Los presupuestos de Pleo te permiten crear presupuestos usando etiquetas, que te ayudarán a visualizar y gestionar los gastos empresariales fácilmente:
Creación de presupuestos
Un administrador o contable puede crear un presupuesto usando una etiqueta personalizada. Para ello, tendrás que configurar una etiqueta para tu presupuesto. Esta etiqueta se asignará a todos tus gastos presupuestados y actualizará tu presupuesto en tiempo real.
Antes de empezar a crear tu presupuesto, debes tener en cuenta un par de aspectos importantes:
Es necesario que un administrador configura una nueva etiqueta para el presupuesto.
No podrás utilizar una etiqueta existente que ya esté en uso.
Solo los administradores y los contables designados pueden crear presupuestos.
En cambio, cualquier usuario puede ser revisor de presupuestos.
Configuración de un presupuesto:
Ve a la página Presupuestos y haz clic en el botón Crear presupuesto.
Escribe el nombre del presupuesto.
Selecciona la etiqueta que quieras usar en él.
Solo puedes seleccionar una etiqueta para cada presupuesto.
Si la etiqueta ya se está utilizando en un presupuesto activo, no podrás usarla en otro presupuesto. El presupuesto activo se tendrá que cerrar antes de poder volver a usar la etiqueta. La etiqueta aparecerá con el estado deshabilitada en el menú desplegable.
Selecciona el importe total del presupuesto.
De forma predeterminada, se indica con la divisa de la empresa. No se puede crear un presupuesto con una divisa diferente.
Selecciona la fecha de inicio y finalización (opcional) de tu presupuesto y, después, haz clic en Continuar.
La fecha de inicio debe ser, como mínimo, el día actual u otro posterior.
No se puede crear un presupuesto recurrente. El administrador/contable puede crear un nuevo presupuesto para el próximo periodo (por ejemplo, para el próximo mes) una vez que se cierre el presupuesto activo.
Selecciona los revisores y haz clic en el botón Crear presupuesto.
Cualquier miembro de la empresa puede ser revisor del presupuesto.
Estados de los presupuestos
Los presupuestos tienen 4 estados:
Próximo: aquellos presupuestos que aún no han comenzado.
En curso: los presupuestos que ya han comenzado.
Cierre en 3 días: presupuestos en curso que se cerrarán pronto (en 3 días).
Cerrado: presupuestos cerrados porque llegaron a su fecha de finalización o porque un administrador o contable los cerró manualmente.
Puedes filtrar tus presupuestos de acuerdo con su estado en la esquina superior izquierda de la página Presupuestos.
Modificación de presupuestos
Ve a la página Presupuestos y busca el presupuesto que quieras editar.
Solo los administradores y los contables designados pueden modificar los presupuestos.
Haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha del presupuesto y haz clic en Editar.
La información que se puede modificar dependerá del estado del presupuesto.
Presupuestos en curso: todos los detalles menos la etiqueta
Presupuestos próximos: todos los detalles menos la etiqueta
Presupuestos cerrados: el nombre, el total del presupuesto y el revisor
La fecha de inicio no se puede cambiar a una fecha que ya ha pasado
Cierre de presupuestos
Los presupuestos se cerrarán en las siguientes situaciones:
Si el presupuesto alcanza su fecha de vencimiento. Puedes ver la fecha de vencimiento en la información general de presupuestos.
El presupuesto se puede cerrar manualmente antes de la fecha de finalización.
Ve a la página Presupuestos y modifica el presupuesto que quieras cerrar.
Desplázate hasta el final de la página y haz clic en Cerrar el presupuesto con anterioridad.
La etiqueta del presupuesto se archivará
Información útil:
Los presupuestos no se pueden eliminar, solo se pueden cerrar.
Una vez cerrado un presupuesto, no se puede volver a abrir.
Información general de presupuestos y asignación de gastos
La información general de presupuestos te ofrece un resumen completo de tus presupuestos pasados, actuales y futuros. Cada presupuesto incluye información sobre los gastos totales, liquidados y pendientes. También muestra los revisores del presupuesto, su etiqueta, sus fechas y mucho más.
Información útil:
Los administradores y contables designados verán todos los presupuestos creados. Por otro lado, los revisores de presupuestos (siempre que no sean administradores o contables designados) solo verán aquellos que tengan asignados.
Los gastos en efectivo y de tarjeta se asignarán al presupuesto si tienen la etiqueta del mismo y se producen entre la fecha de inicio y finalización del presupuesto.
Puedes eliminar gastos del presupuesto quitando la etiqueta del gasto y cambiando la fecha del gasto para que esté fuera del rango del presupuesto.
La barra de progreso del presupuesto será de color verde hasta que se supere el 100 %.
En la información general de presupuestos aparecen los gastos liquidados y pendientes.
Los gastos liquidados son los gastos en efectivo y tarjetas liquidados que se han aprobado o que no necesitan revisión.
Los gastos pendientes son los gastos en efectivo y tarjetas pendientes de revisión.
Eliminar/archivar etiquetas
Si la etiqueta se ha usado para un presupuesto, no se puede eliminar. Solo se puede archivar.
Si se archiva una etiqueta conectada a un presupuesto en curso, el presupuesto se cerrará automáticamente.
Preguntas frecuentes
¿Cómo funciona para clientes de varias entidades?
Los clientes de varias entidades deberán crear un presupuesto independiente para cada entidad. El gasto entre las diferentes entidades no se puede unificar.
¿Se puede gastar por encima del presupuesto?
Sí, no es un presupuesto restrictivo. Una vez que se alcance el 100 % del presupuesto, se enviará un correo electrónico al revisor. Sin embargo, se podrá seguir gastando por encima del presupuesto.
¿Se puede cerrar el presupuesto con anterioridad?
Sí, un administrador o contable designado pueden cerrar un presupuesto antes de su fecha de finalización. Para ello, solo tienen que hacer clic en Cerrar el presupuesto con anterioridad.
¿El revisor puede editar los gastos del presupuesto?
Sí, el revisor puede ver y modificar los gastos del presupuesto. Sin embargo, no pueden revisarlos aún (aprobar, rechazar o solicitar más información).
¿Los reembolsos se incluyen en el presupuesto?
Sí, los reembolsos se restarán del total del presupuesto, siempre que tengan la etiqueta correspondiente.
¿Se puede crear un presupuesto con una divisa diferente?
No, el presupuesto solo puede tener la divisa predeterminada de la entidad.
¿Se puede volver a abrir un presupuesto una vez cerrado?
No, una vez cerrado un presupuesto, no se puede volver a abrir.
¿Se puede eliminar un presupuesto?
Actualmente, los presupuestos no se pueden eliminar, solo se pueden cerrar.
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