Si alguien paga por adelantado un gasto de trabajo, puede solicitar y hacer un seguimiento de los reembolsos fácilmente con Reembolsos de Pleo. Este artículo explica todos los pasos a seguir como administrador/contable de Pleo.
Cómo realizar el seguimiento y revisar los gastos en efectivo
Cómo reembolsar un gasto en efectivo o una solicitud de kilometraje
Cómo habilitar los Reembolsos
Los administradores y los contables podrán habilitar los Reembolsos.
Habilitar los Reembolsos permitirá a los usuarios añadir gastos en efectivo, así como kilometraje, Dietas (en Alemania y Suecia) y retiros de dinero en cajeros automáticos.
En la aplicación web de Pleo, haz clic en “Reembolsos”.
A continuación, selecciona “Empezar”.
Sigue los pasos que aparecen en pantalla para completar la configuración.
Información útil:
Si quieres exportar tus gastos en efectivo, debes tener un sistema contable integrado.
Ten en cuenta que no es posible desactivar los Reembolsos en la aplicación web una vez que se hayan habilitado. Si necesitas ayuda, contacta con nuestro equipo de soporte.
Una vez que hayas habilitado los Reembolsos, también puedes habilitar los Reembolsos desde tu Cartera de Pleo (no disponible en EE. UU.).
Activar los Reembolsos desde tu Cartera de Pleo permitirá a los administradores reembolsar a los empleados a su cuenta bancaria desde la Cartera de Pleo.
Después de habilitar los Reembolsos, aparecerá el banner Reembolsar desde tu Cartera de Pleo.
Haz clic en “Empezar”.
Lee las instrucciones y haz clic en 'Activar'
Elige quién podrá realizar reembolsos: Empleados y Administradores o solo Administradores.
Importante: Siempre puedes cambiar tu elección de quién tiene permiso para reembolsar en los ajustes de Reembolsos.
Cómo añadir un gasto en efectivo
Tanto si eres un empleado como un administrador que ha gastado su propio dinero en algo relacionado con el trabajo, aquí te explicamos cómo añadir un gasto en efectivo y obtener un reembolso.
¿Quién puede ver los gastos en efectivo?
Los administradores pueden ver todos los gastos en efectivo.
Los contables externos (limitados y ampliados) pueden ver los gastos en efectivo. También pueden liquidar los saldos de los empleados si no se ha desactivado ese permiso.
Los empleados solo pueden ver sus propios gastos en efectivo, a menos que sean revisores.
Cómo realizar el seguimiento y revisar los gastos en efectivo
Los gastos en efectivo aparecen en tres lugares: la página de Gastos, la página de Reembolsos y la página de Exportación.
La página de Gastos es donde puedes realizar cambios (por ejemplo, cambiar la categoría) a un gasto en efectivo, tal como lo harías con un gasto con tarjeta.
La página de Reembolsos es donde obtienes una visión general de los gastos liquidados frente a los pendientes de cada empleado. Cada empleado tiene un saldo basado en la acumulación de gastos añadidos o que se les debe (“se les debe” si retiran efectivo). Los gastos que estén pendientes de revisar no se añadirán al saldo que se te debe hasta que se hayan aprobado.
Importante: También puedes descargar el informe de saldo de los empleados desde la página de Reembolsos.
En la página Exportar puedes obtener una visión completa de los gastos que están sin exportar, en la cola de exportación y exportados. De igual manera, a esta página solo pueden acceder administradores y contables. Además, los administradores pueden ver información mucho más detallada sobre los gastos en efectivo (por ejemplo, los reembolsos directos y manuales).
Cómo reembolsar un gasto en efectivo o una solicitud de kilometraje
Reembolsar directamente a un empleado:
- Ve a Reembolsos.
- Selecciona al empleado que quieres reembolsar.
- Haz clic en Liquidar gastos.
- Selecciona un método de pago.
- Haz el pago a la cuenta bancaria guardada.
Si el empleado ha añadido sus datos bancarios y los Reembolsos desde tu Cartera de Pleo están activados, puedes hacer el pago directamente. - Reembolsar fuera de Pleo
En caso de que el saldo se haya liquidado fuera de Pleo, esta opción asegurará que los gastos en efectivo se compensen en tu programa de contabilidad.
- Haz el pago a la cuenta bancaria guardada.
Cómo exportar gastos en efectivo
Dependiendo de tu programa de contabilidad, los gastos en efectivo y los reembolsos se pueden exportar directamente junto con los gastos de la tarjeta Pleo. Descubre cómo funciona la exportación.
Los reembolsos aparecerán en la página “Exportar” como “reembolsos”:
Una vez exportada, esta línea reflejará un movimiento de fondos desde tu cuenta de la Cartera de Pleo a tu cuenta de Reembolsos de Pleo en tu sistema contable.
Preguntas frecuentes
Si un empleado le debe dinero a la empresa (por ejemplo, si pagó con su tarjeta Pleo y luego marcó el gasto como personal), ¿cómo se resuelve?
Actualmente no es posible, por ejemplo, retirar dinero de la tarjeta personal del empleado. Como administrador o contable a cargo de los gastos en efectivo, en este caso puedes elegir las siguientes opciones:
Esperar hasta que el empleado presente un gasto en efectivo que anule el dinero que le debe a la empresa, o
Saldar el saldo fuera de Pleo (por ejemplo, deduciendo lo que se debe en una nómina).
¿Hay algún coste asociado a los reembolsos?
La comisión por transacción es del 0,9 % del importe con un máximo de 1 EUR por reembolso (es decir, se cobrará el importe más bajo). Cualquier comisión de reembolso aparecerá en la factura de tu suscripción a Pleo, como en este ejemplo:
¿Por qué no puedo ver la página de Reembolsos?
Descubre si tu plan de Pleo incluye acceso a los Reembolsos:
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