Følg op på forfaldne gennemgange

Hvis din virksomhed bruger godkendelser (gennemgange) i Pleo, er det en god idé at fastlægge en intern godkendelses-SLA (service level agreement), så udgifter ikke sidder fast og venter på gennemgang. Denne artikel viser, hvordan du opdager forfaldne gennemgange, forstår, hvad der blokerer dem, og følger op.

Følg op på udgifter, der afventer gennemgang

Gå til Gennemgang i Pleo-webappen, og kig efter udgifter, der stadig er markeret som Afventer gennemgang (eller den tilsvarende status i din arbejdsgang).

Definer, hvad "forfalden" betyder internt

Pleo håndhæver ikke en universel timer for gennemgang (for eksempel "forfalden efter 3 dage"), så du skal typisk definere "forfalden" ud fra jeres egen proces, f.eks.:

• Stadig til gennemgang efter X hverdage
• Ikke fuldt gennemgået inden eksport ved månedsafslutning

Identificer, hvad der blokerer gennemgangen

Hvis gennemgange konsekvent er forfaldne, er de mest almindelige årsager opsætning af godkendere, rækkefølgen i forbindelse med trinvis godkendelse eller loops for "Mangler oplysninger".

Tjek, om de rigtige godkendere er opsat

Gennemgange kan konfigureres på forskellige niveauer afhængigt af din opsætning:

• Gennemgang på teamniveau
• Gennemgang baseret på tags
• Gennemgang på virksomhedsniveau

Hvis en udgift virker "fastlåst", skal du tjekke for:

• Manglende tildeling af godkender for udgiftens team eller tag
• Tærskelindstillinger (minimum-/maksimumbeløb), der sender udgiften ad en anden rute end forventet
• For få tildelte godkendere, hvilket skaber en flaskehals

Tjek, om trinvis godkendelse er aktiveret

Hvis du bruger flere gennemgangsniveauer, kan trinvis godkendelse aktiveres, så gennemgange på team-/tag-niveau fuldføres, før gennemgang på virksomhedsniveau.

Hvis trinvis godkendelse er slået til, kan en udgift ikke komme videre, før det forrige trin er færdigt. Det betyder, at en "forfalden" gennemgang ofte blokeres på det første gennemgangsniveau.

Tjek for forsinkelser på grund af "Mangler oplysninger"

Hvis en godkender markerer en udgift som Mangler oplysninger, forbliver den afventende, indtil kortholderen opdaterer den, og den gennemgås igen.

Følg op på forfaldne gennemgange (anbefalet arbejdsgang)

1) Fastlæg en intern godkendelses-SLA

Beslut, hvad "til tiden" betyder for din virksomhed. Eksempel:

• "Team-/tag-godkendere godkender inden for 2 hverdage"
• "Alle udgifter skal være fuldt gennemgået senest på den tredje arbejdsdag i måneden"

2) Gennemgå og følg op med faste intervaller

1. Tjek Gennemgang dagligt (eller efter dine valgte intervaller)
2. For alt, der er forfaldent (baseret på jeres interne SLA), skal du følge op med:
   • Den tildelte godkender (hvis udgiften afventer gennemgang)
   • Kortholderen (hvis udgiften er markeret som Mangler oplysninger)

3) Brug tilsidesættelse via administrator, når det er nødvendigt

Hvis du har brug for at fjerne blokeringen af processer ved månedsafslutning, kan administratorer tilsidesætte gennemgange ved at gennemgå udgifter under Udgifter eller Eksport.

Fejlfinding

Jeg kan ikke finde udgiften under Gennemgang

1. Bekræft, at godkendelser (gennemgange) er aktiveret og konfigureret (gennemgang på team-/tag-/virksomhedsniveau)
2. Hvis du er administrator, kan du prøve at finde udgiften via Udgifter eller Eksport

Den forkerte person modtager anmodningen om gennemgang

1. Tjek, om udgiften har et tag, der udløser Gennemgang baseret på tags
2. Tjek teammedlemskab og opsætning af Gennemgang på teamniveau
3. Tjek tærskler (minimum-/maksimumbeløb) for team- og virksomhedsgodkendere
4. Hvis trinvise godkendelser er aktiveret, skal du bekræfte, hvilket gennemgangsniveau udgiften afventer i øjeblikket

Gennemgange er altid forfaldne

• Tilføj flere godkendere for at reducere risikoen for flaskehalse
• Gennemgå, om trinvise godkendelser er nødvendige for jeres arbejdsgang
• Tilpas din proces ved månedsafslutning til interne SLA'er og faste påmindelser

Kan godkendere gennemgå deres egne udgifter?

Nej – godkendere kan ikke gennemgå deres egne udgifter (inklusive team- og taggodkendere).

Kan jeg genåbne en udgift, der blev gennemgået for tidligt?

Ja. En administrator eller controller kan genåbne den ved at ændre status for gennemgang til en status, der anmoder om ændringer (for eksempel Mangler oplysninger).