Lista de verificação de fim de mês

Fecha as tuas contas mais rapidamente, prevenindo bloqueadores comuns da exportação, definindo um fecho claro e exportando dados limpos da Pleo para o teu sistema de contabilidade.

1. Prevenir bloqueadores de exportação

Estes são os problemas mais comuns que atrasam o fim do mês. Resolve-os antes de moveres qualquer coisa para a fila de exportação.

1. Verificar recibos em falta
   • Lembra os colaboradores do teu prazo interno de submissão
   • Revê o teu processo de aprovação para garantir que as pessoas certas conseguem rever a tempo
   • Se necessário, considera o bloqueio automático do cartão para reincidentes (a disponibilidade depende do plano e do mercado)
2. Corrigir detalhes de despesas em falta ou incorretos
   • Verifica se as despesas têm a categoria, as etiquetas e as notas corretas
   • Se as categorias estiverem frequentemente erradas, revê a configuração das categorias para que os colaboradores encontrem a opção certa
   • Se necessário, ativa os campos obrigatórios em Definições → Requisitos de submissão
3. Revê reembolsos e devoluções
   • Confirma a tua abordagem interna de lançamento para exportares consistentemente a informação correta
4. Resolver despesas fora da política
   • Garante que as tuas políticas estão configuradas na Pleo
   • Adiciona contexto e resolve exceções antes da exportação para que não haja dúvidas em aberto durante o fecho
5. Confirma que os reembolsos estão concluídos
   • Se utilizares o bloqueio da data da despesa para pedidos de reembolso de despesas por conta própria, confirma a data de bloqueio e comunica-a claramente aos colaboradores

2. Prepara-te para a exportação

1. Define uma data e hora de fecho mensais
   • Exemplo: primeira sexta-feira do mês às 23:59
2. Pede aos colaboradores para concluírem os envios antes do fecho
   • Carrega os recibos em falta
   • Adiciona notas, seleciona a categoria certa e adiciona todas as etiquetas obrigatórias
3. Conclui todas as revisões e aprovações
   • Garante que os revisores terminaram as verificações das despesas e faturas (consoante as tuas definições)
4. Gerir casos extremos e exceções
   • Despesas pessoais
   • Despesas sem recibo (se for permitido pela tua política)
   • Qualquer elemento que ainda tenha detalhes em falta
5. Move os itens prontos para a fila de exportação
   • Mantém os itens lá até fazeres a exportação final

Informação útil: não podes editar despesas na fila de exportação, mas podes movê-las de volta para Não exportado se precisares de fazer alterações.

3. Exportar para o teu sistema de contabilidade

1. Exportar através de integração
   • Move os itens da fila de exportação para Exportado
   • A tua integração vai mapear os dados no teu sistema de contabilidade com base na tua configuração
2. Exportar via CSV
   • Move os itens da fila de exportação para Exportado
   • Descarrega o ficheiro CSV e a pasta de recibos
   • Utiliza o teu formato CSV configurado para minimizar a edição manual antes de o carregares

Depois de uma despesa ou fatura estar Exportada, não a podes editar na Pleo, por isso certifica-te primeiro de que está tudo correto

4. Verificações após o fecho

Depois de lançares no teu sistema de contabilidade:

• Reconcilia saldos
• Guarda uma cópia da tua exportação em CSV (se for relevante)
• Regista quaisquer ajustamentos de reconciliação
• Toma nota de quaisquer exceções que trataste para que o fecho do próximo mês seja mais rápido

5. Torna o próximo mês mais fácil

• Define um lembrete recorrente a meio do mês para uma boa higiene de recibos.
• Define SLA internos com os colaboradores e revisores (por exemplo: recibos submetidos no prazo de X dias, revisões concluídas até à data X).
• Acompanha os problemas recorrentes e resolve as causas de raiz (por exemplo: atualizar políticas, melhorar a configuração de categorias, ajustar aprovações).

FAQ

E se os colaboradores apresentarem os recibos com atraso?

Decide como queres lidar com submissões tardias e aplica a regra de forma consistente:

• Ajustar o período anterior na contabilidade (entrada de registo)
• Registar a despesa no período seguinte

E se eu precisar de exportar novamente?

Se alterares mapeamentos ou corrigires itens após a exportação, poderás ter de reverter e voltar a registar no teu sistema de contabilidade, de acordo com o teu processo interno.