Bevries kaarten automatisch wanneer er bonnetjes ontbreken

Bevries automatisch kaarten van werknemers wanneer bonnetjes ontbreken, zodat je team zonder handmatige actie aan de regels blijft voldoen. De functie Automatisch kaarten bevriezen beperkt het gebruik van de kaart pas na een instelbare respijtperiode. Zodra de bonnetjes zijn toegevoegd, wordt het bevriezen automatisch weer opgeheven.

Wat houdt het automatisch bevriezen van kaarten in?

Automatisch kaarten bevriezen is een optionele controle op bedrijfsniveau die automatisch de Pleo-kaart(en) van een werknemer bevriest wanneer er te veel bonnetjes ontbreken gedurende een langere periode.

Je kunt het volgende instellen:

• Drempel voor ontbrekende bonnetjes (X): bij hoeveel uitgaven een bonnetje mag ontbreken
• Respijtperiode (Y): hoe lang een werknemer de tijd heeft om bonnetjes te uploaden nadat de drempel is bereikt

Zo werkt het

1. Drempel bereikt: wanneer een werknemer X of meer uitgaven zonder bonnetjes heeft, begint de respijtperiode (Y dagen)
2. Herinneringen tijdens de respijtperiode: voordat een kaart wordt bevroren, krijgt de werknemer herinneringen om bonnetjes te uploaden
3. Automatisch bevriezen: als de werknemer na de respijtperiode nog steeds boven de drempel zit, worden de kaarten automatisch bevroren
4. Bevriezen automatisch opheffen: wanneer de werknemer bonnetjes uploadt en onder de drempel komt, wordt het bevriezen automatisch weer opgeheven

Standaardinstellingen en aanpassingen

Standaard:

• Drempel: 3 ontbrekende bonnetjes
• Respijtperiode: 3 dagen (minimale respijtperiode)

Je kunt beide waarden aanpassen voor je bedrijf. Het is ook mogelijk om:

• Werknemersspecifieke uitzonderingen in te stellen
• Specifieke werknemers vrij te stellen van de functie Automatisch kaarten bevriezen

Op welke kaarten is dit van toepassing

• Van toepassing: fysieke en virtuele kaarten van werknemers
• Niet van toepassing: abonnementskaarten

Welke meldingen worden verzonden

Werknemers ontvangen:

• Mobiele pushnotificaties vóór het bevriezen (bijvoorbeeld 48 uur of 24 uur van tevoren)
• Een callout in de app met een link naar de uitgaven waarvoor bonnetjes ontbreken

Veelgestelde vragen

Kunnen werknemers uitgaven doen tijdens de respijtperiode? Ja. Werknemers kunnen geld blijven uitgeven tijdens de respijtperiode. Kaarten worden pas na het einde van de respijtperiode bevroren als de drempel dan nog steeds wordt overschreden.

Tellen eerdere uitgaven mee voor de drempel? Nee. Het tellen begint wanneer Automatisch kaarten bevriezen is ingeschakeld voor je bedrijf. Uitgaven van vóór het inschakelen tellen niet mee.

Tellen geëxporteerde uitgaven zonder bonnetjes mee? Nee. Geëxporteerde uitgaven waarvoor een bonnetje ontbreekt, tellen niet mee voor de drempel van Automatisch kaarten bevriezen.