So verwalten Sie Rückerstattungen und Rückbuchungen in Buchhaltungsexporten

Behandeln Sie Gutschriften und Rückbuchungen in Ihren Buchhaltungsexporten einheitlich, um Probleme beim Kontenabgleich zu vermeiden – insbesondere, wenn die Gutschrift in einem anderen Zeitraum eingeht als der ursprüngliche Kauf.

Den Unterschied verstehen: Stornierung vs. Gutschrift vs. Rückbuchung

• Stornierung (oder annullierte Zahlung): Der Händler storniert eine Kartenzahlung, nachdem sie autorisiert wurde, aber bevor sie ausgeglichen wird. Wenn die Stornierung verarbeitet ist, kann die Transaktion aus den Ausgaben (und Exporten) verschwinden und stellt keine endgültige zu buchende Ausgabe dar.
• Gutschrift: Eine Gutschrift erfolgt, nachdem eine Zahlung ausgeglichen wurde und der Händler das Geld zurückerstattet.
• Rückbuchung: Ein Reklamationsverfahren (typischerweise über Mastercard), das genutzt wird, wenn ein Kauf rückgängig gemacht werden muss und der Händler das Problem nicht löst oder in bestimmten Fällen von Fehlern/Betrug. Eine Rückbuchung kann dazu führen, dass Guthaben als Rückbuchung/Rückbuchungs­gutschrift an Sie zurückgezahlt wird (der Reklamationsprozess selbst wird mit dem Support abgewickelt).

Wie Gutschriften und Rückbuchungen Ihre Exporte beeinflussen

In folgenden Fällen können Gutschriften/Rückbuchungen können Kontenabgleichsprobleme verursachen:

• Der ursprüngliche Kauf wurde letzten Monat exportiert, die Gutschrift geht jedoch in diesem Monat ein.
• Sie exportieren Gutschriften/Rückbuchungen ohne klare interne Buchungsregel (verschiedene Steuerberater:innen gehen unterschiedlich damit um).
• Ihr Buchhaltungssystem erwartet, dass Gutschriften auf eine bestimmte Weise gebucht werden (zum Beispiel positive Beträge, negative Beträge oder ein eigener Transaktionstyp).

Gutschriften und Rückbuchungen aus Pleo exportieren

Über die Schnittstelle exportieren

Wenn Sie eine Buchhaltungsschnittstelle verwenden, exportieren Sie wie gewohnt aus Pleo:

1. Gehen Sie zu Export → Ausgabenübersicht
2. Überprüfen Sie, ob die Transaktionsdetails korrekt sind (Kategorie, Tags, Notizen, Steuercodes)
3. Wählen Sie die Transaktionen aus, die Sie exportieren möchten
4. Klicken Sie auf Zur Export-Warteschlange hinzufügen
5. Gehen Sie zur Export-Warteschlange
6. Wählen Sie die Transaktionen aus und klicken Sie auf Export

Export über CSV (benutzerdefinierter Export)

Folgen Sie demselben Exportvorgang, wenn Sie über CSV exportieren (einschließlich maßgeschneiderter Formate):

1. Gehen Sie zu Export → Ausgabenübersicht
2. Wählen Sie die Transaktionen aus, die für den Export bereit sind
3. Klicken Sie auf Zur Export-Warteschlange hinzufügen
4. Gehen Sie zur Export-Warteschlange
5. Klicken Sie auf Exportieren
6. Klicken Sie auf Datei herunterladen (falls erforderlich), und laden Sie die Datei dann in Ihr Buchhaltungssystem hoch

Empfohlener Buchhaltungsansatz (Best Practice)

Viele Buchhaltungsteams gehen wie folgt vor, um Verwirrung zu vermeiden und den Kontenabgleich zu erleichtern:

• Buchen Sie den ursprünglichen Kauf ganz normal
• Buchen Sie die Gutschrift/Rückbuchung als separate Transaktion, sobald sie erfolgt
• Gleichen Sie beide gegen Ihr Pleo Wallet-/Bank-/Verrechnungskonto ab

Dies erleichtert Folgendes:

• Bargeldbewegungen nachverfolgen
• Unterschiede zwischen Zeiträumen erklären
• Den vollständigen Verlauf der Transaktion prüfen

Häufige Szenarien

Gutschrift trifft in einem anderen Monat ein als der ursprüngliche Kauf

Entscheiden Sie sich für ein Vorgehen und wenden Sie es konsequent an:

• Im aktuellen Monat verbuchen oder
• Zurück in den ursprünglichen Monat verbuchen (über einen anpassenden Journaleintrag)

Entscheidend ist Konsistenz (und Abstimmung mit Ihrem/Ihrer Steuerberater:in/Prüfer:in).

Sie sehen weiterhin eine „offene“ Transaktion, die dann verschwindet

Dies kann eine Stornierung/Annullierung sein (autorisiert, aber nie ausgeglichen). Wenn sie storniert wurde, ist es möglicherweise keine endgültige Ausgabe zum Exportieren.

Fehlerbehebung

Ich kann keine Gutschrift/Rückbuchung zum Exportieren finden

• Vergewissern Sie sich, dass Sie unter Export → Ausgabenübersicht suchen und Filter verwenden (Datum, Betrag, Händler)
• Bestätigen Sie, dass die ursprüngliche Transaktion ausgeglichen ist (Sie können nur abgeglichene Transaktionen exportieren)
• Wenn Sie denken, dass eine Gutschrift/Rückbuchung hätte erfolgen sollen, sie aber noch nicht sehen können, wird sie möglicherweise noch verarbeitet

Ich muss nach dem Export etwas ändern

Exportierte Ausgaben können in Pleo nicht rückgängig gemacht werden. Gehen Sie wie folgt vor, wenn etwas korrigiert werden muss:

• Korrigieren Sie es in Ihrem Buchhaltungssystem oder
• Wenden Sie sich an den Support, wenn Sie glauben, dass ein Export rückgängig gemacht werden muss