Bénéficiez de contrôle et de visibilité sur vos abonnements et vos dépenses auprès de fournisseurs récurrents en créant des cartes dédiées que vous pouvez limiter et verrouiller pour des fournisseurs spécifiques.
Quand utiliser une carte fournisseur ou une carte classique
Utilisez une carte fournisseur pour les paiements récurrents liés à un fournisseur spécifique, en particulier lorsque le paiement s’effectue en ligne ou via un portail fournisseur.
- Abonnements (logiciels et outils facturés mensuellement ou annuellement).
- Plateformes de publicité en ligne (par exemple, comptes publicitaires facturés via le paiement sur la plateforme).
- Prestataires de services récurrents payés en ligne.
- Dépenses récurrentes non liées à un abonnement, qui se produisent tout de même régulièrement auprès du même fournisseur (par exemple, fournitures de bureau commandées en ligne auprès du même détaillant).
Utilisez une carte Pleo classique (virtuelle ou physique) pour les dépenses individuelles des employés, en particulier pour les achats en personne et les dépenses quotidiennes.
- Déplacements (transports, repas, hôtels).
- Divertissement client.
- Achats ponctuels liés à un employé.
Exemple : une personne, deux types de dépenses
Si un employé paie à la fois pour des outils récurrents et des dépenses quotidiennes (par exemple, un responsable marketing) :
- Utilisez une carte fournisseur pour les paiements à un fournisseur récurrent (par exemple, une plateforme publicitaire).
- Utilisez une carte classique pour les voyages et les achats ponctuels.
Cette séparation permet de suivre plus facilement les coûts récurrents de l’entreprise, tout en associant chaque dépense individuelle à l’employé qui l’a engagée.
Créer et utiliser une carte fournisseur
Les cartes fournisseurs peuvent être utilisées dès qu’elles sont créées. Le statut passe à Actif dès que la carte a été ajoutée comme méthode de paiement sur le site web du fournisseur.
Paramètres de la carte fournisseurs
- Limite
Chaque carte fournisseurs peut avoir sa propre limite hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. La limite peut être indiquée dans une devise différente de celle du Compte. - Verrouillage fournisseur
Sélectionnez les fournisseurs spécifiques chez lesquels la carte peut être utilisée. Les tentatives de transaction chez tout autre commerçant seront bloquées. - Valeurs comptables par défaut
Définissez la catégorie, le tag, l’équipe et le code TVA par défaut pour les dépenses récurrentes que vous effectuez avec les cartes fournisseurs.
Supprimer une carte fournisseur
Découvrez comment cesser d’utiliser en toute sécurité une carte fournisseur en la supprimant dans l’application Web Pleo.
Avant désactivation (recommandé)
Veillez en premier lieu à mettre à jour le mode de paiement auprès du fournisseur ; à défaut, les prochains paiements d’abonnement risquent d’être rejetés.
Si vous voulez que l’abonnement reste actif, envisagez de créer d’abord une carte fournisseurs de remplacement et de mettre à jour le portail de facturation du fournisseur.
Pour supprimer une carte fournisseur, suivez les étapes ci-dessous :
- Cliquez sur Cartes sur votre ordinateur
- Sélectionnez la carte fournisseurs concernée
- Ouvrez les Paramètres de la carte et cliquez sur Geler la carte
- Sélectionnez Détruire la carte et confirmez
Détecter les dépenses récurrentes
La page Fournisseurs récurrents offre un aperçu des abonnements généré automatiquement, basé sur les dépenses par carte et les factures (en Allemagne uniquement).
- Dans Pleo, accédez à Fournisseurs récurrents
- Vous pouvez utiliser les filtres situés en haut pour affiner la vue (période, acheteur, équipe, mode de paiement)
- Vous pouvez également modifier l’ordre de tri pour mieux étudier vos données (dépenses élevées, faibles dépenses, dernier paiement, etc.)
- L’aperçu vous permet de comprendre vos dépenses auprès des fournisseurs récurrents et d’identifier les acheteurs à l’initiative de ces dépenses
Cet article a-t-il été utile ?
C'est super !
Merci pour votre commentaire
Désolé ! Nous n'avons pas pu vous être utile
Merci pour votre commentaire
Commentaires envoyés
Nous apprécions vos efforts et nous allons corriger l'article
