Solución de problemas en la revisión de gastos con IA

Las revisiones de gastos con IA colaboran con las guías de gasto de tu empresa para señalar automáticamente las transacciones que no cumplen las normas establecidas. Obtén más información sobre la revisión de gastos con IA y la configuración de guías de gasto.

Esta guía se centra en resolver dos escenarios específicos:

• Infracciones no detectadas: gastos marcados como Aceptado y que deberían haber sido marcados
• Gastos marcados incorrectamente: gastos adecuados que se han señalado como No aceptado por la IA

Sigue estos pasos para perfeccionar tus ajustes de políticas y disfrutar de revisiones automáticas precisas.

Comprobaciones rápidas:

1. Asegúrate de que estás consultando la categoría correcta:
   • Las directrices de gasto se evalúan según la categoría de gasto en la que se encuentra la transacción o el gasto.
   • Si la categoría es incorrecta (o demasiado amplia), el resultado también suele ser incorrecto.
2. Comprueba que la guía esté publicada y actualizada:
   • Asegúrate de que la categoría tenga una guía escrita y publicada.
   • Si acabas de editar la guía, guárdala o publícala de nuevo (esto ayuda a asegurar que se use la versión más reciente).
3. Consulta los detalles disponibles:
   • La IA solo puede evaluar lo que puede “ver” en los detalles del gasto. Si falta información (asistentes, contexto, ubicación, etc.), pueden producirse resultados incorrectos.

Infracciones no detectadas

A continuación puedes ver la causa más común y la solución para las infracciones no detectadas:

• La categoría de directrices no prohíbe el comportamiento: describe lo que está permitido, pero no define lo que no lo está
• La política es descriptiva y no prescriptiva: no hay un importe, límite o condiciones definidos
• Las excepciones son demasiado amplias: por ejemplo, “cuando sea necesario” sin definir qué es necesario

Todas las infracciones anteriores que se han pasado por alto pueden evitarse o corregirse con directrices de gasto más precisas. Para garantizar la máxima precisión y claridad, las guías de gastos deben definir explícitamente los comportamientos permitidos y prohibidos, los límites de gasto específicos y las condiciones claras de uso. Consulta cómo redactar guías de gasto efectivas.

Los detalles de gasto engañosos o insuficientes también pueden causar a veces que se pase por alto una infracción. Para resolver esto, actualiza la guía para solicitar los detalles necesarios para la categoría correspondiente. Considera añadir (o reforzar) los requisitos de envío para:

• Notas
• Asistentes
• Recibos
• Etiquetas/centros de coste (si corresponde)

Marcas incorrectas

A continuación puedes ver la causa más común y la solución para las marcas incorrectas:

• La guía no es clara o está abierta a interpretación: le faltan límites o condiciones definidas
• La guía requiere un contexto que no está disponible en el gasto: la IA necesita un contexto que falta y que debe definirse en la directriz
• La IA da por sentada una regla: la explicación menciona una regla, como un importe, que no existe en tu guía

Todos los indicadores incorrectos mencionados arriba se pueden evitar o corregir con guías de gasto más precisas o requisitos adicionales de gasto. Para garantizar la máxima precisión y claridad, las directrices deben ser explícitas. Consulta cómo redactar guías de gasto efectivas.

Casos límite:

• Problemas de interpretación de importe/moneda: la IA indica que algo supera un límite, hace referencia a la moneda incorrecta o compara monedas diferentes
  1. Escribe los límites usando una sola moneda clara y sé coherente (p. ej., siempre “€”)
  2. Si tu política varía según el país, especifícalo de forma explícita (p. ej., “Reino Unido: X£, UE: Y€”)
  3. Si tu empresa reembolsa en una sola moneda base pero realiza compras en varias, considera añadir una línea como: “Los límites se aplican en la moneda local en el momento de la compra.”
• Desajuste de categoría: la transacción cumple con la política de otra categoría, pero aquí aparece marcada
  1. Mueve el gasto a la categoría correcta. 
  2. Si esto ocurre con frecuencia, considera:
     • Cambiar los nombres de las categorías para que sean más distintivas
     • Dividir categorías amplias (“Comidas”) en otras más específicas (“Comidas con clientes”, “Comidas internas” o “Eventos de equipo”)
     • Añadir líneas más claras de “Qué incluye esta categoría” a la guía