Geler automatiquement les cartes lorsque des reçus manquent

Gelez automatiquement les cartes des employés en cas de reçus manquants, afin que votre équipe reste en conformité et que vous puissiez clôturer vos comptes à temps sans effectuer de suivi manuel.

Fonctionnement du gel automatique de carte

Le gel automatique de carte (également appelé limites de carte liées aux reçus) est une politique au niveau de l’entreprise permettant de restreindre l’utilisation de la carte d’un employé lorsque celui-ci a trop de reçus manquants pendant une période trop longue. Il repose sur deux règles :

• le seuil de reçus manquants (X) : le nombre de dépenses acceptables sans reçu en même temps (par exemple, 3)
• le délai de grâce (Y) : le nombre de jours dont dispose l’employé pour télécharger les reçus avant que sa ou ses cartes ne soient gelées (par exemple, 3 jours)

Ce qui se passe lorsque le seuil est atteint

1. Lorsqu’un employé atteint X reçus manquants ou plus, le délai de grâce commence (Y jours)
2. Pendant le délai de grâce, l’employé peut toujours effectuer des dépenses et il recevra des rappels pour télécharger les reçus
3. Si l’employé dépasse toujours le seuil à la fin du délai de grâce, sa ou ses cartes sont automatiquement gelées
4. Dès que l’employé télécharge suffisamment de reçus pour repasser sous le seuil, sa ou ses cartes sont automatiquement dégelées

Paramètres par défaut, personnalisation et dérogations

Par défaut :

• Seuil : 3 reçus manquants
• Délai de grâce : 3 jours (délai de grâce minimal)

Pour modifier ces paramètres (ou définir des exceptions), contactez le Support Pleo ou votre customer success manager Pleo. Ils peuvent :

• ajuster le seuil et le délai de grâce à l’échelle de l’entreprise ;
• configurer des dérogations propres à l’employé (par exemple, un seuil personnalisé ou un délai de grâce prolongé) ;
• exempter certains employés du gel automatique de la carte.

Quelles cartes sont concernées ?

• Concernées : cartes physiques et virtuelles des employés
• Non concernées : cartes fournisseurs

Notifications reçues par les employés

Les employés reçoivent :

• des notifications push mobiles avant le gel (par exemple, 48 heures, puis 24 heures avant) ;
• un message dans l’application, avec un lien vers leurs reçus manquants.

Résolution de problèmes

Je suis administrateur. Pourquoi une erreur s’affiche-t-elle quand j’essaie de dégeler la carte ?

Les administrateurs ne peuvent pas dégeler manuellement les cartes qui ont été gelées par le gel automatique de la carte. Pour dégeler sa carte, l’employé doit ajouter suffisamment de reçus pour repasser sous le seuil (à défaut, vous pouvez demander une dérogation via l’Équipe support ou votre Responsable de la Réussite client).

Les anciennes dépenses sont-elles prises en compte dans le seuil déterminé ?

Non. Le décompte commence lorsque le gel automatique de la carte est activé pour votre entreprise. Les dépenses effectuées avant l’activation ne comptent pas.

Les dépenses exportées sans reçus sont-elles prises en compte ?

Non. Les dépenses exportées qui n’ont pas de reçus ne sont pas comptabilisées dans le seuil de gel automatique de la carte.