Configurer le processus de vérification

Les dépenses par carte, les notes de frais et les factures peuvent être vérifiées à différents niveaux :

• Vérification par l’équipe (forfaits Essential, Advanced & Beyond) : vérifications basées sur l’équipe configurée
• Vérification par tags (forfaits Advanced & Beyond) : vérifications basées sur les tags ou les centres de coûts
• Vérification par l’entreprise (forfaits Essential, Advanced & Beyond) : vérifications pour l’équipe finance

Activez les vérifications séquentielles sous Vérifications afin que les vérifications par l’équipe et par tags soient toujours effectuées avant la vérification par l’entreprise.

Bon à savoir :

• Les dépenses à vérifier apparaîtront sous Vérifier
• Les dépenses peuvent être marquées comme Acceptable, Non acceptable ou Nécessite des informations
• Les administrateurs peuvent passer outre certaines vérifications en vérifiant directement les dépenses dans Dépenses ou Exportation
• Les vérificateurs de l’équipe ne peuvent pas vérifier leurs propres dépenses
• Les vérificateurs de l’équipe et de tag ne peuvent pas vérifier leurs propres dépenses

Vérification par l’équipe 

Permet aux chefs d’équipe de superviser et de garder le contrôle des dépenses de leurs équipes. 

Configurer la vérification par l’équipe

1. Naviguez vers Employés
2. Accédez à Équipes
3. Cliquez sur Créer une équipe et saisissez un nom d’équipe
4. Ajouter des membres à l’équipe
5. Cliquez sur Ajouter un vérificateur pour attribuer un vérificateur à l’équipe
6. Modifiez le vérificateur pour définir les seuils minimum et maximum pour les vérifications

Bon à savoir :

• Les vérificateurs de l’équipe peuvent également définir des limites de dépenses et activer/désactiver des cartes pour des membres de l’équipe
• Il est possible d’ajouter plusieurs vérificateurs par équipe
• Les vérificateurs de l’équipe ne vérifient pas leurs propres dépenses
• Vous pouvez également ajouter manuellement un vérificateur supplémentaire pour une dépense individuelle dans la section Vérifier de chaque transaction

Vérification de tag

Assignez des vérificateurs afin qu’ils puissent approuver les dépenses et les factures en fonction des tags (par exemple : département, projet, client, localisation, etc.).

Configurer la vérification par tags

1. Accédez aux Paramètres
2. Naviguez vers Vérification
3. Cliquez sur Basé sur les tags
4. Sélectionnez le groupe de tags pour lequel vous souhaitez ajouter des vérifications
5. Sélectionnez un vérificateur à attribuer au tag
6. Cliquez sur Attribuer

Bon à savoir : les vérifications par tags ne peuvent pas être configurées sur la base de seuils ; toutes les vérifications avec le tag seront attribuées pour vérification.

Vérification par l'entreprise

Vérification supplémentaire qui permet à l’équipe finance d’autoriser les dépenses et remboursements dans toute l’entreprise. 

Configurer la vérification par l’entreprise

1. Accédez aux Paramètres
2. Naviguez vers Vérification
3. Activez le bouton permettant la Vérification par l’entreprise
4. Définissez les seuils minimum et maximum pour les vérifications
5. Ajoutez un vérificateur d’entreprise

Bon à savoir :  les vérifications par l’entreprise ne peuvent être attribuées qu’aux administrateurs et aux comptables