Congelar tarjetas automáticamente cuando falten recibos

Congela automáticamente las tarjetas de los empleados cuando falten recibos para que tu equipo siga cumpliendo las normas y puedas cerrar la contabilidad a tiempo sin tener que hacer seguimiento manual.

Cómo funciona la congelación automática de tarjetas

La congelación automática de tarjetas, también llamada Límite de la tarjeta por recibos, es una política de empresa que restringe el uso de la tarjeta de un empleado cuando tiene demasiados recibos pendientes durante demasiado tiempo. Se basa en dos reglas:

• Umbral de recibos pendientes (X): cuántos gastos pueden estar sin recibo al mismo tiempo (por ejemplo, 3).
• Periodo de gracia (Y): cuántos días tiene el empleado para cargar los recibos antes de que se congelen sus tarjetas (por ejemplo, 3 días).

Qué ocurre cuando se alcanza el umbral

1. Cuando un empleado llega a los X recibos pendientes o más, empieza el periodo de gracia (Y días).
2. Durante el periodo de gracia, el empleado puede seguir realizando gastos y recibirá recordatorios para cargar los recibos.
3. Si el empleado sigue superando el umbral cuando termina el periodo de gracia, sus tarjetas se congelan automáticamente.
4. En cuanto el empleado suba suficientes recibos para quedar por debajo del umbral, sus tarjetas se descongelarán automáticamente.

Valores predeterminados, personalización y excepciones

De forma predeterminada:

• Umbral: 3 recibos perdidos.
• Periodo de gracia: 3 días (periodo de gracia mínimo)

Para cambiar estos ajustes o establecer excepciones, contacta con el soporte técnico de Pleo o con tu Customer Success Manager de Pleo. Te ayudarán a:

• Cambiar el umbral y el periodo de gracia aplicables a toda la empresa
• Configurar ajustes específicos por empleado (por ejemplo, un umbral personalizado o un periodo de gracia ampliado)
• Excluir a determinados empleados de la congelación automática de la tarjeta.

Qué tarjetas se ven afectadas

• Afectadas: tarjetas físicas y virtuales de empleados.
• No afectadas: tarjetas para proveedores.

Notificaciones que reciben los empleados

Los empleados reciben lo siguiente:

• Notificaciones push en el móvil antes de la congelación (por ejemplo, 48 horas y 24 horas antes)
• Un aviso en la aplicación con un enlace a sus recibos pendientes

Solución de problemas

Soy administrador. ¿Por qué aparece un error al intentar reactivar la tarjeta?

Los administradores no pueden descongelar manualmente las tarjetas que se hayan congelado mediante la congelación automática de tarjetas. Para que se descongelen, el empleado debe añadir suficientes recibos hasta quedar por debajo del umbral, o puedes pedir una excepción al soporte técnico o a tu CSM.

¿Se tienen en cuenta los gastos anteriores para el umbral?

No. Solo se empieza a contar desde que se activa la congelación automática de la tarjeta para tu empresa. Los gastos realizados antes no cuentan.

¿Se tienen en cuenta los gastos exportados sin recibo?

No. Los gastos exportados que no tengan recibos no se incluyen en el umbral de la congelación automática de la tarjeta.