Geler automatiquement les cartes lorsque des reçus manquent

Gelez automatiquement les cartes des employés lorsque des reçus manquent, afin que votre équipe reste en conformité sans suivi manuel. Le gel automatique de carte limite son usage uniquement après un délai de grâce configurable, et dégèle automatiquement les cartes dès l’ajout des reçus.

La fonction de gel automatique de carte n’est actuellement pas disponible en libre-service. Pour l’activer ou modifier les Paramètres, veuillez contacter l’assistance Pleo ou votre customer success manager Pleo.

Qu’est-ce que le gel automatique de carte ?

Le gel automatique de carte est un contrôle facultatif au niveau de l’entreprise, qui permet de geler automatiquement la carte ou les cartes Pleo d’un employé si celui-ci a trop de reçus manquants pendant trop longtemps.

Vous pouvez configurer :

le seuil de reçus manquants (X) : le nombre de dépenses acceptables sans reçu ;
le délai de grâce (Y) : la durée dont un employé dispose pour télécharger les reçus après avoir atteint le seuil.

Comment ça fonctionne ?

Seuil atteint : lorsqu’un employé atteint X dépenses ou plus sans reçus, le délai de grâce commence (Y jours)
Rappels pendant le délai de grâce : avant un gel de carte, l’employé reçoit des rappels pour télécharger les reçus
Gel automatique : si l’employé dépasse toujours le seuil à la fin du délai de grâce, sa ou ses cartes sont automatiquement gelées
Dégel automatique : lorsque l’employé télécharge des reçus et passe sous le seuil, sa ou ses cartes sont automatiquement dégelées

Bon à savoir : les employés peuvent continuer à réaliser des dépenses pendant le délai de grâce. Les cartes ne sont gelées qu’à la fin de cette période, si le seuil reste dépassé

Paramètres par défaut et personnalisation

Par défaut :

Seuil : 3 reçus manquants
Délai de grâce : 3 jours (délai de grâce minimal)

Les deux valeurs peuvent être personnalisées pour votre entreprise. Il est également possible de :

configurer des dérogations propres à l’employé ;
exempter certains employés du gel automatique de la carte.

Quelles cartes sont concernées ?

Concernées : cartes physiques et virtuelles des employés
Non concernées : cartes fournisseurs

Quelles notifications sont envoyées ?

Les employés reçoivent :

des notifications push mobiles avant le gel (par exemple, 48 h et 24 h avant) ;
un message dans l’application, avec un lien vers leurs reçus manquants.

Bon à savoir : les notifications par e-mail ne sont actuellement pas prises en charge.

Questions fréquentes

Les employés peuvent-ils réaliser des dépenses pendant le délai de grâce ? Oui. Les employés peuvent continuer à dépenser pendant le délai de grâce. Les cartes ne sont gelées qu’après la fin de cette période, si le seuil reste dépassé.

Les anciennes dépenses sont-elles prises en compte dans le seuil déterminé ? Non. Le décompte commence lorsque le gel automatique de la carte est activé pour votre entreprise. Les dépenses effectuées avant l’activation ne comptent pas.

Les dépenses exportées sans reçus sont-elles prises en compte ? Non. Les dépenses exportées qui n’ont pas de reçus ne sont pas comptabilisées dans le seuil de gel automatique de la carte.