Karten automatisch einfrieren, wenn Belege fehlen

Frieren Sie Mitarbeiterkarten automatisch ein, wenn Belege fehlen, damit Ihr Team ohne manuellen Aufwand konform bleibt. Das automatische Einfrieren der Karte beschränkt die Kartennutzung erst nach einer konfigurierbaren Nachfrist – und hebt die Sperre automatisch auf, sobald die Belege hinzugefügt werden.

Das automatische Einfrieren der Karte ist derzeit nicht als Self-Service verfügbar. Um es zu aktivieren oder die Einstellungen zu ändern, wenden Sie sich an den Pleo-Support oder Ihre:n Pleo Customer Success Manager:in.

Was ist das automatische Einfrieren der Karte?

Das automatische Einfrieren von Karten ist eine optionale Kontrolle auf Unternehmensebene, die automatisch die Pleo-Karte(n) von Mitarbeitenden einfriert, wenn über einen längeren Zeitraum zu viele Belege fehlen.

Sie können Folgendes konfigurieren:

Grenzwert für fehlende Belege (X): für wie viele Ausgaben Belege fehlen dürfen
Nachfrist (Y): wie lange ein:e Mitarbeiter:in Zeit hat, Belege hochzuladen, nachdem der Grenzwert erreicht wurde

So funktioniert‘s

Grenzwert erreicht: Wenn ein:e Mitarbeiter:in X oder mehr Ausgaben ohne Belege erreicht, beginnt die Nachfrist (Y Tage)
Erinnerungen während der Nachfrist: Vor dem Einfrieren erhält der:die Mitarbeiter:in Erinnerungen, Belege hochzuladen
Automatisches Einfrieren: Wenn der:die Mitarbeiter:in am Ende der Nachfrist weiterhin über dem Grenzwert liegt, werden die Karten automatisch eingefroren
Automatisches Entsperren: Wenn der:die Mitarbeiter:in Belege hochlädt und unter den Grenzwert fällt, werden die Karten automatisch entsperrt

Gut zu wissen: Mitarbeiter:innen können während der Nachfrist weiterhin Ausgaben tätigen. Karten werden erst nach Ablauf der Nachfrist eingefroren (wenn der Grenzwert weiterhin überschritten ist)

Standardeinstellungen und Anpassung

Standardmäßig:

Grenzwert: 3 fehlende Belege
Nachfrist: 3 Tage (minimale Nachfrist)

Beide Werte können für Ihr Unternehmen individuell angepasst werden. Es ist außerdem Folgendes möglich:

Mitarbeiterbezogene Überschreibungen festlegen
Bestimmte Mitarbeiter:innen vom automatischen Einfrieren von Karte ausschließen

Welche Karten sind betroffen

Betroffen: physische und virtuelle Mitarbeiterkarten
Nicht betroffen: zweckgebundene Karten

Welche Benachrichtigungen werden gesendet

Mitarbeiter:innen erhalten Folgendes:

Mobile Push-Benachrichtigungen vor dem Einfrieren (zum Beispiel 48 Std. und 24 Std. vorher)
Einen In-App-Hinweis mit einem Link zu den fehlenden Belegen

Gut zu wissen: E-Mail-Benachrichtigungen werden derzeit nicht unterstützt.

Häufige Fragen

Können Mitarbeiter:innen während der Nachfrist Ausgaben tätigen? Ja. Mitarbeiter:innen können während der Nachfrist weiterhin Ausgaben tätigen. Karten werden erst nach Ablauf der Nachfrist eingefroren, falls der Grenzwert dann weiterhin überschritten ist.

Werden frühere Ausgaben auf den Grenzwert angerechnet? Nein. Die Zählung beginnt , sobald das automatische Einfrieren von Karten für Ihr Unternehmen aktiviert ist. Ausgaben, die vor der Aktivierung getätigt wurden, werden nicht berücksichtigt.

Zählen exportierte Ausgaben ohne Belege? Nein. Exportierte Ausgaben, für die Belege fehlen, werden nicht auf den Grenzwert für das automatische Einfrieren von Karten angerechnet.