Resolução de problemas na revisão de despesas com IA

As revisões de despesas com IA colaboram com as diretrizes de gastos da tua empresa para marcar automaticamente transações não conformes. Descobre mais em Revisão de despesas com IA e Definir diretrizes de gastos.

Este guia centra-se na resolução de dois cenários específicos:

• Violações não detetadas: despesas marcadas como OK que deveriam ter sido marcadas
• Sinalizações incorretas: despesas conformes marcadas como NÃO OK por IA

Usa os seguintes passos para aperfeiçoar as definições da tua política e garantir revisões automáticas precisas.

Verificações rápidas:

1. Confirma que estás a consultar a categoria correta:
   • As diretrizes de gastos são avaliadas com base na categoria de despesa em que a transação/despesa se encontra.
   • Se a categoria estiver errada (ou for demasiado ampla), o resultado também costuma estar errado.
2. Verifica se a diretriz está publicada e atualizada:
   • Garante que a categoria tem uma diretriz escrita e publicada.
   • Se acabaste de editar a diretriz, guarda/publica novamente (isto ajuda a garantir que está a ser usada a versão mais recente).
3. Verifica os detalhes disponíveis:
   • A IA só consegue avaliar o que consegue “ver” nos detalhes da despesa. Informação em falta (representantes, contexto, localização, etc.) pode causar resultados incorretos.

Violações não detetadas

Abaixo podes ver a causa mais comum e a respetiva solução para violações não assinaladas:

• A categoria da diretriz não proíbe o comportamento: descreve o que é permitido, mas não define o que não é permitido
• A política é descritiva e não prescritiva: não existe montante, limite ou condições definidos
• As exceções são demasiado abrangentes: por exemplo, “quando necessário” sem definir o que é necessário

Todas as violações acima referidas podem ser evitadas ou corrigidas com diretrizes de gastos mais precisas. Para garantir a máxima precisão e clareza, as diretrizes devem definir explicitamente comportamentos permitidos e proibidos, limites de gastos específicos e condições claras de utilização. Descobre como escrever diretrizes de gastos eficazes.

Detalhes de despesa enganosos ou insuficientes também podem, por vezes, causar uma violação não detetada. Para resolver isto, atualiza a diretriz para pedir os detalhes necessários para a categoria relevante. Considera adicionar (ou reforçar) os requisitos de submissão para:

• Notas
• Representantes
• Recibos
• Etiquetas/centros de custo (se aplicável)

Marcações incorretas

Abaixo podes ver a causa mais comum e a solução para marcações incorretas:

• A diretriz não é clara ou está aberta a interpretações: faltam limites ou condições definidos
• A diretriz requer contexto não disponível na despesa: a IA precisa de contexto em falta que deve ser definido na diretriz
• A IA assume uma regra: a explicação menciona uma regra, como um montante, que não existe na tua diretriz

Todas as marcações incorretas acima podem ser evitadas ou corrigidas com diretrizes de despesa mais precisas ou requisitos adicionais de despesa. Para garantir máxima precisão e clareza, as diretrizes devem ser explícitas. Descobre como escrever diretrizes de despesa eficazes.

Casos limite:

• Problemas na interpretação de montante/moeda: a IA afirma que algo está acima de um limite, recomenda a moeda errada ou compara moedas incompatíveis
  1. Define limites usando uma única moeda clara e sê consistente (por exemplo, usa sempre “€")
  2. Se a tua política variar consoante o país, especifica-a de forma explícita (por exemplo, “Reino Unido: X £, UE: Y €")
  3. Se a tua empresa reembolsa numa moeda base, mas faz compras em várias, considera adicionar uma linha como: “Os limites aplicam-se na moeda local no momento da compra.”
• Incompatibilidade de categoria: a transação está conforme a política de outra categoria, mas foi marcada nesta
  1. Move a despesa para a categoria correta. 
  2. Se isto acontecer frequentemente, considera:
     • Mudar o nome das categorias para serem mais distintas
     • Dividir categorias amplas ("Refeições") em outras mais específicas ("Refeições com clientes", “Refeições internas", “Eventos de equipa")
     • Adicionar linhas mais claras de “O que esta categoria inclui” à diretriz