Grâce aux budgets de Pleo, vous pouvez créer un budget à l’aide de tags pour facilement visualiser et gérer vos dépenses professionnelles :
Création du budget
Un administrateur ou un comptable peut créer un budget à l’aide d’un tag personnalisé. Pour cela, vous devez d’abord configurer un tag pour votre budget. Ce tag sera ensuite attribué à toutes les dépenses de votre budget, et modifiera ce dernier en temps réel.
Avant que vous ne commenciez à créer votre budget, nous aimerions attirer votre attention sur certains éléments :
Un administrateur devra définir un nouveau tag pour le budget.
Vous ne pourrez pas utiliser de tag actif existant.
Seuls les administrateurs et les comptables étendus peuvent créer des budgets.
N’importe quel utilisateur peut faire office de vérificateur de budget.
Configuration d’un budget :
Accédez à la page Budgets et cliquez sur le bouton « Créer un budget ».
Saisissez le nom de votre budget.
Sélectionnez le tag de votre budget.
Vous pouvez sélectionner un tag unique pour chaque budget.
Si ce tag est déjà utilisé pour un budget actif, il ne peut alors pas être utilisé pour un autre budget. Le budget actif devra être clôturé avant que le tag puisse être réutilisé. L’état de ce tag apparaîtra donc comme désactivé dans le menu déroulant.
Choisissez le montant total du budget.
Ce montant est par défaut défini dans la devise de l’entreprise. Il n’est pas possible de créer un budget dans une autre devise.
Sélectionnez la date de début et la date de fin (facultatif) de votre budget, puis cliquez sur « Continuer ».
La date de début ne doit pas être antérieure à la date du jour.
Il n’est pas possible de créer un budget récurrent. L’administrateur/comptable peut créer un nouveau budget pour la période à venir, par exemple le mois suivant, une fois le budget actif clôturé.
Sélectionnez les vérificateurs du budget et cliquez sur le bouton « Créer un budget ».
Vous pouvez ajouter n’importe quel membre de l’entreprise comme vérificateur du budget.
Statuts du budget
Il existe quatre statuts de budget :
À venir : budgets dont la date de début est ultérieure à la date du jour.
En cours : budgets déjà commencés.
Se clôture dans trois jours : budgets en cours qui se clôturent sous peu (trois jours).
Clôturé : budgets clôturés de par leur date de fin, ou manuellement par un administrateur/comptable.
Vous pouvez filtrer vos budgets sur la base de leur statut en haut à gauche de la page Budgets.
Mise à jour du budget
Accédez à la page Budgets et trouvez le budget que vous souhaitez modifier.
Seuls les administrateurs et les comptables étendus peuvent mettre le budget à jour.
Cliquez sur les trois points situés en haut à droite du budget, puis cliquez sur « Modifier ».
Les informations pouvant être modifiées dépendent du statut du budget
Budgets actifs : toutes les informations peuvent être modifiées, à l’exception du tag
Budgets à venir : toutes les informations peuvent être modifiées, à l’exception du tag
Budgets clôturés : vous pouvez modifier le nom, le budget total et le vérificateur
La date de début ne peut pas être modifiée pour indiquer une date antérieure
Clôture du budget
Les budgets se clôtureront dans les cas suivants :
Le budget se clôturera automatiquement à échéance. Vous pouvez consulter l’échéance dans l’aperçu du budget.
Le budget peut être manuellement clôturé en avance.
Accédez à la page Budgets et modifiez le budget que vous souhaitez clôturer.
Faites défiler la page jusqu’en bas et cliquez sur « Clôturer le budget en avance ».
Le tag du budget est archivé
Bon à savoir :
Les budgets ne peuvent pas être supprimés, ils peuvent uniquement être clôturés.
Une fois le budget clôturé, il ne peut pas être rouvert.
Aperçu des budgets et allocation des dépenses
L’aperçu des budgets propose un résumé complet de tous vos budgets passés, présents et à venir. Chaque budget fournit des informations concernant les dépenses totales, réglées est en attente. Vous pouvez également y consulter les vérificateurs du budget, le tag du budget, la plage de dates et plus.
Bon à savoir :
Les administrateurs et les comptables étendus verront tous les budgets qui ont été créés. À l’inverse, les vérificateurs du budget (s’il ne s’agit pas d’un administrateur ou d’un comptable étendu) verront uniquement les budgets dont ils sont responsables.
Les dépenses par carte et les notes de frais seront allouées au budget si elles possèdent les tags du budget et se trouvent dans la plage de dates du budget.
Vous pouvez supprimer des dépenses du budget en supprimant le tag des dépenses et en modifiant la date de la dépense, de sorte qu’elle se trouve en dehors de sa plage de dates.
La barre de progression du budget restera verte jusqu’à ce que le budget dépasse 100 %.
Les dépenses réglées et en attente s’affichent dans l’aperçu du budget.
Dépenses réglées = dépenses par carte et notes de frais réglées ayant été approuvées, ou ne nécessitant pas de vérification.
Dépenses en attente = dépenses par carte et notes de frais en attente de vérification.
Suppression/archivage des tags
Si le tag a été utilisé pour un budget, alors il ne peut pas être supprimé. Il peut uniquement être archivé.
Si un tag connecté à un budget actif est archivé, alors le budget sera clôturé automatiquement.
FAQ
Comment fonctionnent les budgets si j’ai plusieurs entités ?
Pour commencer avec plusieurs entités, les clients devront créer un budget séparé pour chaque entité. Les dépenses de toutes les entités ne peuvent pas être fusionnées.
Est-il possible de dépasser le budget ?
Oui, il ne s’agit pas d’un budget strict. Une fois que le budget aura atteint 100 %, le vérificateur du budget en sera informé par e-mail. Il est toutefois toujours possible de dépasser le budget.
Est-il possible de clôturer le budget en avance ?
Oui, le budget peut être fermé en avance par un administrateur/comptable étendu. Vous pouvez choisir l’action « Clôturer le budget en avance ».
Le vérificateur du budget peut-il en modifier les dépenses ?
Oui, le vérificateur du budget pourra consulter et modifier les dépenses du budget. Il ne peut cependant pas encore les vérifier (Approuver, Rejeter, Nécessite des informations).
Les remboursements sont-ils inclus dans le budget ?
Oui, les remboursements seront déduits du budget total, tant que le remboursement possède le tag du budget.
Le budget peut-il être créé dans une devise différente ?
Non, le budget ne peut être créé que dans la devise par défaut de cette entité.
Un budget peut-il être rouvert une fois clôturé ?
Non, une fois un budget clôturé, il ne peut pas être rouvert.
Un budget peut-il être supprimé ?
Pour l’instant, les budgets peuvent uniquement être clôturés, ils ne peuvent pas être supprimés.
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