Checklist di fine mese

Chiudi più velocemente i tuoi libri contabili prevenendo i blocchi di esportazione più comuni, stabilendo una chiara data di chiusura ed esportando dati puliti da Pleo al tuo sistema contabile.

1. Previeni i blocchi all’esportazione

Questi sono i problemi più comuni che rallentano la chiusura di fine mese. Affrontali prima di spostare qualsiasi elemento nella coda di esportazione.

1. Verifica le ricevute mancanti
   • Ricorda ai tuoi dipendenti la scadenza interna per l’invio
   • Rivedi il tuo processo di approvazione per assicurarti che le persone giuste possano rivedere in tempo
   • Se necessario, valuta il congelamento automatico delle carte per i recidivi (la disponibilità dipende dal piano e dal mercato)
2. Correggi i dettagli delle spese mancanti o errati
   • Controlla che le spese abbiano la categoria, i tag e le note corrette
   • Se le categorie sono spesso sbagliate, rivedi la configurazione delle categorie in modo che i dipendenti possano trovare l’opzione giusta
   • Se necessario, attiva i campi obbligatori in Impostazioni → Requisiti di invio
3. Rivedi restituzioni e riaddebiti
   • Verifica il tuo approccio di registrazione interna in modo da esportare sempre le informazioni corrette
4. Risolvi le spese non conformi
   • Assicurati che le politiche siano configurate in Pleo
   • Aggiungi contesto e risolvi le eccezioni prima dell’esportazione, così da non avere domande in sospeso durante la chiusura
5. Verifica che i rimborsi siano completi
   • Se utilizzi il blocco della data di spesa per le richieste legate alle spese di tasca propria, verifica la data di blocco e comunicala chiaramente ai dipendenti

2. Preparati per l’esportazione

1. Imposta una data e un orario di chiusura mensile
   • Esempio: primo venerdì del mese alle 23:59
2. Chiedi ai dipendenti di completare gli invii prima della chiusura
   • Carica le ricevute mancanti
   • Aggiungi note, seleziona la categoria corretta e aggiungi eventuali tag richiesti
3. Completa tutte le revisioni e le approvazioni
   • Assicurati che i revisori abbiano terminato i controlli per spese e fatture (in base alle impostazioni)
4. Gestisci valori anomali ed eccezioni
   • Spese personali
   • Spese senza ricevuta (se consentito dalla tua politica)
   • Qualsiasi dettaglio mancante
5. Sposta gli elementi pronti nella coda di esportazione
   • Mantieni gli elementi lì finché non effettui l’esportazione finale

Informazioni utili: non puoi modificare le spese nella coda di esportazione, ma puoi spostarle di nuovo in Non esportate se devi apportare modifiche.

3. Esporta nel tuo sistema contabile

1. Esporta tramite integrazione
   • Sposta gli elementi dalla coda di esportazione a Esportate
   • La tua integrazione mapperà i dati nel tuo sistema contabile in base alla configurazione
2. Esporta tramite CSV
   • Sposta gli elementi dalla coda di esportazione a Esportate
   • Scarica il file CSV e la cartella delle ricevute
   • Utilizza il formato CSV configurato per ridurre al minimo le modifiche manuali prima del caricamento

Una volta che una spesa o una fattura è passata a Esportate, non puoi modificarla in Pleo, quindi assicurati prima che sia tutto corretto

4. Controlli post-chiusura

Dopo la registrazione nel sistema contabile:

• Riconcilia i saldi
• Salva una copia dell’esportazione CSV (se pertinente)
• Registra eventuali rettifiche di riconciliazione
• Prendi nota di eventuali eccezioni che hai gestito, così la chiusura del mese successivo sarà più veloce

5. Rendi più semplice la chiusura del mese successivo

• Imposta un promemoria ricorrente di metà mese per la corretta gestione delle ricevute.
• Definisci SLA interni con dipendenti e revisori (ad esempio: ricevute inviate entro X giorni, revisioni completate entro la data X).
• Tieni traccia dei problemi ricorrenti e affrontane le cause alla radice (ad esempio: aggiorna le politiche, migliora la configurazione delle categorie, modifica le approvazioni).

Domande frequenti

Cosa succede se i dipendenti inviano le ricevute in ritardo?

Decidi come vuoi gestire gli invii in ritardo e applica la regola in modo coerente:

• Rettifica il periodo precedente in contabilità (voce di registro)
• Registra la spesa nel periodo successivo

Cosa succede se devo riesportare?

Se modifichi le mappature o correggi elementi dopo l'esportazione, in base ai tuoi processi interni potresti doverli stornare e registrare nuovamente nel tuo sistema contabile.