Frys kort automatiskt när kvitton saknas

Frys medarbetares kort automatiskt när kvitton saknas, så att teamet följer reglerna utan manuell uppföljning. Automatisk kortfrysning begränsar kortanvändning först efter en konfigurerbar respittid – och korten låses upp automatiskt när kvitton har lagts till.

Automatisk kortfrysning kan för närvarande inte användas med självbetjäning. Om du vill aktivera funktionen eller ändra inställningar kan du kontakta Pleos support eller din Pleo customer success manager.

Vad är automatisk kortfrysning?

Automatisk kortfrysning är en valfri kontroll på företagsnivå som automatiskt fryser en medarbetares Pleo-kort om hen har för många kvitton som saknas under en längre tid.

Du kan konfigurera:

Gräns för saknat kvitto (X): hur många utgifter som kan sakna kvitto
Respittid (Y): hur lång tid en medarbetare har på sig att ladda upp kvitton efter att ha nått gränsen

Så här fungerar det

Gräns uppnådd – när en medarbetare har X eller fler utgifter utan kvitton, börjar respittiden (Y dagar)
Påminnelser under respittiden – innan ett konto fryses får medarbetaren påminnelser om att ladda upp kvitton
Automatisk frysning – om medarbetaren fortfarande är över gränsen när respittiden är slut, fryses hens kort automatiskt
Automatisk upplåsning – när medarbetaren laddar upp kvitton och kommer under gränsen, låses hens kort upp automatiskt

Bra att veta: Medarbetare kan fortsätta att spendera under respittiden. Kort fryses först efter att respittiden är slut (om gränsen fortfarande är överskriden)

Standardinställningar och anpassning

Standard:

Gräns: 3 saknade kvitton
Respittid: 3 dagar (minsta respittid)

Båda värdena kan anpassas för ert företag. Det går även att:

Ange medarbetarspecifika åsidosättningar
Undanta specifika medarbetare från automatisk kortfrysning

Vilka kort påverkas?

Påverkas: medarbetares fysiska och virtuella kort
Påverkas inte: leverantörskort

Vilka notiser skickas?

Medarbetare får:

Mobila pushnotiser före frysningen (till exempel 48 h och 24 h innan)
En app-påminnelse med en länk till hens kvitton som saknas

Bra att veta: Mailnotiser stöds för närvarande inte.

Vanliga frågor

Kan medarbetare fortsätta spendera under respittiden? Medarbetare kan fortsätta att spendera under respittiden. Kort fryses först efter att respittiden är slut om gränsen fortfarande är överskriden.

Räknas tidigare utgifter mot gränsen? Nej. Räkningen börjar när automatisk kortfrysning aktiveras för ditt företag. Utgifter innan aktiveringen räknas inte.

Räknas exporterade utgifter utan kvitto? Nej. Exporterade utgifter som saknar kvitto räknas inte mot gränsen för automatisk kortfrysning.