Check-list de fin de mois

Clôturez vos comptes plus rapidement en évitant les blocages courants à l’exportation, en définissant une date de clôture claire et en exportant des données propres depuis Pleo vers votre système de comptabilité.

1. Évitez les blocages à l’exportation

Voici les problèmes les plus fréquents qui retardent la clôture de fin de mois. Résolvez-les avant de déplacer quoi que ce soit vers la file d’attente d’exportation.

1. Cherchez les reçus manquants
   • Rappelez aux employés la date limite de dépôt
   • Vérifiez votre processus de validation afin de vous assurer que les employés responsables des vérifications peuvent les effectuer à temps
   • Si nécessaire, envisagez le gel automatique de la carte pour les récidivistes (sa disponibilité dépend du forfait souscrit et du marché)
2. Modifiez les détails manquants ou incorrects concernant des dépenses
   • Vérifiez les dépenses pour vous assurer que la catégorie, les tags et les commentaires sont exacts
   • Si les catégories sélectionnées par vos employés sont souvent incorrectes, revoyez la configuration afin qu’ils puissent trouver l’option adéquate
   • Si nécessaire, activez les champs obligatoires dans les Paramètres → Exigences en matière de soumission
3. Vérifiez les restitutions de fonds et les rétrofacturations
   • Confirmez votre fonctionnement interne en matière de comptabilisation afin d’exporter systématiquement les bonnes informations
4. Résolvez les dépenses non prévues dans la politique
   • Assurez-vous que vos politiques sont configurées dans Pleo
   • Ajoutez du contexte et résolvez les exceptions avant l’exportation afin qu’il ne reste aucune situation en suspens lors de la clôture
5. Confirmez que les remboursements sont terminés
   • Si vous utilisez le verrouillage de la date de dépense pour les notes de frais, confirmez la date de verrouillage et communiquez-la clairement aux employés

2. Préparez-vous pour l’exportation

1. Définissez une date et une heure de clôture mensuelle
   • Exemple : premier vendredi du mois à 23 h 59
2. Demandez aux employés de finaliser leurs envois avant la date de clôture
   • Téléchargez les reçus manquants
   • Ajoutez des commentaires, sélectionnez la catégorie adéquate et ajoutez tous les tags requis
3. Terminez toutes les vérifications et validations
   • Assurez-vous que les vérificateurs ont terminé leurs contrôles pour les dépenses et les factures (en fonction de vos paramètres)
4. Gérez les cas particuliers et les exceptions
   • Dépenses personnelles
   • Dépenses sans reçu (si votre politique le permet)
   • Toute information encore manquante
5. Déplacez les items prêts vers la file d’attente d’exportation
   • Conservez les items dans cette file jusqu’à l’exportation finale

Bon à savoir : vous ne pouvez pas modifier les dépenses dans la file d’attente d’exportation, mais vous pouvez les renvoyer vers Non exporté si vous devez effectuer des changements.

3. Exportez vers votre système de comptabilité

1. Exportez via une intégration
   • Déplacez les items de la file d’attente d’exportation vers Exportés
   • Votre intégration organisera les données dans votre système de comptabilité en fonction de votre configuration
2. Exportez via CSV
   • Déplacez les items de la file d’attente d’exportation vers Exportés
   • Téléchargez le fichier CSV et le dossier des reçus
   • Utilisez votre format CSV configuré pour réduire au minimum les modifications manuelles avant le téléchargement

Une fois qu’une dépense ou une facture est Exportée, vous ne pouvez plus la modifier dans Pleo, assurez-vous donc d’abord que tout est correct

4. Vérifications post-clôture

Après la comptabilisation dans votre système de comptabilité :

• Rapprochez les soldes
• Enregistrez une copie de votre exportation CSV (le cas échéant)
• Enregistrez tous les ajustements de rapprochement
• Notez toutes les exceptions que vous avez rencontrées afin de rendre la clôture du mois suivant plus rapide

5. Facilitez le mois suivant

• Programmez un rappel régulier à la moitié du mois afin d’instaurer de bonnes pratiques de gestion des reçus.
• Définissez des SLA internes avec les employés et les vérificateurs (par exemple : reçus envoyés dans un délai de X jours, vérifications terminées avant la date X).
• Suivez les problèmes récurrents et traitez leurs causes profondes (par exemple : mettez à jour les politiques, améliorez la configuration des catégories, ajustez les validations).

FAQ

Que se passe-t-il si les employés envoient leurs reçus en retard ?

Décidez comment vous souhaitez gérer les envois tardifs et procédez de manière cohérente :

• Ajustez la période précédente en comptabilité (entrée de journal)
• Comptabilisez la dépense dans la période suivante

Que faire si j’ai besoin de réexporter ?

Si vous modifiez des correspondances ou corrigez des items après l’exportation, vous devrez peut-être annuler et transférer à nouveau les données dans votre système de comptabilité, en fonction de votre processus interne.