Los presupuestos en Pleo

• ¿Quién puede usar los presupuestos?

• ¿Cómo se crea un presupuesto?

• Presupuestos de periodo fijo, continuos o acumulados: cuál elegir

• ¿Cómo se controlan los gastos para que no sobrepasen el presupuesto?

• Consejos para sacar el máximo partido a los presupuestos

• Preguntas frecuentes

¿Quién puede usar los presupuestos?

• Los administradores y responsables pueden crear presupuestos para diferentes etiquetas y ver todos los presupuestos que se han creado.
• Los propietarios del presupuesto pueden ver el gasto en relación con su presupuesto específico y pueden asegurarse de que su equipo se mantenga dentro del importe asignado.
• Los revisores pueden ver cómo los gastos afectan al presupuesto asignado, lo que les ayuda a tomar decisiones informadas de aprobación.
• Las personas con gastos pueden sentirse seguras al hacer compras, sabiendo en todo momento si su gasto se encuentra dentro de las pautas.

¿Cómo se crea un presupuesto?

Un administrador o responsable puede crear un presupuesto usando una etiqueta personalizada. Para hacerlo, primero necesitarás configurar una etiqueta para tu presupuesto.

1. Ve a Presupuestos en tu Cuenta de Pleo
2. Haz clic en Crear presupuesto
3. Asigna un nombre claro a tu presupuesto (por ejemplo, “Marketing T4” o “Proyecto Fénix")
4. Establece el importe total del presupuesto y el periodo de tiempo
5. Elige a qué etiquetas se aplica este presupuesto 
6. Asigna un Propietario del presupuesto que será responsable de supervisar el gasto
7. Haz clic en Crear presupuesto para activar tu presupuesto
8. Una vez creado, el presupuesto comenzará a rastrear automáticamente todos los gastos relevantes
   
   

Presupuestos de periodo fijo, continuos o acumulados: cuál elegir

Los presupuestos en Pleo te ayudan a controlar el gasto dentro de un periodo de tiempo específico. Cuando creas un presupuesto, eliges entre un periodo fijo (fecha de inicio + fecha de finalización) o un periodo continuo (solo fecha de inicio).

Elige un tipo de periodo de presupuesto

En Pleo, puedes establecer presupuestos para cualquier plazo que necesites, por ejemplo:

• Un mes (por ejemplo, del 1 al 31 de mayo)
• Una ventana de proyecto (por ejemplo, del 15 de agosto al 15 de septiembre)
• Un presupuesto continuo (por ejemplo, 1 de enero pero sin fecha de finalización)

Presupuestos de periodo fijo (fecha de inicio + fecha de finalización)

Un presupuesto de periodo fijo es ideal cuando quieres controlar el gasto durante un periodo de tiempo definido, por ejemplo:

• Presupuestos mensuales, trimestrales o anuales
• Una campaña, evento o proyecto con una fecha de finalización clara
• Un periodo de prueba o una iniciativa temporal

Para crear un presupuesto de periodo fijo, establece tanto una fecha de inicio como una fecha de finalización.

Presupuestos continuos (solo fecha de inicio)

Un presupuesto continuo es ideal cuando quieres tener una visión permanente del gasto desde un momento concreto, por ejemplo:

• Un presupuesto de departamento que quieres controlar de forma continua
• Un proyecto de larga duración sin fecha de finalización definida

Para crear un presupuesto continuo, establece una fecha de inicio y deja en blanco la fecha de finalización.

Acumulación y presupuestos recurrentes

Los presupuestos de Pleo no se acumulan y no hay ningún ajuste de acumulación que puedas activar. Además, los presupuestos no son recurrentes, así que, para hacer un seguimiento del mismo presupuesto el mes o el trimestre siguiente, tendrás que crear un nuevo presupuesto con las nuevas fechas.

