Résolution des problèmes liés à la vérification des dépenses par l’IA

Les vérifications des dépenses par l’IA s’alignent sur les directives de votre entreprise en matière de dépenses pour signaler automatiquement les transactions non conformes. Retrouvez plus d’informations sur la vérification des dépenses par l’IA et découvrez comment définir des directives en matière de dépenses.

Ce guide vise à résoudre deux cas de figure spécifiques :

• Violations non signalées : pour les dépenses marquées comme Validées alors qu’elles auraient dû être signalées
• Signalements incorrects : pour les dépenses conformes qui ont été signalées comme NON VALIDÉES par l’IA

Suivez les étapes suivantes pour affiner les paramètres de votre politique et garantir la précision des vérifications automatisées.

Vérifications rapides :

1. Vérifiez que vous consultez la bonne catégorie :
   • Les directives en matière de dépenses sont évaluées en fonction de la catégorie de dépense à laquelle appartient la transaction ou la dépense.
   • Si la catégorie est incorrecte (ou trop large), le résultat sera, lui aussi, souvent incorrect.
2. Vérifiez que la directive est publiée et à jour :
   • Assurez-vous que la catégorie dispose d’une directive rédigée et publiée.
   • Si vous avez récemment apporté des modifications à la directive, enregistrez-la ou publiez-la à nouveau (cela garantit que la dernière version est utilisée).
3. Vérifiez les détails disponibles :
   • L’IA ne peut évaluer que ce qu’elle « voit » dans les détails de la dépense. Des informations manquantes (participants, contexte, lieu, etc.) peuvent donner lieu à des résultats incorrects.

Violations non signalées

Vous trouverez ci-dessous les causes les plus courantes de violations non signalées, ainsi que les solutions pour y remédier :

• La catégorie de la directive n’interdit pas ce comportement : indique ce qui est autorisé, sans préciser ce qui ne l’est pas
• La politique est descriptive et non prescriptive : aucune limite, aucune condition ou aucun montant ne sont définis
• Les exceptions sont trop larges : par exemple, utiliser la mention « lorsque nécessaire » sans définir ce qui est nécessaire

Toutes les violations non signalées ci-dessus peuvent être évitées ou corrigées grâce à des directives plus précises en matière de dépenses. Pour garantir une précision et une clarté maximales, les directives doivent définir explicitement les comportements autorisés et interdits, les limites de dépenses spécifiques ainsi que des conditions d’utilisation claires. Découvrez comment rédiger des directives en matière de dépenses efficaces.

Des détails trompeurs ou insuffisants concernant la dépense peuvent parfois empêcher la détection d’une violation. Pour y remédier, mettez à jour la directive afin de demander les détails nécessaires pour la catégorie concernée. Pensez à ajouter ou à renforcer les exigences en matière de soumission pour :

• les commentaires ;
• les participants ;
• les reçus ;
• les tags/centres de coûts (le cas échéant) ;

les signalements incorrects.

Vous pouvez voir ci-dessous les causes les plus courantes de signalements incorrects, ainsi que les solutions pour y remédier :

• La directive est floue ou sujette à interprétation : elle ne définit pas les limites ou les conditions.
• La directive exige des informations contextuelles qui ne figurent pas dans la dépense : l’IA a besoin d’informations contextuelles manquantes, qui devraient être précisées dans la directive.
• L’IA suppose une règle : l’explication fait référence à une règle (par exemple, un montant), qui n’existe pas dans votre directive.

Toutes les erreurs de signalement évoquées ci-dessus peuvent être évitées ou corrigées grâce à des directives plus précises ou à des exigences supplémentaires en matière de dépenses. Pour une précision et une clarté maximales, les directives doivent être explicites. Découvrez comment rédiger des directives en matière de dépenses efficaces.

Cas particuliers :

• Problèmes d’interprétation du montant/de la devise : l’IA indique qu’une valeur dépasse une limite, fait référence à une devise incorrecte ou compare des devises différentes.
  1. Rédigez les limites en utilisant une seule devise claire et restez cohérent (par exemple, utilisez toujours « € »).
  2. Si votre politique varie selon le pays, veuillez l’indiquer clairement (par exemple, « Royaume-Uni : X £ ; UE : Y € »)
  3. Si votre entreprise rembourse dans une seule devise de référence, mais effectue des dépenses dans plusieurs devises, pensez à ajouter une mention du type : « Des limites s’appliquent dans la devise locale au moment de l’achat. »
• Mauvaise catégorie : la transaction est conforme à la politique d’une autre catégorie, mais elle est signalée ici
  1. Déplacez la dépense vers la bonne catégorie. 
  2. Si cela se produit fréquemment :
     • Renommez les catégories pour les différencier davantage
     • Divisez les grandes catégories (par exemple, « Repas ») en catégories plus spécifiques (par exemple, « Repas client », « Repas internes », « Événements d’équipe »)
     • Ajoutez des indications plus claires, par exemple une section « Cette catégorie inclut » à la directive