Budget in Pleo

• Chi può usare i budget?

• Come creare un budget?

• Budget a periodo fisso, a riporto continuo o con riporto: quale scegliere

• Come monitorare le spese rispetto al tuo budget?

• Suggerimenti per ottenere il massimo dai budget

• Domande frequenti

Chi può usare i budget

• Amministratori e Controller possono creare budget per diversi tag e visualizzare tutti i budget che sono stati creati.
• I Proprietari del budget hanno una visione chiara delle spese rispetto al loro budget specifico e possono garantire che il loro team rimanga entro l'importo assegnato.
• I revisori possono verificare l'impatto delle spese sul budget loro assegnato e possono così prendere decisioni informate in merito alle approvazioni.
• Le persone con spese possono sentirsi sicure quando fanno acquisti, sapendo se le loro spese rientrano nelle linee guida.

Come creare un budget

Un amministratore o un controller può creare un budget utilizzando un Tag personalizzato. Per fare ciò, dovrai prima impostare un Tag per il tuo budget.

1. Vai su Budget nel tuo account Pleo
2. Fai clic su Crea budget
3. Dai al tuo budget un nome chiaro (ad esempio, "Marketing T4" o "Progetto Phoenix")
4. Imposta l'importo totale del budget e il periodo di tempo
5. Scegli a quali tag si applica questo budget
6. Assegna un Proprietario del budget che sarà responsabile per il monitoraggio delle spese
7. Fai clic su Crea budget per attivare il tuo budget
8. Una volta creato, il budget inizierà a tracciare automaticamente tutte le spese rilevanti
   
   

Budget a periodo fisso, a riporto continuo o con riporto: quale scegliere

I budget in Pleo ti aiutano a monitorare le spese all’interno di un periodo di tempo specifico. Quando crei un budget, scegli se usare un periodo fisso (data di inizio + Data di fine) o un periodo a riporto continuo (solo data di inizio).

Scegli un tipo di periodo per il budget

In Pleo puoi impostare budget per qualsiasi calendario ti serva, ad esempio:

• Un mese (ad esempio, 1 mag-31 mag)
• La finestra di un progetto (ad esempio, 15 ago-15 set)
• Un budget a riporto continuo (ad esempio, 1° gennaio senza data di fine)

Budget a periodo fisso (data di inizio + data di fine)

Un budget a periodo fisso è l’ideale quando vuoi monitorare le spese per una finestra temporale definita, ad esempio:

• Budget mensili, trimestrali o annuali
• Una campagna, un evento o un progetto con una chiara data di fine
• Un periodo di prova o un’iniziativa temporanea

Per creare un budget a periodo fisso, imposta sia una data di inizio che una data di fine.

Budget a riporto continuo (solo data di inizio)

Un budget a riporto continuo è l’ideale quando vuoi una visione continuativa delle spese a partire da un momento specifico, ad esempio:

• Un budget di reparto che vuoi monitorare in modo continuativo
• Un progetto di lunga durata senza una data di fine definita

Per creare un budget a riporto continuo, imposta una data di inizio e lascia vuota la data di fine.

Budget a riporto continuo e ricorrenti

I budget Pleo non vengono riportati al periodo successivo e non esiste un’impostazione collegata che puoi attivare. I budget inoltre non sono ricorrenti, quindi per monitorare lo stesso budget nel mese o trimestre successivo, dovrai creare un nuovo budget con le nuove date.

Ecco cosa significa questo:

• Il budget non utilizzato non viene riportato automaticamente in un nuovo periodo
• Il superamento di spesa o il deficit non viene riportato automaticamente in un nuovo periodo
• Ogni budget monitora le spese solo all’interno del proprio intervallo di date

In che modo questo influisce sui report

Poiché i budget non vengono riportati al periodo successivo, la rendicontazione rimane chiara e basata sui periodi:

• Ogni budget mostra spese vs budget per quello specifico periodo di tempo
• Quando il budget termina (o viene chiuso in anticipo), smette di monitorare nuove spese
• Se crei un nuovo budget per il periodo successivo, verrà visualizzato come un budget separato, rendendo facile confrontare i periodi (ad esempio, Marketing T1 vs Marketing T2)

Come monitorare le spese rispetto al tuo budget

Dashboard dei budget: vedi tutti i tuoi budget in un unico posto, con una chiara ripartizione di quanto è stato speso e quanto rimane.

Dettagli del budget individuale: fai clic su qualsiasi budget per:

• Visualizzare tutte le spese collegate a quel budget
• Vedere la data di fine del budget
• Vedere i proprietari del budget
• Modificare il budget - le informazioni modificabili dipendono dallo stato del budget:
  • Attivi e programmati - possono essere modificati tutti i dettagli, tranne il tag
  • Chiusi - possono essere modificati il nome, il totale del budget e il revisore
  • La data di inizio non può essere modificata in una data passata
• Chiusura anticipata del budget
• Scarica spese collegate a questo budget

Suggerimenti per ottenere il massimo dai budget

Usa i tag per il monitoraggio dei progetti - Se lavori su progetti per client, crea tag per ogni progetto e collegali ai budget. Questo rende facile monitorare le spese fatturabili.

Rivedi i budget regolarmente - Pianifica del tempo ogni settimana o mese per rivedere i tuoi budget con il tuo team. Questo aiuta a individuare eventuali spese eccessive in anticipo.

Comunica con il tuo team - Assicurati che chiunque spenda in base a un budget ne siano a conoscenza e ne comprenda i limiti.

Adatta secondo necessità - Se le circostanze cambiano, puoi modificare l'importo del budget o il periodo di tempo per riflettere la nuova realtà.

Domande frequenti

Come funziona per entità multiple?

• I clienti con entità multiple dovranno creare un budget separato per ciascuna entità. Le spese riferite alle varie entità non possono essere accorpate.

È possibile superare il limite di spesa di un budget?

• Sì, non si tratta di budget vincolanti. Una volta raggiunto il 100% del budget, il revisore del budget in questione riceverà una notifica tramite email. Il limite massimo potrà comunque essere superato.

I rimborsi vengono inclusi nei budget?

• Sì, i rimborsi vengono dedotti dal totale del budget a condizione che abbiano il tag associato al budget.

Posso eliminare un budget?

• No, non puoi eliminare un budget una volta che è stato creato. Invece, puoi **chiudere il budget** quando non è più necessario. In questo modo, la cronologia del budget rimane intatta ai fini della rendicontazione, ma non vengono più registrate nuove spese.

Posso riaprire un budget dopo che l'ho chiuso?

• No, una volta che un budget è stato chiuso, non può essere riaperto. Se devi monitorare le spese per lo stesso progetto o team, dovrai creare un nuovo budget con un nuovo periodo di tempo.

Come posso rimuovere una spesa da un budget?

• Ci sono due modi per rimuovere una spesa da un budget:
  • Rimuovere il tag – Accedere alla spesa e rimuovere il tag collegato al budget
  • Cambiare la data della spesa – Modificare la data della spesa in modo che non rientri nel periodo di tempo del budget