Karten automatisch einfrieren, wenn Belege fehlen

Frieren Sie Karten für Mitarbeiter:innen automatisch ein, wenn Belege fehlen, damit Ihr Team die Vorschriften einhält und Sie Ihren Monatsabschluss fristgerecht und ohne manuellen Aufwand erledigen können.

So funktioniert das automatische Einfrieren der Karte

Das automatische Einfrieren von Karten (auch Belegkarten-Limits genannt) ist eine Richtlinie auf Unternehmensebene, die die Kartennutzung von Mitarbeiter:innen einschränkt, wenn über einen zu langen Zeitraum zu viele Belege fehlen. Grundlage hierfür sind zwei Regeln:

Grenzwert für fehlende Belege (X): für wie viele Ausgaben gleichzeitig darf ein Beleg fehlen (z. B. 3)
Nachfrist (Y): wie viele Tage hat der:die Mitarbeiter:in Zeit, Belege hochzuladen, bevor die Karte(n) eingefroren werden (z. B. 3 Tage)

Das automatische Einfrieren der Karte ist derzeit nicht als Self-Service verfügbar. Um es zu aktivieren oder den Grenzwert/die Nachfrist zu ändern, wenden Sie sich an den Pleo-Support oder Ihren Pleo Customer Success Manager.

Was passiert, wenn der Grenzwert erreicht wird

Wenn ein:e Mitarbeiter:in X oder mehr fehlende Belege erreicht hat, beginnt die Nachfrist (Y Tage)
Während der Nachfrist kann der:die Mitarbeiter:in weiterhin Ausgaben tätigen und erhält Erinnerungen, Belege hochzuladen
Wenn der:die Mitarbeiter:in am Ende der Nachfrist weiterhin über dem Grenzwert liegt, werden die Karten automatisch eingefroren
Sobald der:die Mitarbeiter:in genügend Belege hochlädt, um unter den Grenzwert zu fallen, werden die Karten automatisch entsperrt

Gut zu wissen: Mitarbeiter:innen können während der Nachfrist weiterhin Ausgaben tätigen. Karten werden erst nach Ablauf der Nachfrist eingefroren (wenn der Grenzwert weiterhin überschritten ist)

Standardeinstellungen, Anpassung und Überschreibungen

Standardmäßig:

Grenzwert: 3 fehlende Belege
Nachfrist: 3 Tage (minimale Nachfrist)

Um diese Einstellungen zu ändern (oder Ausnahmen festzulegen), wenden Sie sich an den Pleo-Support oder Ihren Pleo Customer Success Manager. Dort kann man Folgendes tun:

Unternehmensweiten Grenzwert und Nachfrist anpassen
Mitarbeiterbezogene Überschreibungen festlegen (zum Beispiel einen individuellen Grenzwert oder eine verlängerte Nachfrist)
Bestimmte Mitarbeiter:innen vom automatischen Einfrieren von Karte ausschließen

Welche Karten sind betroffen

Betroffen: physische und virtuelle Mitarbeiterkarten
Nicht betroffen: zweckgebundene Karten

Benachrichtigungen, die Mitarbeiter:innen erhalten

Mitarbeiter:innen erhalten Folgendes:

Mobile Push-Benachrichtigungen vor dem Einfrieren (zum Beispiel 48 Stunden und 24 Stunden vorher)
Einen In-App-Hinweis, der auf die fehlenden Belege verweist

Gut zu wissen: E-Mail-Benachrichtigungen werden derzeit nicht unterstützt

Fehlerbehebung

Ich bin Admin. Warum erhalte ich einen Fehler, wenn ich versuche, die Einfrierung der Karte aufzuheben?

Admins können Karten, die durch das automatische Einfrieren von Karten eingefroren wurden, nicht manuell entsperren. Um die Einfrierung aufzuheben, muss der:die Mitarbeiter:in genügend Belege hinzufügen, um unter den Grenzwert zu fallen (oder Sie können über den Support/Ihren CSM eine Überschreibung beantragen).

Werden frühere Ausgaben auf den Grenzwert angerechnet?

Nein. Die Zählung beginnt, sobald das automatische Einfrieren von Karten für Ihr Unternehmen aktiviert ist. Ausgaben, die vor der Aktivierung getätigt wurden, werden nicht berücksichtigt.

Werden exportierte Ausgaben ohne Belege angerechnet?

Nein. Exportierte Ausgaben, für die Belege fehlen, werden nicht auf den Grenzwert für das automatische Einfrieren von Karten angerechnet.