungsmethode beim Händler aktualisieren, da sonst zukünftige Plangebühr-Zahlungen fehlschlagen können.
Wenn Sie das Abonnement weiterhin benötigen, sollten Sie zunächst einen Ersatz für die zweckgebundene Karte erstellen und das Abrechnungsportal des Händlers aktualisieren.
Um eine zweckgebundene Karte zu vernichten, befolgen Sie diese Schritte:
- Klicken Sie auf Ihrem Desktop auf Karten
- Wählen Sie die relevante zweckgebundene Karte aus
- Öffnen Sie die Einstellungen der Karte und klicken Sie auf Karte einfrieren
- Wählen Sie Karte vernichtet aus und bestätigen Sie
Wiederkehrende Ausgaben erkennen
Wiederkehrende Händler bietet eine automatisch generierte Übersicht über Plangebühren, basierend auf Kartenausgaben und Eingangsrechnungen (nur in Deutschland).
- Navigieren Sie in Pleo zu wiederkehrenden Händlern
- Sie können die Filter oben verwenden, um die Ansicht einzugrenzen (Zeitraum, Käufer:in, Team, Zahlungsmethode)
- Sie können auch die Sortierung ändern, um Ihre Daten besser zu erkunden (hohe Ausgaben, niedrige Ausgaben, zuletzt bezahlt usw.)
- Die Übersicht hilft Ihnen, Ihre Ausgaben bei wiederkehrenden Händlern nachzuvollziehen und die Käufer:innen zu sehen, die für die Ausgaben verantwortlich sind
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