Sta zelf voorgeschoten uitgaven en kilometervergoedingen toe met Declaraties

Met Pleo Declaraties kun je je werknemers toestaan om:

• Declaraties voor zelf voorgeschoten uitgaven en kilometervergoedingen in te dienen
• Reisbudgetten en dagvergoedingen aan te vragen (alleen voor Duitsland en Zweden)

Als je daarnaast Directe declaraties inschakelt, kun je werknemers direct op hun bankrekeningen terugbetalen vanuit je Pleo-account (niet beschikbaar in de VS).

Declaraties inschakelen

Declaraties inschakelen

1. Declaraties inschakelen

1. Ga naar Declaraties
2. Klik op Aan de slag
3. Volg de instructies op het scherm

2. Directe declaraties inschakelen

Directe declaraties inschakelen

1. Klik op Aan de slag in de banner Terugbetalen vanuit je Pleo-account
2. Klik op Inschakelen
3. Kies hoe je declaraties wilt verwerken
   • Automatisch: dagelijks gepland (elke werkdag), wekelijks (elke vrijdag) of maandelijks (eerste vrijdag of laatste vrijdag van de maand)

     Opmerking: je kunt op elk moment wisselen tussen Dagelijks / Wekelijks / Maandelijks via Instellingen → Terugbetalingen.

   • Handmatig: door beheerders of werknemers

Uitgavedatumvergrendeling

Door uitgavedatums te vergrendelen, kun je voorkomen dat nieuwe uitgaven worden gekoppeld aan gesloten boekhoudperiodes. Uitgavedatums vergrendelen geldt voor zelf voorgeschoten uitgaven, kilometervergoedingen en ingediende dagvergoedingen.

Uitgavedatums vergrendelen instellen:

1. Ga naar Instellingen.
2. Klik op Terugbetalingen.
3. Selecteer Uitgavedatumvergrendeling.
4. Selecteer je gewenste vergrendelingsschema:
   • Niets: eerdere uitgavedata blijven open. Elke aankoopdatum is toegestaan.
   • Kalendermaanden: elke maand wordt op een specifieke dag van de volgende maand vergrendeld. Zodra deze vergrendeld is, kunnen nieuwe uitgaven niet meer aan die periode worden gekoppeld. Gebruik deze functie als je boekhoudperiodes maandelijks vergrendelt. 
   • Aangepaste periode: stel de cycluslengte en de startdatum van de eerste periode in. Pleo toont de komende periodedata zodat je de planning kunt bevestigen voordat je opslaat. Gebruik dit voor niet-standaard boekhoudcycli (bijv 4-4-5, of kalenders met 13 of 14 periodes).
5. Configureer de instellingen voor je gekozen optie.
6. Klik op Wijzigingen opslaan.

Werknemerssaldo's

Ga naar Declaraties om:

• Het werknemerssaldo (ingediende uitgaven vs. verschuldigde uitgaven) te bekijken, inclusief alle goedgekeurde uitgaven
• Download de rapporten voor werknemerssaldo en kilometervergoedingen: het saldo-overzicht van werknemers is nu beschikbaar als csv-export (voorheen alleen als PDF), met extra kolommen voor eenvoudigere aflettering: Achternaam, Voornaam, Saldobedrag, Valuta van saldo, Goedgekeurd bedrag, Bedrag in behandeling, Totaalbedrag, Te betalen aan en Heeft bankrekening.