Jäädytä kortit automaattisesti, kun kuitit puuttuvat

Jäädytä työntekijöiden kortit automaattisesti, kun kuitteja puuttuu, jotta tiimisi noudattaa vaatimuksia ja voit tehdä tilinpäätöksen ajallaan ilman manuaalista seurantaa.

Miten automaattinen kortin jäädytys toimii

Automaattinen kortin jäädytys (tunnetaan myös nimellä Kuittien rajoitukset) on yritystason käytäntö, joka rajoittaa työntekijän kortin käyttöä, jos hänellä on liian monta puuttuvaa kuittia liian pitkään. Se perustuu kahteen sääntöön:

• Puuttuvien kuittien kynnysarvo (X): kuinka monelta kululta voi puuttua kuitti samanaikaisesti (esimerkiksi 3)
• Lisäaika (Y): kuinka monta päivää työntekijällä on aikaa ladata kuitit ennen kuin hänen korttinsa jäädytetään (esimerkiksi 3 päivää)

Mitä tapahtuu, kun kynnysarvo saavutetaan

1. Kun työntekijältä puuttuu kuitti vähintään X kulusta, lisäaika (Y päivää) alkaa
2. Lisäajan aikana työntekijä voi edelleen käyttää korttia, ja hän saa muistutuksia kuittien lataamisesta
3. Jos työntekijä on edelleen kynnysarvon yläpuolella lisäajan päättyessä, hänen korttinsa jäädytetään automaattisesti
4. Heti kun työntekijä lataa tarpeeksi kuitteja alittaakseen kynnysarvon, hänen korttiensa jäädytys poistuu automaattisesti

Oletusarvot, mukauttaminen ja poikkeukset

Oletusarvoisesti:

• Kynnysarvo: 3 puuttuvaa kuittia
• Lisäaika: 3 päivää (vähimmäislisäaika)

Jos haluat muuttaa näitä asetuksia (tai asettaa poikkeuksia), ota yhteyttä Pleo-tukeen tai Pleon Customer success manageriin. He voivat:

• Säädä yrityskohtaista kynnysarvoa ja lisäaikaa
• Aseta työntekijäkohtaisia poikkeuksia (esimerkiksi mukautettu kynnysarvo tai pidennetty lisäaika)
• vapauttaa tietyt työntekijät automaattisesta kortin jäädytyksestä.

Mitkä kortteja tämä koskee

• Koskee: työntekijöiden fyysisiä ja virtuaalisia kortteja
• Ei koske: käyttökohtaisia kortteja

Työntekijöille lähetettävät ilmoitukset

Ilmoitukset työntekijöille:

• Push-ilmoitukset mobiililaitteelle ennen jäädytystä (esimerkiksi 48 ja 24 tuntia etukäteen)
• Sovelluksen sisäinen ilmoitus, jossa on linkki puuttuviin kuitteihin

Vianmääritys

Olen järjestelmänvalvoja. Miksi saan virheilmoituksen, kun yritän poistaa kortin jäädytyksen?

Järjestelmänvalvojat eivät voi poistaa manuaalisesti sellaisten korttien jäädytystä, jotka on jäädytetty automaattisella kortin jäädytyksellä. Jäädytyksen poistamiseksi työntekijän on lisättävä riittävästi kuitteja alittaakseen kynnysarvon (tai voit pyytää poikkeusta Tukemme tai Asiakkuuspäällikkösi kautta).

Lasketaanko aiemmat kulut mukaan kynnysarvoon?

Ei. Laskenta alkaa, kun automaattinen kortin jäädytys otetaan käyttöön yrityksessäsi. Ennen käyttöönottoa tehtyjä kuluja ei huomioida.

Huomioidaanko viedyt kulut, joista puuttuu kuitti?

Ei. Vietyjä kuluja, joista puuttuu kuitti, ei lasketa mukaan automaattisen kortin jäädytyksen kynnysarvoon.