Monitoriza e controla os gastos na Pleo utilizando Orçamentos e Subcontas para obter visibilidade em tempo real e evitar gastos excessivos.
Escolhe entre Orçamentos e Subcontas
Revê as diferenças abaixo para determinar qual a ferramenta que melhor se adequa às tuas necessidades de monitorização ou controlo de gastos.
- Orçamentos (orçamentos flexíveis) acompanham os gastos em relação a um montante alvo utilizando etiquetas. Os orçamentos proporcionam melhor visibilidade e relatórios, mas não bloqueiam os gastos quando chegas aos 100%.
- Subcontas (orçamentos rígidos) protegem o dinheiro ao mover fundos para um saldo separado e ao atribuir cartões/pessoas para gastar a partir dele. Se uma subconta ficar sem fundos, os cartões a ela associados serão recusados, mesmo que ainda haja dinheiro na tua Conta principal
Comparar capacidades das funcionalidades
Utiliza esta discriminação para veres, num resumo, a disponibilidade em cada plano, os papéis e os limites funcionais.
Orçamentos
- Disponível nos planos Advanced e Beyond
- Só Admins e Contabilistas com acesso alargado podem criar e atualizar orçamentos
- Podes adicionar qualquer colaborador como Revisor de orçamento (independentemente da sua função na Pleo)
- Para usar se pretenderes:
- Monitoriza os gastos de projetos, departamentos ou eventos utilizando etiquetas
- Vê gastos vs. tempo real restante (incluindo despesas pendentes + regularizadas)
- Mantém a flexibilidade: os orçamentos são uma medida de monitorização e não afetam a capacidade de gastar
Subcontas
- Disponível nos planos Essential, Advanced e Beyond (os limites variam consoante o plano)
- Só os Administradores e contabilistas podem criar subcontas
- Para usar se pretenderes:
- Aloca dinheiro em “potes” nomeados (por exemplo, “Marketing”, “Projeto A”, “Fornecedores”) e restringe quais os cartões que podem gastar de cada pote
- Interrompe os gastos quando um "pote" específico se esgota (porque as rejeições acontecem com base no saldo da conta atribuída)
Gerir Orçamentos (orçamentos flexíveis)
Os orçamentos são baseados em etiquetas. As despesas do cartão e por conta própria com a(s) etiqueta(s) do orçamento, dentro do período do orçamento, são contabilizadas no orçamento. As faturas pagas através da Pleo também podem contar para um orçamento. As faturas apenas marcadas como pagas (pagas fora da Pleo) não são incluídas.
Lê o guia completo para criar e gerir Orçamentos
Limitações do orçamento (importante)
- Só podes criar orçamentos com base em etiquetas (não em equipas ou categorias)
- Se utilizares Entidades múltiplas, não podes consolidar gastos de várias entidades num único orçamento. Vais precisar de um orçamento separado por entidade
- Os orçamentos não são dinheiro reservado: o orçamento não "retém" fundos. É uma representação visual dos gastos etiquetados
- Os orçamentos não são atribuídos a colaboradores específicos: qualquer pessoa pode alocar gastos ao orçamento ao aplicar a etiqueta
- Os orçamentos e os limites de gastos do colaborador são distintos:
- Os orçamentos ajudam-te a monitorizar os gastos associados a etiquetas
- Os Limites e/ou Subcontas determinam se alguém pode gastar
Gerir Subcontas (orçamentos rígidos)
As Subcontas permitem-te reservar partes do teu saldo em compartimentos separados e com nome. O teu dinheiro continua a estar numa única Conta Pleo, mas podes dividi-lo entre uma Conta principal e zero ou mais subcontas.
Como admin, podes:
- Movimentar dinheiro entre a Conta principal e as subcontas
- Atribuir cartões a uma conta (principal ou a uma subconta específica)
Lê o guia completo para configurar e gerir Subcontas
Limitações de cartões e subcontas (importante)
- Cada cartão pode ser atribuído a uma conta de cada vez (principal ou uma subconta)
- Quando se reatribui um cartão, os gastos passam imediatamente a seguir a nova conta atribuída
- Todos os cartões de um único utilizador (físicos + virtuais) só podem ser atribuídos a uma única subconta
- Os cartões temporários não podem, por agora, ser adicionados a subcontas
Funcionalidades relacionadas que funcionam bem com Orçamentos e Subcontas
- Etiquetas: uma etiquetagem consistente torna a monitorização do orçamento fiável
- Divisão de despesas: divide uma despesa por várias etiquetas para que conte para vários orçamentos
- Fluxos de trabalho de revisão: o estado pendente/da revisão afeta o que aparece nos orçamentos, por isso rotinas de revisão claras ajudam a manter a monitorização precisa
- Gestão de dinheiro: onde crias subcontas, atribuis cartões, movimentas dinheiro e defines regras de transferência
- Cartões para fornecedores: úteis para isolar os gastos com fornecedores numa subconta dedicada.
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