Hur du hanterar återbetalningar och återbetalningar i bokföringsexporter

Hantera återbetalningar och återbetalningar konsekvent i din bokföringsexport för att undvika avstämningsproblem – särskilt när återbetalningen kommer i en annan period än det ursprungliga köpet.

Förstå skillnaden: återföring kontra återbetalning

• Återföring (eller makulerad betalning): Köpstället avbryter en kortbetalning efter att den har godkänts, men innan den regleras. Om återföringen behandlas kan transaktionen försvinna från Utgifter (och exporter) och kommer inte att bli en slutlig utgift att bokföra.
• Återbetalning: En återbetalning sker efter att en betalning har reglerats och köpstället betalar tillbaka pengarna.
• Återbetalning: En tvist (vanligtvis via Mastercard) som används när ett köp behöver återföras och köpstället inte löser det, eller i vissa felaktiga/bedrägerirelaterade fall. En återbetalning kan leda till att medel återförs till dig som en återbetalning/återbetalning (själva tvistprocessen hanteras via support).

Hur återbetalningar påverkar dina exporter

Återbetalningar kan skapa avstämningsproblem om:

• Det ursprungliga köpet exporterades förra månaden, men återbetalningen kommer den här månaden.
• Du exporterar återbetalningar utan en tydlig intern bokföringsregel (olika redovisningskonsulter hanterar dem på olika sätt).
• Ditt bokföringsprogram förväntar sig att återbetalningar bokförs på ett specifikt sätt (till exempel positiva belopp, negativa belopp eller en separat transaktionstyp).

Exportera återbetalningar från Pleo

Exportera via integration

Om du använder en bokföringsintegration exporterar du från Pleo som vanligt:

1. Gå till Export → Ej exporterade
2. Kontrollera att transaktionsuppgifterna stämmer (kategori, taggar, kommentarer, momskoder)
3. Välj de transaktioner du vill exportera
4. Klicka på Lägg till i exportkö
5. Gå till Exportkö
6. Välj transaktionerna och klicka på Export

Exportera via CSV (anpassad export)

Om du exporterar via CSV (inklusive skräddarsytt format) följer du samma exportflöde:

1. Gå till Export → Ej exporterade
2. Välj de transaktioner som är klara att exporteras
3. Klicka på Lägg till i exportkö
4. Gå till Exportkö
5. Klicka på Exportera
6. Klicka på Ladda ner fil (om det behövs) och ladda sedan upp filen i ditt bokföringsprogram

Rekommenderad bokföringsmetod (bästa praxis)

För att undvika förvirring och göra avstämningen enklare föredrar många bokföringsteam att:

• Bokför det ursprungliga köpet som vanligt
• Bokför återbetalningen som en separat transaktion när den sker
• Stäm av båda mot din Pleo-wallet/ditt bank-/clearingkonto

Detta gör det enklare att:

• Följa när pengar har flyttats
• Förklara skillnader mellan perioder
• Granska hela transaktionshistoriken

Vanliga scenarier

Återbetalningen kommer en annan månad än det ursprungliga köpet

Bestäm en metod och använd den konsekvent:

• Bokför den i den aktuella månaden, eller
• Bokför tillbaka den till den ursprungliga månaden (via en justerande journalpost)

Det viktigaste är konsekvens (och samstämmighet med din redovisningskonsult/revisor).

Du ser fortfarande en ”väntande” transaktion som sedan försvinner

Detta kan vara en återföring/makulering (godkänd men aldrig reglerad). Om den återförs kanske det inte är en slutlig utgift att exportera.

Felsökning

Jag kan inte hitta en återbetalning att exportera

• Kontrollera att du tittar under Export → Ej exporterade och använder filter (datum, belopp, köpställe)
• Bekräfta att den ursprungliga transaktionen har reglerats (du kan bara exportera reglerade transaktioner)
• Om du tror att en återbetalning borde ha skett men du ännu inte kan se den, kan den fortfarande behandlas

Jag behöver ändra något efter export

Exporterade utgifter kan inte återställas i Pleo. Om något måste rättas till behöver du:

• Rätta det i ditt bokföringsprogram eller
• Kontakta supporten om du anser att en export behöver återställas