Tenere traccia delle revisioni con scadenza non rispettata

Se la tua azienda utilizza le approvazioni (revisioni) in Pleo, è una buona idea impostare uno SLA (accordo sul livello di servizio) interno per le approvazioni, così le spese non rimangono bloccate in attesa di revisione. Questo articolo mostra come individuare le revisioni con scadenza non rispettata, capire cosa le blocca e come effettuare un follow-up.

Tenere traccia delle spese in attesa di revisione

Nell'app Web di Pleo, vai su Rivedi e cerca le spese In attesa di revisione (o con stato equivalente nel tuo flusso di lavoro).

Definisci internamente cosa significa“Scadenza non rispettata”

Pleo non applica un timer di revisione universale (ad esempio, “Scadenza non rispettata dopo 3 giorni”), quindi in genere definirai “Scadenza non rispettata” in base al tuo processo, ad esempio:

• Ancora in revisione dopo X giorni lavorativi
• Non completamente revisionate prima dell’esportazione di fine mese

Identifica cosa blocca la revisione

Se le revisioni hanno costantemente scadenza non rispettata, le cause più comuni possono riguardare la configurazione dei revisori, l’ordine delle revisioni sequenziali o la continua "Necessità di dettagli".

Verifica che i revisori corretti siano configurati

Le revisioni possono essere configurate su diversi livelli, a seconda della configurazione:

• Revisione del team
• Revisione di tag
• Revisione aziendale

Se una spesa sembra "bloccata", controlla quanto segue:

• Assegnazione del revisore mancante per il team o il tag della spesa
• Impostazioni della soglia (importi min./max.) che instradano la spesa in modo diverso da quanto previsto
• Revisori assegnati insufficienti, con conseguente collo di bottiglia

Verifica se le revisioni sequenziali sono attivate

Se usi più livelli di revisione, puoi attivare le revisioni sequenziali in modo che le revisioni di team/tag siano completate prima della revisione aziendale.

Se le revisioni sequenziali sono attivate, una spesa non può avanzare finché il passaggio precedente non è stato completato. Questo significa che una revisione con “Scadenza non rispettata” è spesso bloccata al primo livello di revisione.

Verifica eventuali ritardi dovuti a “Necessità di dettagli”

Se un revisore contrassegna una spesa come con “Necessità di dettagli”, questa rimane in attesa finché il titolare della carta non la aggiorna e non viene nuovamente rivista.

Esegui il follow-up sulle revisioni con scadenza non rispettata (flusso di lavoro consigliato)

1) Imposta uno SLA interno per le approvazioni

Decidi cosa significa “puntuale” per la tua azienda. Ad esempio:

• “I revisori di team/tag approvano entro 2 giorni lavorativi”
• “Tutte le spese devono essere completamente revisionate entro il 3º giorno lavorativo del mese”

2) Rivedi ed effettua il follow-up con una cadenza regolare

1. Controlla Rivedi ogni giorno (o con la cadenza scelta)
2. Per qualsiasi elemento con scadenza non rispettata (in base al tuo SLA interno), effettua il follow-up con:
   • Il revisore assegnato (se la spesa è in attesa di revisione)
   • Il titolare della carta (se la spesa è contrassegnata come con “Necessità di dettagli”)

3) Usa l’intervento dell’amministratore quando necessario

Se devi sbloccare i processi di fine mese, gli amministratori possono intervenire sulle revisioni rivedendo le spese in Spese o Esporta.

Risoluzione dei problemi

Non trovo la spesa in Rivedi

1. Verifica che le approvazioni (revisioni) siano attivate e configurate (revisione di team/tag/aziendale)
2. Se sei un amministratore, prova a trovare la spesa tramite Spese o Esporta

La richiesta di revisione arriva alla persona sbagliata

1. Controlla se la spesa ha un tag che attiva la Revisione di tag
2. Controlla l’appartenenza al team e la configurazione della Revisione del team
3. Controlla le soglie (importi min./max.) per i revisori di team/aziendali
4. Se le revisioni sequenziali sono attivate, verifica a quale livello di revisione la spesa è attualmente in attesa

Le revisioni hanno sempre scadenza non rispettata

• Aggiungi più revisori per ridurre i colli di bottiglia
• Valuta se le revisioni sequenziali sono necessarie per il tuo flusso di lavoro
• Allinea il tuo processo di fine mese con gli SLA interni e i promemoria ricorrenti

I revisori possono rivedere le proprie spese?

No, i revisori non possono rivedere le proprie spese (inclusi i revisori del team e di tag).

Posso riaprire una spesa che è stata revisionata troppo presto?

Sì. Un amministratore o controller può riaprirla modificando lo stato della revisione in uno stato che richiede modifiche (ad esempio, Necessità di dettagli).