Felsökning av AI-granskning av utgifter

AI-granskning av utgifter samarbetar med ditt företags riktlinjer för utgifter för att automatiskt flagga transaktioner som inte följer reglerna. Se mer om AI-granskning av utgifter och Ställ in riktlinjer för utgifter.

Den här guiden fokuserar på att lösa två specifika scenarier:

• Missade överträdelser: Utgifter som markerats som OK men som borde ha flaggats
• Felaktiga flaggor: Utgifter som följer reglerna men har markerats som INTE OK av AI

Följ de här stegen för att justera dina policyinställningar och säkerställa att automatiserade attesteringar blir korrekta.

Snabba kontroller:

1. Bekräfta att du tittar i rätt kategori:
   • Riktlinjer för utgifter utvärderas mot den utgiftskategori som transaktionen/utgiften tillhör.
   • Om kategorin är fel (eller för bred) blir resultatet ofta också fel.
2. Kontrollera att riktlinjen är publicerad och uppdaterad:
   • Säkerställ att kategorin har en riktlinje som är skriven och publicerad.
   • Om du precis har redigerat riktlinjen ska du spara eller publicera igen (detta hjälper att säkerställa att den senaste versionen används).
3. Kontrollera de tillgängliga uppgifterna:
   • AI kan bara utvärdera det hen kan ”se” i utgiftsdetaljerna. Information saknas (deltagare, sammanhang, plats, etc.) kan leda till felaktiga resultat.

Missade överträdelser

Nedan kan du se den vanligaste orsaken och lösningen för missade överträdelser:

• Riktlinjekategori förbjuder inte beteendet: Beskriver vad som är tillåtet, men definierar inte vad som inte är tillåtet
• Policyn är beskrivande och inte föreskrivande: Inget definierat belopp, ingen gräns eller några villkor
• Undantagen är för breda: Till exempel, ”vid behov” utan att definiera vad behovet innebär

Alla ovannämnda missade överträdelser kan undvikas eller åtgärdas med mer precisa riktlinjer för köp. För att säkerställa maximal precision och tydlighet måste riktlinjerna uttryckligen definiera tillåtna och förbjudna beteenden, specifika köpgränser samt tydliga villkor för användning. Se hur du skriver effektiva riktlinjer för köp.

Vilseledande eller otillräckliga utgiftsdetaljer kan ibland också leda till att en överträdelse missas. För att lösa detta, uppdatera riktlinjen för att be om de detaljer som behövs för den relevanta kategorin. Överväg att lägga till (eller skärpa) inlämningskraven för:

• Kommentarer
• Deltagare
• Kvitton
• Taggar/kostnadsställen (om relevant)

Felaktiga flaggor

Nedan kan du se den vanligaste orsaken och lösningen för felaktiga flaggor:

• Riktlinjen är oklar eller öppen för tolkning: Saknar tydliga gränser eller villkor
• Riktlinje kräver kontext som inte finns i utgiften: AI behöver saknad kontext som bör definieras i riktlinjen
• AI antar en regel: Förklaringen nämner en regel, såsom ett belopp, som inte finns i din riktlinje

Alla ovanstående felaktiga flaggor kan undvikas eller åtgärdas med mer precisa riktlinjer för utgifter eller ytterligare krav på utgifter. För att säkerställa maximal precision och tydlighet måste riktlinjerna vara tydliga och explicita. Se hur du skriver effektiva riktlinjer för utgifter.

Gränsfall:

• Tolkning av belopp/valuta: AI påstår att något är över en gräns, värvar fel valuta eller jämför olika valutor
  1. Ange gränser med en tydlig valuta och var konsekvent (t.ex. alltid ”€” )
  2. Om din policy varierar mellan olika länder, ange det tydligt (t.ex. ”UK: £X, EU: €Y”)
  3. Om ditt företag utbetalar i en basvaluta men gör köp i flera olika valutor, överväg att lägga till en rad som: ”Gränser gäller i lokal valuta vid tidpunkten för köp.”
• Felaktig matchning av kategori: Transaktionen är godkänd enligt en annan kategoris policy, men flaggas här
  1. Flytta utgiften till rätt kategori.
  2. Om detta händer ofta, överväg att:
     • Att byta namn på kategorier för att göra dem tydligare och mer unika
     • Att dela upp breda kategorier (”Måltider”) i mer specifika, som ”Kundmåltider”, ”Interna måltider” och ”Teamaktiviteter”
     • Lägga till tydligare rader om ”Vad denna kategori inkluderar” i riktlinjen