Criar e gerir Políticas de Aprovação

Cria Políticas de Aprovação para controlar as despesas que precisam de revisão, quem as revê e a ordem em que as aprovações acontecem.

Este artigo aplica-se a empresas que usam Políticas de Aprovação. Se a tua empresa ainda configura separadamente revisões de equipa, etiqueta ou empresa, segue as orientações das Definições de Revisão existentes.

Antes de começares

• A tua empresa tem de estar num plano Scale, Lead ou Enterprise
• Precisas de permissões de admin para criar ou editar políticas de aprovação
• Confirma que a tua empresa mudou para Aprovações Avançadas
• Decide quais são as despesas que a política deve abranger e quem deve revê-las
• Confirma que as equipas, os gestores, as etiquetas e as informações relevantes da organização estão atualizadas

Criar políticas de aprovação 

1. Acede a Definições.
2. Abre Políticas de aprovação.
3. Seleciona Nova regra de revisão e introduz um nome que explique o objetivo da política, como despesas de Marketing superiores a 1000 €.
4. Em Aplica-se a, escolhe a empresa, entidade ou âmbito ao qual a política se aplica.
5. Seleciona o tipo de despesa (cartões, faturas, quilometragem, etc.) que a regra controla.
6. Adiciona as condições que uma despesa tem de cumprir. Consoante as opções disponíveis para a tua empresa, poderás utilizar:
   • Montante ou tipo de despesa
   • Colaborador, equipa ou gestor
   • Empresa ou entidade
   • Etiqueta, projeto, departamento ou centros de custo
7. Adiciona uma ou mais passos de aprovação e atribui um ou mais revisores a cada passo.
   • Escolhe passos sequenciais quando os revisores têm de agir numa ordem definida. 
   • Escolhe passos paralelos quando as revisões são independentes e podem acontecer ao mesmo tempo.
   • Adiciona revisores de substituição quando necessário (recomendado).
8. Revê a configuração e seleciona Adicionar à política de aprovação.

Editar políticas de aprovação

1. Abre Políticas de aprovação.
2. Seleciona o fluxo de trabalho que queres alterar.
3. Atualiza as condições, passos ou revisores.
4. Verifica se a alteração afeta despesas pendentes, novas despesas ou ambas.
5. Guarda ou ativa o fluxo de trabalho atualizado.

Desativar ou eliminar políticas de aprovação

Desativa uma política quando esta deixar de atribuir novas revisões, mas a configuração ainda puder ser necessária. Elimina um fluxo de trabalho apenas quando deixar de ser necessário e compreenderes o que acontecerá às despesas pendentes.