Qué significa eso:

• El presupuesto no utilizado no se traspasa automáticamente a un nuevo periodo
• El exceso de gasto o el déficit no se traspasan automáticamente a un nuevo periodo
• Cada presupuesto controla el gasto solo dentro de su propio intervalo de fechas

Cómo afecta esto a los informes

Como los presupuestos no se acumulan, los informes se mantienen claros y por periodo:

• Cada presupuesto muestra gasto frente a presupuesto para ese periodo de tiempo específico
• Cuando el presupuesto termina (o se cierra antes de tiempo), deja de registrar nuevos gastos
• Si creas un nuevo presupuesto para el siguiente periodo, aparecerá como un presupuesto independiente, lo que facilita la comparación entre periodos (por ejemplo, Marketing T1 frente a Marketing T2)

¿Cómo se controlan los gastos para que no sobrepasen el presupuesto?

Panel de presupuestos: Consulta todos tus presupuestos en un solo lugar, con un desglose claro de cuánto se ha gastado frente a cuánto queda.

Detalles del presupuesto individual: Haz clic en cualquier presupuesto para hacer lo siguiente:

• Ver todos los gastos vinculados a ese presupuesto
• Ver la fecha de finalización del presupuesto
• Ver los propietarios del presupuesto
• Editar el presupuesto: La información que se puede modificar dependerá del estado del presupuesto:
  • Activos y próximos: Todos los detalles pueden editarse menos la etiqueta
  • Cerrado: Puedes editar el nombre, el presupuesto total y el revisor
  • La fecha de inicio no se puede cambiar a una fecha que ya ha pasado
• Cerrar el presupuesto antes de tiempo
• Descargar gastos vinculados a este presupuesto

Consejos para sacar el máximo partido a los presupuestos

Usa etiquetas para el seguimiento de proyectos: Si trabajas en proyectos de clientes, crea etiquetas para cada proyecto y vincúlalas a presupuestos. Esto facilita el seguimiento de los gastos facturables.

Revisa los presupuestos periódicamente: Programa un momento cada semana o mes para revisar tus presupuestos con tu equipo. Esto ayuda a detectar el exceso de gasto con anterioridad.

Comunícate con tu equipo: Asegúrate de que todas las personas con gastos que tengan asignado un presupuesto sepan que existe y entiendan los límites.

Realiza ajustes según sea necesario: Si las circunstancias cambian, puedes editar el importe o el período de tiempo de tu presupuesto para adaptarlo.

Preguntas frecuentes

¿Cómo funciona esto para clientes multientidad?

• Los clientes multientidad tendrán que crear un presupuesto independiente para cada entidad. El gasto entre las diferentes entidades no se puede unificar.

¿Se puede gastar por encima del presupuesto?

• Sí, no es un presupuesto restrictivo. Una vez que se alcance el 100 % del presupuesto, se enviará un correo electrónico al revisor. Sin embargo, se podrá seguir gastando por encima del presupuesto.

¿Los reembolsos se incluyen en el presupuesto?

• Sí, los reembolsos se restarán del total del presupuesto, siempre que tengan la etiqueta correspondiente.

¿Puedo eliminar un presupuesto?

• No, no puedes eliminar un presupuesto una vez que ha sido creado. En su lugar, puedes **cerrar el presupuesto** cuando ya no lo necesites. Esto mantiene intacto el historial de tu presupuesto para la realización de informes mientras se evita que se registre cualquier nuevo gasto.

¿Puedo volver a abrir un presupuesto después de haberlo cerrado?

• No, una vez que un presupuesto ha sido cerrado, no se puede reabrir. Si necesitas hacer un seguimiento del gasto para el mismo proyecto o equipo nuevamente, tendrás que crear un nuevo presupuesto con un nuevo período de tiempo.

¿Cómo elimino un gasto de un presupuesto?

• Hay 2 formas para eliminar un gasto de un presupuesto:
  • Eliminar la etiqueta: Ve al gasto y quita la etiqueta que está vinculada al presupuesto
  • Cambiar la fecha del gasto: Edita la fecha del gasto para que esté fuera del período del presupuesto