Frys kort automatiskt när kvitton saknas

This article is not available in Portuguese/Portugal, view it in English

Frys medarbetares kort automatiskt när kvitton saknas, så att teamet följer reglerna och du kan stänga din bokföring i tid utan manuell uppföljning.

Så fungerar automatisk kortfrysning

Automatisk kortfrysning (kallas även gränser för kvittokort) är en policy på företagsnivå som begränsar en medarbetares kortanvändning när hen har för många saknade kvitton under för lång tid. Funktionen baseras på två regler:

Gräns för saknat kvitto (X): hur många utgifter som kan sakna kvitto samtidigt (till exempel 3)
Respittid (Y): hur många dagar medarbetaren har på sig att ladda upp kvitton innan hens kort fryses (till exempel 3 dagar)

Automatisk kortfrysning kan för närvarande inte användas med självbetjäning. För att Aktivera funktionen eller ändra din gräns/respittid kan du kontakta Pleo Support eller din Pleo Customer Success Manager.

Vad som händer när gränsen uppnås

När en medarbetare når X eller fler saknade kvitton inleds respittiden (Y dagar)
Under respittiden kan medarbetaren fortfarande göra utlägg och hen får påminnelser om att ladda upp kvitton
Om medarbetaren fortfarande är över gränsen när respittiden är slut, fryses hens kort automatiskt
Så snart medarbetaren laddar upp tillräckligt många kvitton för att hamna under gränsen, låses hens kort automatiskt upp

Bra att veta: Medarbetare kan fortsätta att spendera under respittiden. Kort fryses först efter att respittiden är slut (om gränsen fortfarande är överskriden)

Standardinställningar, anpassning och åsidosättningar

Standard:

Gräns: 3 saknade kvitton
Respittid: 3 dagar (minsta respittid)

För att ändra dessa Inställningar (eller ange undantag) kontaktar du Pleo Support eller din Pleo customer success manager. De kan:

Justera företagets övergripande gräns och respittid
Ange medarbetarspecifika åsidosättningar (till exempel en anpassad gräns eller förlängd respittid)
Undanta specifika medarbetare från automatisk kortfrysning

Vilka kort påverkas?

Påverkas: medarbetares fysiska och virtuella kort
Påverkas inte: leverantörskort

Notiser som medarbetare får

Medarbetare får:

Mobila pushnotiser före frysningen (till exempel 48 timmar och 24 timmar innan)
En app-påminnelse med en länk till hens kvitton som saknas

Bra att veta: Mailnotiser stöds för närvarande inte

Felsökning

Jag är administratör. Varför får jag ett fel när jag försöker låsa upp kortet?

Administratörer kan inte manuellt låsa upp kort som frysts av automatisk kortfrysning. För att häva frysningen måste medarbetaren lägga till tillräckligt många kvitton för att hamna under gränsen (eller så kan du begära ett undantag via Support/din CSM).

Räknas tidigare utgifter mot gränsen?

Nej. Räkningen börjar när automatisk kortfrysning aktiveras för ditt företag. Utgifter innan aktiveringen räknas inte.

Räknas exporterade utgifter utan kvitto?

Nej. Exporterade utgifter som saknar kvitto räknas inte mot gränsen för automatisk kortfrysning.