Wechselkurse und Ausgleich von Kartenzahlungen verstehen

Wenn Sie in einer anderen Währung als der Hauptwährung Ihres Unternehmens bezahlen oder Geld ausgeben, wird der Betrag in Pleo anhand eines Wechselkurses umgewandelt. Dieser Artikel umfasst folgende Punkte: wann Wechselkurse angewendet werden, woher die Kurse stammen und warum sich der Betrag Ihrer Kartenzahlung zwischen der Genehmigung und dem Ausgleich ändern kann.

Für den Kontenabgleich und die Buchhaltung verwenden Sie immer den abgerechneten Betrag und das entsprechende Datum (nicht den genehmigten Betrag), da die Ausgleichsbuchung die endgültige Transaktion darstellt.

Wann Wechselkurse angewendet werden

Der endgültige Betrag, der in der Hauptwährung Ihres Unternehmens angezeigt wird, kann von folgenden Kriterien abhängig sein:

Der Zahlungsart (Kartenzahlung, Zahlung von Eingangsrechnung, Banküberweisung oder einer Währungsumrechnung)
Davon, ob für Ihr Konto mehrere Währungen verwendet werden
Davon, ob genügend Guthaben in der Transaktionswährung vorhanden war (bei mehreren Währungen)
Wann die Zahlung abgeschlossen wird (dies ist hauptsächlich für Kartenzahlungen relevant)

Woher die Pleo-Wechselkurse stammen

Für Kartentransaktionen verwendet Pleo den Wechselkurs von Mastercard. Sie können außerdem den Online-Währungsumrechner von Mastercard nutzen, um einen Referenzkurs zu erhalten.

Gut zu wissen: In externen Währungsumrechnern angezeigte Kurse dienen nur als Referenz. Der genaue angewendete Kurs kann von den Transaktionsdetails und dem Zeitpunkt des Transaktionsabschlusses abhängen (z. B. beim Ausgleich einer Kartenzahlung).

Kartenzahlungen: Genehmigung vs. Ausgleich

Wenn Sie mit Karte bezahlen, kann die Transaktion in zwei Phasen dargestellt werden:

Genehmigter Betrag: Ein geschätzter Betrag, der bei der Zahlung einbehalten wird
Abgerechneter Betrag: Der endgültige Betrag, nachdem der Händler/die Händlerin die Transaktion abgeschlossen hat

In Pleo-Exporten werden möglicherweise beide Werte angezeigt, zum Beispiel:

Genehmigtes Datum / genehmigter Betrag / genehmigte Währung
Abrechnungsdatum / abgerechneter Betrag / abgerechnete Währung

Was bedeutet „Abrechnungszeit“?

Die Abrechnungszeit ist die Zeitspanne, die bei einer Kartenzahlung für den Wechsel vom Status Autorisiert in den Status Ausgeglichen erforderlich ist. Dies hängt vom Händler/von der Händlerin ab (einige rechnen später ab als andere).

Warum der endgültige Betrag abweichen kann

Wenn die Transaktion zu einem späteren Zeitpunkt als dem Kaufzeitpunkt ausgeglichen wird, kann sich der beim Ausgleich verwendete Wechselkurs von dem Kurs zum Zeitpunkt der Genehmigung unterscheiden. Dadurch kann der abgerechnete Betrag geringfügig höher oder niedriger ausfallen als der genehmigte Betrag.

Anders ausgedrückt: Wenn sich Ihr endgültiger Betrag nach dem Kauf geändert hat, liegt das in der Regel daran, dass der Status Ihrer Kartenzahlung von Autorisiert in Ausgeglichen geändert wurde und für den endgültigen (abgerechneten) Betrag der Wechselkurs verwendet wird, der bei Transaktionsabschluss gilt.