Probleemoplossing bij AI-uitgavenbeoordelingen

AI-uitgavenbeoordelingen werken samen met de uitgavenrichtlijnen van je bedrijf om automatisch niet-conforme transacties te markeren. Lees meer over AI-uitgavenbeoordelingen en Uitgavenrichtlijnen instellen.

In deze gids wordt gekeken naar oplossingen voor twee specifieke scenario's:

• Gemiste overtredingen: uitgaven die als OK zijn gemarkeerd maar eigenlijk gemeld hadden moeten worden
• Onjuiste markeringen: conforme uitgaven die door de AI als NIET OK zijn gemarkeerd

Gebruik de volgende stappen om je beleidsinstellingen te verfijnen en nauwkeurige geautomatiseerde beoordelingen te garanderen.

Snelle controles:

1. Controleer of je de juiste categorie bekijkt:
   • Uitgavenrichtlijnen worden geëvalueerd op basis van de uitgavecategorie waarin de transactie/uitgave valt.
   • Als de categorie verkeerd is (of te breed), is het resultaat vaak ook verkeerd.
2. Controleer of de richtlijn gepubliceerd en up-to-date is:
   • Zorg ervoor dat de categorie een richtlijn heeft die geschreven en gepubliceerd is.
   • Als je zojuist de richtlijn hebt bewerkt, sla deze dan opnieuw op of publiceer opnieuw (dit helpt om ervoor te zorgen dat de nieuwste versie wordt gebruikt).
3. Controleer de beschikbare gegevens:
   • De AI kan alleen beoordelen wat zichtbaar is in de uitgavedetails. Ontbrekende informatie (deelnemers, context, locatie, enzovoort) kan tot onjuiste resultaten leiden.

Gemiste overtredingen

Hieronder zie je de meest voorkomende oorzaak en oplossing voor gemiste overtredingen:

• Richtlijncategorie verbiedt het gedrag niet: Beschrijft wat is toegestaan, maar geeft niet aan wat niet is toegestaan
• Beleid is beschrijvend en niet voorschrijvend: geen vastgesteld bedrag, limiet of voorwaarden
• Uitzonderingen zijn te ruim: 'wanneer nodig', maar omschrijft niet wat nodig is

Al deze gemiste overtredingen kun je voorkomen of oplossen met preciezere uitgavenlimieten. Om maximale precisie en duidelijkheid te garanderen, moeten de richtlijnen expliciet toegestane en verboden gedragingen, specifieke uitgavenlimieten en duidelijke gebruiksvoorwaarden definiëren. Zie zo stel je effectieve uitgavenlimieten op.

Misleidende of onvoldoende uitgavegegevens kunnen soms ook een gemiste overtreding veroorzaken. Los dit op door de richtlijn bij te werken en de benodigde gegevens voor de relevante categorie op te vragen. Overweeg om indieningsvereisten toe te voegen of aan te scherpen voor:

• Opmerkingen
• Deelnemers
• Bonnetjes
• Labels / kostencentra (indien van toepassing)

Onjuiste markeringen

Hieronder zie je de meest voorkomende oorzaak en oplossing voor onjuiste markeringen:

• Richtlijn is onduidelijk of kan op meerdere manieren worden geïnterpreteerd:  er ontbreken duidelijke limieten of voorwaarden
• Richtlijn vereist context die niet beschikbaar is in de uitgave: AI heeft ontbrekende context nodig die in de richtlijn moet worden vastgelegd
• AI gaat uit van een regel: in de uitleg wordt een regel genoemd, zoals een bedrag, die niet in je richtlijn voorkomt

Al deze bovenstaande onjuiste markeringen kun je voorkomen of oplossen met meer precieze uitgaverichtlijnen of extra uitgavevereisten. Om maximale precisie en duidelijkheid te garanderen, moeten de richtlijnen expliciet zijn. Zie zo stel je effectieve uitgaverichtlijnen op.

Randgevallen:

• Problemen met de interpretatie van bedrag/valuta: AI beweert dat iets boven een limiet ligt, beveelt de verkeerde valuta aan of vergelijkt niet-overeenkomende valuta's
  1. Gebruik één duidelijke valuta voor limieten en wees consequent (bijv. altijd '€')
  2. Als je beleid per land verschilt, geef dit dan expliciet aan (bijv. 'Verenigd Koninkrijk: £X, EU: €Y')
  3. Als je bedrijf in één basisvaluta terugbetaalt, maar in meerdere valuta's uitgeeft, overweeg dan om een zin toe te voegen zoals: 'Limieten gelden in de lokale valuta op het moment van aankoop.'
• Categorie komt niet overeen: de transactie voldoet aan het beleid van een andere categorie, maar wordt hier toch gemarkeerd
  1. Verplaats de uitgave naar de juiste categorie. 
  2. Als dit regelmatig voorkomt, overweeg dan om:
     • Categorieën te hernoemen om ze beter te kunnen onderscheiden
     • Brede categorieën ('Maaltijden') op te splitsen in meer specifieke categorieën, zoals 'Klantmaaltijden', 'Interne maaltijden' en 'Teamevenementen'
     • Duidelijkere regels 'Wat deze categorie omvat' toe te voegen aan de richtlijn