Kuinka Kulukorvaukset toimii

Jos joku maksaa työkustannukset etukäteen, hän voi helposti pyytää ja seurata kulukorvauksia Pleo Kulukorvausten avulla. Tässä artikkelissa selitetään kaikki vaiheet Pleon admin-järjestelmävalvojan tai kirjanpitäjän näkökulmasta.

• Miten Kulukorvaukset otetaan käyttöön

• Miten lähetetään käteismenot

• Kuka voi nähdä käteismenot

• Kuinka seurata ja tarkastella käteismenoja

• Miten korvaat käteismenon tai kilometrikorvauksen?

• Miten viedä käteismenot

• Usein kysytyt kysymykset

Miten Kulukorvaukset otetaan käyttöön

Admin-järjestelmävalvojat ja kirjanpitäjät voivat ottaa käyttöön Kulukorvaukset.

1. Klikkaa Pleo-verkkosovelluksessaKulukorvaukset-kohtaa.

2. Klikkaa ”Aloita”

3. Noudata näytön ohjeen vaiheita ja suorita määritys loppuun.
   
   

Hyvä tietää:

• Jos haluat viedä kulut, sinulla on oltava integroitu kirjanpitojärjestelmä.

• Muista, että kulukorvauksia ei voi poistaa käytöstä verkkosovelluksessa, kun ne on otettu käyttöön. Jos tarvitset apua, ota yhteyttä tukitiimiin.

Kun olet ottanut Kulukorvaukset käyttöön, voit ottaa ne käyttöön myös Pleo Walletissa (ei saatavilla Yhdysvalloissa).

1. Kun olet ottanut Kulukorvaukset käyttöön, näkyviin tulee Maksa korvaus Pleo Walletista -banneri.

2. Klikkaa ”Aloita”

3. Lue ohjeet ja klikkaa 'Kytke päälle'

4. Valitse, kenellä on oikeudet maksaa korvauksia: Työntekijät ja ylläpitäjät tai vain ylläpitäjät.

Hyvä tietää: Voit aina muuttaa Kuukorvausten asetuksissa valintaasi siitä, kuka saa tehdä kulukorvauksen.

Miten lähetät käteismenon?

Olitpa sitten työntekijä tai admin-järjestelmävalvoja, joka on käyttänyt omia rahojaan työhön liittyviin asioihin, lue tästä, miten voit lähettää käteismenon ja saada korvauksen.

Kuka voi nähdä käteismenot

• Ylläpitäjät näkevät kaikki käteiskulut.

• Ulkopuoliset kirjanpitäjät (rajoitettu ja laajennettu) näkevät käteismenot. He voivat myös maksaa työntekijöiden saldoja, jos tätä lupaa ei ole poistettu käytöstä.

• Työntekijät näkevät vain omat käteismenonsa, ellei kyseessä ole tarkastaja.

Kuinka seurata ja tarkastella käteismenoja

Kulut näkyvät kolmessa paikassa: Kulut- Korvaukset- ja Vie-sivulla.

• Voit tehdä muutoksia Kulut-sivulla (esim. vaihtaa kategoriaa) käteismenoihin, aivan kuten tavallisiin korttikuluihin.

• Näet Kulukorvaukset-sivulla yhteenvedon kunkin työntekijän maksetuista ja maksamattomista kuluista. Jokaisella työntekijällä on työntekijän saldo, joka perustuu lähetettyjen tai maksamatta olevien kulujen kertymiseen (”velkaa”, jos he nostavat käteistä). Kuluja, jotka odottavat vielä tarkastusta, ei lisätä velkaa olevaa saldoon ennen niiden hyväksymistä.

  Hyvä tietää: voit ladata työntekijän saldoraportin Kulukorvaukset-sivulta.

• Näet vientisivulta vielä viemättä tai vientijonossa olevien tai vietyjen kulujen yhteenvedon. Tätä sivua voivat käyttää vain admin-järjestelmävalvojat ja kirjanpitäjät. Admin-järjestelmävalvojat näkevät enemmän Kulukorvauksiin liittyviä tietoja vientisivulla (esimerkiksi suorat ja manuaaliset kulukorvaukset).

Miten korvaat käteismenon tai kilometrikorvauksen?

Kulukorvauksen maksaminen suoraan työntekijälle:

1. Siirry Kulukorvauksiin.
2. Valitse työntekijä, jolle suoritat kulukorvauksen.
3. Valitse Maksa kulut. 
4. Valitse maksutapa.
   • Maksa työntekijän tallennetulle pankkitilille.
     Jos työntekijä on lisännyt pankkitiedot ja kulukorvaukset Pleo Walletista ovat käytössä, voit maksaa työntekijälle suoraan.
   • Kulukorvaukset Pleon ulkopuolella
     Jos saldo on maksettu Pleon ulkopuolella, tämä vaihtoehto varmistaa, että kirjanpitojärjestelmäsi täsmäyttää käteismenot.

Miten viet käteismenoja?

Valitsemasi kirjanpitojärjestelmäsi mukaan käteismenot ja kulukorvaukset voidaan viedä suoraan Pleon korttikulujen kanssa. Lue, miten vienti toimii.

Kulukorvaukset näkyvät vientisivulla Kulukorvauksina:

Kun tämä rivi on viety, se heijastaa varojen siirtoa Pleo Wallet -tililtäsi kirjanpitojärjestelmäsi Pleo Reimbursements -tilille.

Usein kysytyt kysymykset

Jos työntekijä on yritykselle velkaa (esimerkiksi hän on maksanut Pleo-kortilla ja merkinnyt sen jälkeen kulun henkilökohtaiseksi), miten tämä ratkaistaan?

Tällä hetkellä ei ole esimerkiksi mahdollista ottaa rahaa työntekijän henkilökohtaiselta kortilta. Admin-järjestelmävalvojana tai kirjanpitäjänä, joka hallinnoi käteismenoja, voit tässä skenaariossa valita seuraavat vaihtoehdot:

1. Odota, kunnes työntekijä lähettää omat käteismenonsa, jotka mitätöivät yritykselle maksettavan summan, tai

2. maksa saldo Pleon ulkopuolella (esimerkiksi vähentämällä velkasumma palkasta).

Liittyykö kulukorvauksiin maksuja?

Kulukorvausta kohden veloitetaan tapahtumamaksu 0,9 %, jonka enimmäissumma on enintään 1 punta (eli alempi summa on palkkion määrä). Kulukorvausten maksut näkyvät tilauksesi laskussa, kuten tässä esimerkissä:

Miksi en näe Kulukorvaukset-sivua?

Selvitä kuuluuko Kulukorvaulset sopimukseesi:

• Vanhat hintasuunnitelmat

• Asiakkaat, jotka ovat liittyneet 2. huhtikuuta 2023 jälkeen

Aiheeseen liittyvät artikkelit

• Saat korvauksen käteismenoista 

• Miten lähettää kulukorvauksia

• Miten tasapainottaa Pleo-kortin pankkiautomaattinostot ja käteismenot?

• Tiimien ja Tarkastajien luominen