Bevries kaarten automatisch wanneer er bonnetjes ontbreken

Bevries automatisch kaarten van werknemers wanneer bonnetjes ontbreken, zodat je team aan de regels blijft voldoen en jij je boekhouding op tijd kunt afsluiten zonder handmatige opvolging.

Hoe Automatisch bevriezen van kaarten werkt

Automatisch bevriezen van kaarten (ook wel Kaartlimieten voor bonnetjes genoemd) is een beleid op bedrijfsniveau dat het kaartgebruik van een werknemer beperkt wanneer te lang te veel bonnetjes ontbreken. Dit is gebaseerd op twee regels:

• Drempel voor ontbrekende bonnetjes (X): bij hoeveel uitgaven tegelijk een bonnetje mag ontbreken (bijvoorbeeld 3)
• Respijtperiode (Y): hoeveel dagen de werknemer de tijd heeft om bonnetjes te uploaden voordat de kaart of kaarten worden bevroren (bijvoorbeeld 3 dagen)

Wat gebeurt wanneer de drempel wordt bereikt

1. Wanneer een werknemer X of meer ontbrekende bonnetjes heeft, gaat de respijtperiode (Y dagen) in
2. Tijdens de respijtperiode kan de werknemer nog steeds geld uitgeven en krijgt diegene herinneringen om bonnetjes te uploaden
3. Als het aantal ontbrekende bonnetjes van de werknemer na de respijtperiode nog steeds boven de drempelwaarde ligt, worden alle kaarten van die werknemer automatisch bevroren
4. Zodra de werknemer voldoende bonnetjes heeft geüpload om onder de drempelwaarde te komen, wordt de bevriezing van de kaart(en) automatisch opgeheven

Standaardinstellingen, aanpassingen en uitzonderingen

Standaard:

• Drempel: 3 ontbrekende bonnetjes
• Respijtperiode: 3 dagen (minimale respijtperiode)

Om deze instellingen te wijzigen (of uitzonderingen in te stellen), neem je contact op met Ondersteuning van Pleo of je Pleo Customer Success Manager. Zij kunnen het volgende doen:

• Je bedrijfsbrede drempel en respijtperiode aanpassen
• Werknemerspecifieke uitzonderingen instellen (bijvoorbeeld een aangepaste drempel of verlengde respijtperiode)
• Specifieke werknemers vrij te stellen van de functie Automatisch kaarten bevriezen

Op welke kaarten is dit van toepassing

• Van toepassing: fysieke en virtuele kaarten van werknemers
• Niet van toepassing: abonnementskaarten

Meldingen die werknemers ontvangen

Werknemers ontvangen:

• Mobiele pushnotificaties vóór het bevriezen (bijvoorbeeld 48 uur en 24 uur van tevoren)
• Een callout in de app met een link naar de uitgaven waarvoor bonnetjes ontbreken

Problemen oplossen

Ik ben een beheerder. Waarom krijg ik een foutmelding wanneer ik probeer de bevriezing van de kaart op te heffen?

Beheerders kunnen bevriezingen van kaarten door Automatisch bevriezen van kaarten niet handmatig opheffen. Om de bevriezing op te heffen, moet de werknemer voldoende bonnetjes toevoegen om onder de drempelwaarde te komen (of je kunt via Ondersteuning of je CSM verzoeken om een uitzondering).

Tellen eerdere uitgaven mee voor de drempelwaarde?

Nee. Het tellen begint wanneer Automatisch bevriezen van kaarten is ingeschakeld voor je bedrijf. Uitgaven van vóór het inschakelen tellen niet mee.

Tellen geëxporteerde uitgaven zonder bonnetjes mee?

Nee. Geëxporteerde uitgaven waarvoor een bonnetje ontbreekt, tellen niet mee voor de drempel van Automatisch bevriezen van kaarten.